Assistente Virtual
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Controlar agendas de compromissos; Convocar reuniões; Organizar Arquivos; compras e orçamentos em geral para as produções. Controle da frota de veículos, atualização das documentações gerais dos mesmos como licenciamento, impostos e outros, criação de planilhas em Excel (ordem do dia, equipe contratada, equipamentos, minutas, etc.), pesquisa de locações diversas, reserva de hotéis, compras de passagens,reembolso de passagens e plano de saúde, reservas diversas, seguros para a equipe, equipamentos e patrimonial (ABRACE/ACEESP) e acompanhar toda a logística da produção.
Cargo anterior: Auxiliar Depto Administrativo
Atribuições: Controle de reuniões e de reembolsos de Planos de Saúde; entrega de documentos para a contabilidade; recebimento e distribuição de correspondências; cotações e compras de seguros e materiais em geral. Pagamentos de funcionários, contratação, cadastro. Atendimento à Presidência e diretoria; • Recebimento e triagem de correspondências da presidência e diretoria; • Organizar e divulgar a agenda anual de reuniões de rotina do Presidente e diretores; • Manter acompanhamento das agendas de reuniões internas e externas, reservando locais, observando disponibilidade de horários e datas, marcando e desmarcando os atendimentos e compromissos, conforme necessidade; • Manter sintonia com as secretárias de outras entidades e gestores, de modo a atender da melhor maneira as diversas solicitações dos respectivos executivos; • Providenciar reserva de passagens aéreas nacionais e internacionais, passaporte, vistos, hospedagens e transfers, verificando datas, horários, preços, disponibilidade e demais detalhes da viagem.
Relatórios de despesas de viagem; relatório de reembolso de despesas diversas; • Solicitar reembolso médico; • Administrar a compra de mantimentos e materiais para a copa; • Recepcionar e anunciar visitantes; • Efetuar, receber, fazer triagem e encaminhar chamadas telefônicas, nacionais e internacionais direcionadas aos executivos; • Organizar e manter arquivos de documentos; • Organizar e manter lista de contatos atualizada; • Supervisionar as atividades da recepção e estagiária; • Redigir/responder e-mails destinados à presidência, relativos a confirmações, declinações, solicitações de reunião, agradecimento, felicitações, etc.; • Responsável pela conferência das despesas realizadas nos cartões corporativos dos diretores e presidente; • Tenho discrição e postura ética para lidar com assuntos confidenciais e manter em segurança os arquivos e registros dos executivos;
Assistente de Produção de Eventos
Publicidade e Propaganda / Comunicação social (incompleto)
