Victoria Rouben
Secretariaat
Talent
WaterlooLid sinds 8 augustus 2026
Admin en finance manager
·
Deze persoon inhuren
Stuur een vacature direct naar deze kandidaat
Admin en finance manager
Over
Beheer van telefonische oproepen en onthaal van bezoekers/patiënten Opstellen van offertes Encoderen van zorgen
Ervaring
Secretariaat
- Beheer van telefonische oproepen en onthaal van bezoekers/patiënten
- Opstellen van offertes
- Encoderen van zorgen
- Encoderen van betalingen van dagelijkse prestaties (Excel en Dentadmin)
- Beheer van inkomende en uitgaande post
- Opstellen van verzekeringsdocumenten
- Beheer van de agenda van 8 tandartsen
- Bestellen van kantoorbenodigdheden
Office Manager
- Instelling van Dentadmin (online agenda, pneumocodes, diverse bugs)
- Coördinatie van de planningen van assistenten / voorstel van verloven
- Coördinatie van de planningen van tandartsen
- Organisatie van interne evenementen (inhuldiging, eindejaarsfeest, vergaderingen enz.)
- Beheer van documenten op SharePoint
- Toevoegen van tandartsen in Dentadmin
- Invoering van interne procedures en bijwerking ervan
- Opleiding van secretaresses
- Berichtgeving bij sluiting van het kabinet
- Beheer van de fontein
Finance Management
- Documenten voor btw-aangifte
- Doorsturen van documenten voor maandelijkse afsluitingen aan de boekhouder
- Beheer van ontbrekende leveranciersfacturen
- Controle en correctie van dagelijkse betalingen
- Herinnering van onbetaalde facturen
- Beheer van retrocesissies van tandartsen, controle van de encodering van kosten
Human Resources
- Integratie van nieuwe medewerkers
- Beheer, herinneringen en verbetering van personeelsprocedures
- Voorstel tot verbetering van het arbeidsreglement
- Berekening van aanwezigheden/afwezigheden
- Encoderen van contracten en Dimona
- Uitleg van loonfiches aan medewerkers
Vaardigheden
Secretariaat
