Sahar Ibrahim
Coordinadora y Secretaria del CEO - UAI
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Sobre mí
Cuento con más de 7 años de experiencia en atención al cliente, gestión administrativa, coordinación de procesos y manejo de operaciones financieras dentro del ámbito educativo universitario.
Actualmente me desempeño como Secretaria de Vicerrectoría y Coordinadora del área de Recepción, liderando equipos de trabajo, organizando agendas, gestionando documentación y asegurando una atención de calidad a alumnos, docentes, autoridades y público en general. Mi experiencia me permitió desarrollar habilidades de comunicación, resolución de problemas, organización, manejo de situaciones sensibles y trabajo bajo presión.
Asimismo, cuento con experiencia en tareas vinculadas al sector de cajas, manejo y control de dinero, rendiciones de gastos, administración de fondos fijos, conciliaciones bancarias, seguimiento de comprobantes, registración de movimientos y utilización de sistemas administrativos y contables. Estas responsabilidades me permitieron adquirir un alto nivel de precisión, confidencialidad y responsabilidad en el manejo de información financiera.
Experiencia
Coordinación de Recepcionistas y Secretaria Administrativa del CEO
Universidad Abierta Interamericana (2023-01 – Actualmente)
- Gestiones y conciliaciones bancarias
- CRM, V-Tiger, Teams, Sistema SIGUE
- Manejo de la caja de Rectorado y sistema de ticketera
- Administración contable (pago a proveedores, sueldos, incentivos)
- Coordinar el equipo de recepcionistas y cadete (110 personas a cargo)
- Distribuir tareas entre los integrantes de los diferentes puestos
- Control y supervisión de las tareas de los recepcionistas
- Participar en los procesos de selección y entrenamiento del personal nuevo
- Supervisar roturas del edificio con el área de Mantenimiento
- Solicitar la reposición de cafetería + librería
- Agenda de Directorios (control del armado)
- Controlar del funcionamiento diario de líneas (todas las sedes)
- Colaborar en la redacción y el envío de notas a las diferentes instituciones y organismos
- Elaborar y publicar comunicados en función de las necesidades de la Vicerrectoría de Gestión
- Verificar el cumplimiento del circuito la publicación de comunicados
- Realizar el procedimiento específico de aprobación de Comunicados de Final de Tesis (condición académica y administrativa de los alumnos)
- Envío de Diplomas por mensajería al interior y caba
- Envío de salidas didácticas de colegios y UAI
- Programación de la agenda de viajes del cadete
- Armado de las vacaciones para el personal de recepción y cadetería
- Enviar de telegrama de acuerdo a cada situación (fallecimiento, etc.)
- Controlar mensual de los cumpleaños, verificar su publicación y armado
- Supervisar el cumplimiento del procedimiento de recepción de correspondencia legal
- Controlar del uso del fondo fijo de Rectorado y supervisión de gastos
- Gestionar la reposición del Fondo fijo enviando las correspondientes planillas y tickets firmados al área de Cuentas a Pagar (gastos varios, carga de sube del cadete)
- Seguir los pedidos de viajes y supervisar el cumplimiento de las solicitudes
- Controlar el proceso de rendición de los gastos de los viajes
- Supervisar el proceso de recepción y distribución del envío de documentación a todas las sedes
- Supervisar el estado de mantenimiento de las oficinas con el personal de Mantenimiento
- Supervisar el funcionamiento de los servicios de internet y WIFI
- Relevar las novedades y cronogramas de tareas de mantenimiento edilicio como de soporte técnico
- Recepción de los recorridos de las autoridades académicas y análisis del desarrollo de los recorridos realizados contra los proyectados
- Mantener el stock de los materiales de uso cotidiano (papelería, insumos de cocina, etc.)
- Confeccionar y seguir el proceso de orden de compra de cada pedido
- Gestionar el registro en inventario de las compras realizadas con el sector de Inventarios
- Gestionar el registro y seguimiento de la agenda del Vicerrector
- Eventos / viajes / conferencias /jornadas de la UAI / reuniones de claustro / entrevistas a personal académico, docente y no docente
- Turnos médicos en agenda
- Seguimiento y recepción de compras (Mercadolibre, Amazon, etc)
- Carga de gastos AMEX
- Control del service del dispenser de su casa
- Recepción de los convenios para su firma y armado de reunión para firmas presenciales
- Solicitudes de reintegros vía email
- Armado de listas de distribución para la Facultad de Tecnología Informática
- Carga de CV en SugarSync
- Planillas de asistencia a las reuniones de planta y eventos
- Realizar gestiones ante organismos públicos sobre renovación de documentación
- Gestionar el cumplimiento efectivo de rendiciones de gastos y el armado de planillas (tickets personales de garaje, cenas, gastos varios)
- Tareas de logística y asistencia presencial en los eventos
- Envío y armado de los premios por correspondencia al interior
- Armado de las credenciales para los participantes
- Control de acreditación del evento y cenas de camaradería
- Armado de planilla de asistentes y acreditación por QR
- Coordinación y recepción de las compras para el evento (porta credenciales, acrílicos, pendrives)
- Armado de bolsas con merchandising y entrega de premios en el escenario
- Armado de paneles con posters
- Atención del Consejo Superior en los actos de colación
- Entrega y armado de Togas y Birretes en Rectorado
- Solicitud del pedido de remises para las autoridades y/o envíos de Rectorado
Educación
Bachiller en Ciencias y Humanidades (Egreso 2014)
1º Año de Ing. en Sistemas (Turno Noche - Universidad Abierta Interamericana)
