HR行政专员

该职位来源于猎聘 一、岗位概述 全面负责上海办公室日常行政管理工作，统筹办公室运营、采购费用、活动策划、职场管理及员工福利等事务；带领上海深圳行政团队保障办公环境高效有序，对接各部门需求及集团/政府相关事务，持续优化行政流程与预算使用效率，为公司业务发展提供有力的行政支持与服务保障。 二、主要工作内容 （一）办公室运营与职场管理

• 统筹访客接待、快递收发、名片管理、物业报修、商务车调度等日常行政事务；
• 负责办公室环境巡视、工位与单人办公间分配管理；
• 组织固定资产年度盘点；
• 跟进各职场租赁合同，提前1-3个月启动续签或退租流程；
• 对接租赁方与物业方，负责办公室改造项目跟进及门禁、维保等设施管理。 （二）采购与费用管理
• 负责员工日常物资及临时特殊物资（含实验室需求）采买；
• 管理PO全流程（E-form/SAP/MOA）：需求提交、下单、付款申请、账单核对与付款跟进、PO定期关闭更新；
• 负责相关费用年度预算编制、月度报销、季度Review及监控费用执行情况等； （三）活动策划与执行
• 统筹节日活动、主题活动及年会、团建等年度大型活动的方案制定、资源协调与任务分配，负责汇报审批；
• 协助季度Townhall Meeting及相关会议支持，材料准备收集等；
• 策划执行员工即时激励活动：奖状准备、奖励派发，协助线下THM顺利进行；
• 组织员工周年纪念奖励发放；
• 按公司接待需求提前计划协调，确保重要访客接待工作圆满完成。 （四）员工福利与政务事务
• 负责日常福利采购：办公室零食水果、生日会蛋糕饮料、节日福利礼物及茶歇；
• 办理居住证积分、人才引进、就业证（EP）、应届生落户等人事政务事项；
• 负责港澳商务签证人员备案及上海市白玉兰人才等申报平台维护；
• 对接外服机构，处理Ukey、落户协议等相关事宜；
• 负责马拉松志愿者等员工志愿活动组织。 （五）跨部门沟通与汇报
• 对接各部门Stakeholder，响应日常行政需求及重要事项安排；
• 汇总相关问题及反馈，向上级汇报并推动解决；
• 对接集团任务及跨城市行政协作（如香港、深圳等）；
• 持续完善行政工作流程，提升服务效率。 （六）团队与预算管理
• 带领行政团队（2-3人），合理分配工作任务并指导日常工作；
• 负责团队新员工内部培训及工作交接。 三、任职要求
• 本科及以上学历，行政管理、企业管理、公共关系等相关专业优先
• 5年以上行政管理相关工作经验，其中3年以上团队管理经验
• 有跨国公司、半导体或制造业行业行政经验者优先
• 有职场管理、政府事务办理实操经验者优先
• 熟悉SAP、E-form等采购及费用报销系统操作
• 熟悉办公室租赁、物业对接、固定资产管理等行政管理全流程
• 熟悉上海市居住证积分、人才引进、应届生落户等政务办理流程
• 熟练使用Office办公软件（Word、Excel、PPT）
• 英语可作为工作语言，能阅读英文邮件及文件
• 较强的活动策划与执行能力，能独立统筹大型公司活动
• 良好的预算管理与成本控制意识，费用分析能力
• 优秀的跨部门沟通协调能力，能对接各级管理层及外部供应商
• 较强的问题解决能力与应急处理能力
• 细致负责，具备良好的服务意识和抗压能力
• 工作积极主动，具备良好的职业操守和保密意识
• 能接受临时性、突发性工作安排