Sahar Ibrahim

Cuento con más de 7 años de experiencia en atención al cliente, gestión administrativa, coordinación de procesos y manejo de operaciones financieras dentro del ámbito educativo universitario.

Actualmente me desempeño como Secretaria de Vicerrectoría y Coordinadora del área de Recepción, liderando equipos de trabajo, organizando agendas, gestionando documentación y asegurando una atención de calidad a alumnos, docentes, autoridades y público en general. Mi experiencia me permitió desarrollar habilidades de comunicación, resolución de problemas, organización, manejo de situaciones sensibles y trabajo bajo presión.

Asimismo, cuento con experiencia en tareas vinculadas al sector de cajas, manejo y control de dinero, rendiciones de gastos, administración de fondos fijos, conciliaciones bancarias, seguimiento de comprobantes, registración de movimientos y utilización de sistemas administrativos y contables. Estas responsabilidades me permitieron adquirir un alto nivel de precisión, confidencialidad y responsabilidad en el manejo de información financiera.

Coordinación de Recepcionistas y Secretaria Administrativa del CEO

Universidad Abierta Interamericana (2023-01 – Actualmente)

• Gestiones y conciliaciones bancarias
• CRM, V-Tiger, Teams, Sistema SIGUE
• Manejo de la caja de Rectorado y sistema de ticketera
• Administración contable (pago a proveedores, sueldos, incentivos)
• Coordinar el equipo de recepcionistas y cadete (110 personas a cargo)
• Distribuir tareas entre los integrantes de los diferentes puestos
• Control y supervisión de las tareas de los recepcionistas
• Participar en los procesos de selección y entrenamiento del personal nuevo
• Supervisar roturas del edificio con el área de Mantenimiento
• Solicitar la reposición de cafetería + librería
• Agenda de Directorios (control del armado)
• Controlar del funcionamiento diario de líneas (todas las sedes)
• Colaborar en la redacción y el envío de notas a las diferentes instituciones y organismos
• Elaborar y publicar comunicados en función de las necesidades de la Vicerrectoría de Gestión
• Verificar el cumplimiento del circuito la publicación de comunicados
• Realizar el procedimiento específico de aprobación de Comunicados de Final de Tesis (condición académica y administrativa de los alumnos)
• Envío de Diplomas por mensajería al interior y caba
• Envío de salidas didácticas de colegios y UAI
• Programación de la agenda de viajes del cadete
• Armado de las vacaciones para el personal de recepción y cadetería
• Enviar de telegrama de acuerdo a cada situación (fallecimiento, etc.)
• Controlar mensual de los cumpleaños, verificar su publicación y armado
• Supervisar el cumplimiento del procedimiento de recepción de correspondencia legal
• Controlar del uso del fondo fijo de Rectorado y supervisión de gastos
• Gestionar la reposición del Fondo fijo enviando las correspondientes planillas y tickets firmados al área de Cuentas a Pagar (gastos varios, carga de sube del cadete)
• Seguir los pedidos de viajes y supervisar el cumplimiento de las solicitudes
• Controlar el proceso de rendición de los gastos de los viajes
• Supervisar el proceso de recepción y distribución del envío de documentación a todas las sedes
• Supervisar el estado de mantenimiento de las oficinas con el personal de Mantenimiento
• Supervisar el funcionamiento de los servicios de internet y WIFI
• Relevar las novedades y cronogramas de tareas de mantenimiento edilicio como de soporte técnico
• Recepción de los recorridos de las autoridades académicas y análisis del desarrollo de los recorridos realizados contra los proyectados
• Mantener el stock de los materiales de uso cotidiano (papelería, insumos de cocina, etc.)
• Confeccionar y seguir el proceso de orden de compra de cada pedido
• Gestionar el registro en inventario de las compras realizadas con el sector de Inventarios
• Gestionar el registro y seguimiento de la agenda del Vicerrector
• Eventos / viajes / conferencias /jornadas de la UAI / reuniones de claustro / entrevistas a personal académico, docente y no docente
• Turnos médicos en agenda
• Seguimiento y recepción de compras (Mercadolibre, Amazon, etc)
• Carga de gastos AMEX
• Control del service del dispenser de su casa
• Recepción de los convenios para su firma y armado de reunión para firmas presenciales
• Solicitudes de reintegros vía email
• Armado de listas de distribución para la Facultad de Tecnología Informática
• Carga de CV en SugarSync
• Planillas de asistencia a las reuniones de planta y eventos
• Realizar gestiones ante organismos públicos sobre renovación de documentación
• Gestionar el cumplimiento efectivo de rendiciones de gastos y el armado de planillas (tickets personales de garaje, cenas, gastos varios)
• Tareas de logística y asistencia presencial en los eventos
• Envío y armado de los premios por correspondencia al interior
• Armado de las credenciales para los participantes
• Control de acreditación del evento y cenas de camaradería
• Armado de planilla de asistentes y acreditación por QR
• Coordinación y recepción de las compras para el evento (porta credenciales, acrílicos, pendrives)
• Armado de bolsas con merchandising y entrega de premios en el escenario
• Armado de paneles con posters
• Atención del Consejo Superior en los actos de colación
• Entrega y armado de Togas y Birretes en Rectorado
• Solicitud del pedido de remises para las autoridades y/o envíos de Rectorado

Bachiller en Ciencias y Humanidades (Egreso 2014)

1º Año de Ing. en Sistemas (Turno Noche - Universidad Abierta Interamericana)