总裁助理/秘书（base香港）

一、岗位名称 总裁助理 二、岗位职责 （一）日程与行程统筹管理 1. 全权负责总裁日常工作行程规划、预约、调整与统筹，精准对接内外部会议、访谈、调研、商务会晤等各项事务，合理优化时间排布，规避行程冲突，保障总裁高效开展工作。 2. 负责总裁国内外、跨地区出行统筹，含香港及内地往返行程规划、票务、住宿、行程预案、随行安排等全流程工作，提前梳理出行行程清单、工作重点及注意事项。 3. 实时同步行程变更信息，及时对接公司各部门及外部合作方，确保各项事务衔接无遗漏、无延误。 （二）会议组织与落地执行 1. 负责总裁主持的董事会、高管例会、专项工作会、商务洽谈会等各类会议的全流程筹备工作，包含会议邀约、场地布置、物料准备、资料整理、会前通知等。 2. 全程跟进会议过程，精准做好会议记录、纪要撰写、决议内容梳理，清晰记录会议核心决策、待办事项、责任人及完成时限。 3. 会后跟进会议决议落地，同步整理归档会议资料，及时向总裁反馈会议执行整体情况。 （三）商务接待与对外对接 1. 负责政府单位、行业客户、投资机构、合作企业、海内外来访嘉宾的高端商务接待工作，定制标准化、精细化接待流程，把控接待礼仪、流程细节，维护企业高端品牌形象。 2. 协助总裁开展商务洽谈、对外交流、行业会晤等工作，提前筹备洽谈资料、梳理对接要点，现场配合沟通衔接，会后整理对接成果、跟进合作进度。 3. 维护核心政企人脉、行业资源关系，做好日常维系、节日问候、对接回访等工作，搭建良好的企业对外沟通桥梁。 （四）关键事项督办与工作跟进 1. 专项负责总裁交办的重大战略事项、重点经营工作、跨部门专项任务的全程督办、跟踪与落地，建立工作台账，明确推进节点、责任人，实时跟进工作进度。 2. 针对公司经营管理、项目推进、专项整改等核心工作，定期汇总进展情况，梳理工作难点、卡点问题，及时向总裁汇报，并协调各部门推进问题解决。 3. 闭环落实总裁各项临时重要指令，做到事事有跟进、件件有反馈，保障公司高层决策高效落地执行。 （五）文案处理与资料管理 1. 协助总裁处理日常公文、通知、函件、汇报材料、发言稿、工作总结、专项报告等各类文案的撰写、校对、整理工作。 2. 负责总裁各类工作资料、合同文件、会议档案、对外材料、涉密文件的分类整理、归档留存、保密管理，建立规范的资料管理体系。 3. 协助汇总公司经营数据、行业资讯、竞品动态、政策信息，为总裁决策提供基础资料支撑。 （六）综合事务与兜底保障 1. 统筹总裁日常行政事务、私人公务衔接事务，高效处理各类临时性、突发性工作，做到及时响应、快速处置。 2. 联动公司各部门，协调跨部门资源，配合落地总裁牵头的各项专项工作、品牌活动、行业会议、企业调研等事宜。 3. 完成总裁交办的其他各类重要工作，全方位保障总裁日常办公及公司高层管理工作有序运转。 三、任职要求 （一）基础硬性条件 1. 身份要求：持有香港永久居民身份，熟悉香港及内地商务环境、办公规则，可适配两地高频通勤、出差工作。 2. 学历要求：全日制本科及以上学历，专业不限，文秘、行政管理、工商管理、汉语言、医药相关专业优先。 3. 性别要求：形象气质良好，仪表端庄，举止得体，具备高端商务职场素养。 （二）经验能力要求 1. 行业经验：具备医药、生物科技、创新药企、医疗器械等相关行业工作经验者优先，熟悉医药行业经营模式、行业政策、商务对接逻辑及行业高端人脉圈层。 2. 核心能力：具备极强的商务接待、公文撰写、日程统筹、督办落地能力；逻辑思维清晰，做事严谨细致、条理清晰，擅长跨部门沟通协调与资源整合。 3. 响应能力：具备极高的工作敏感度，响应及时、执行力极强，能够快速对接、高效落实各项工作指令，无拖延、无遗漏。 （三）个人素养要求 1. 情商素养：高情商、善沟通、懂分寸、守保密，深谙职场商务礼仪，具备优秀的对外商务洽谈、对内协同沟通能力，处事灵活稳重。 2. 工作态度：主动积极、自我驱动，具备极强的主观能动性，无需督促即可主动梳理、推进、复盘各项重点工作。 3. 抗压能力：吃苦耐劳、抗压能力极强，能够适配高层助理高强度、多事务、突发性的工作节奏，可接受不定期加班、两地出差、临时紧急任务。 4. 职业素养：责任心强、执行力闭环、保密意识极强，忠诚度高，具备优秀的统筹能力、问题解决能力和应急处置能力。 四、岗位加分项 1. 熟悉香港政企对接规则、跨境商务流程，有港股上市企业、生物医药上市公司总裁/总经理助理经验； 2. 具备高端政企商务接待、重大会议统筹、专项战略督办相关工作经验； 3. 英语流利，可独立对接海内外高端商务洽谈。