Victoria Rouben

Beheer van telefonische oproepen en onthaal van bezoekers/patiënten Opstellen van offertes Encoderen van zorgen

Secretariaat

• Beheer van telefonische oproepen en onthaal van bezoekers/patiënten
• Opstellen van offertes
• Encoderen van zorgen
• Encoderen van betalingen van dagelijkse prestaties (Excel en Dentadmin)
• Beheer van inkomende en uitgaande post
• Opstellen van verzekeringsdocumenten
• Beheer van de agenda van 8 tandartsen
• Bestellen van kantoorbenodigdheden

Office Manager

• Instelling van Dentadmin (online agenda, pneumocodes, diverse bugs)
• Coördinatie van de planningen van assistenten / voorstel van verloven
• Coördinatie van de planningen van tandartsen
• Organisatie van interne evenementen (inhuldiging, eindejaarsfeest, vergaderingen enz.)
• Beheer van documenten op SharePoint
• Toevoegen van tandartsen in Dentadmin
• Invoering van interne procedures en bijwerking ervan
• Opleiding van secretaresses
• Berichtgeving bij sluiting van het kabinet
• Beheer van de fontein

Finance Management

• Documenten voor btw-aangifte
• Doorsturen van documenten voor maandelijkse afsluitingen aan de boekhouder
• Beheer van ontbrekende leveranciersfacturen
• Controle en correctie van dagelijkse betalingen
• Herinnering van onbetaalde facturen
• Beheer van retrocesissies van tandartsen, controle van de encodering van kosten

Human Resources

• Integratie van nieuwe medewerkers
• Beheer, herinneringen en verbetering van personeelsprocedures
• Voorstel tot verbetering van het arbeidsreglement
• Berekening van aanwezigheden/afwezigheden
• Encoderen van contracten en Dimona
• Uitleg van loonfiches aan medewerkers