行政人事综合岗(德国)(J13441)

职责描述： 一、办公室运营与行政管理 负责德国办公室日常行政运营，确保办公环境整洁、安全、有序，支持员工日常办公需求。 协助慕尼黑办公室搬迁工作，包括搬迁计划协调、员工沟通、供应商对接、搬迁前后行政安排及后续问题跟进。 作为办公室及实验室物业管理公司的主要行政对接窗口，协调办公场所设施维护、物业维修及其他非专业性行政事务。 协助处理办公室及实验室相关的房租、物业管理费、水电费等账单，跟进内部审批及付款流程。 负责办公用品、日常行政物资的采购、库存管理及补充，确保办公资源合理配置。 负责行政供应商的日常对接与协调，包括办公设施维修、清洁服务及其他行政服务，并跟进相关合同、发票及付款事宜。 二、前台与访客接待 负责办公室日常访客接待，包括客户、合作伙伴、候选人及其他外部访客的登记、引导及接待安排。 根据业务需求，协助安排客户来访，包括会议室预订、接待准备、茶歇安排及相关现场协调。 负责办公室日常快递、信件及行政相关包裹的收发、登记、分发与跟进。 协助维护前台、会议室及公共区域的日常行政秩序，保持专业、整洁的办公环境。 三、实验室活动与行政协调 协助业务团队组织实验室开放日、客户参观及其他实验室相关活动，协调参与人员、活动日程和现场行政安排。 负责前端业务团队与实验室之间的行政协调，确保活动安排及相关信息及时传递。 协助实验室与物业管理公司或外部行政供应商之间的日常沟通，跟进非技术性设施及行政问题。 根据业务需求，为实验室提供必要的行政及后勤支持。 四、员工活动与企业文化建设 负责组织及协调德国地区员工活动，包括团队建设、年度会议、年度颁奖及其他企业文化活动。 根据年度活动计划，协助开展活动策划、预算准备、场地预订、供应商沟通、物资采购及现场执行。 协助年度颁奖活动的组织，包括奖项设置的行政支持、奖品采购、活动安排及现场协调。 统筹传统节假日员工福利及礼品活动，包括需求收集、供应商筛选、礼品采购、分发安排及相关费用跟进。 协助开展其他员工关怀及文化建设活动，提升员工参与度和办公体验。 负责员工活动相关的发票收集、费用核对及内部付款流程跟进。 五、招聘与新员工入职支持 协助HR团队安排招聘面试，包括面试日程协调、会议室预订、候选人通知及现场接待。 协调招聘经理、面试官及候选人的时间安排，确保面试流程顺利开展。 协助完成新员工入职前的行政准备，包括办公工位安排、办公用品准备及相关部门的协调。 负责新员工入职当天的接待与行政引导，协助其熟悉办公室环境、办公设施及日常行政流程。 协助HR团队跟进入职相关的行政事项，确保新员工顺利完成入职安排。 根据HR团队安排，提供其他招聘及员工生命周期相关的行政支持。 六、ICT员工行政支持 为ICT员工提供必要的公司层面行政支持，协助其顺利开展在德国的工作及生活安排。 对于公司统一安排的员工租赁住房，协助开展房源及租赁供应商沟通、租房合同签署协调、房租及相关费用的内部审批和付款流程。 协助协调员工入住前涉及公司责任的行政准备，包括租赁文件、付款安排及必要的交接事项。 对于涉及公司合同责任、租赁合同变更或其他需要公司介入的事项，协助与房东、物业或相关供应商沟通。 根据公司政策及实际业务需求，提供其他合理的ICT员工行政支持。 七、总经理及管理层会议支持 协助总经理安排内部及外部会议，包括会议室预订、参会人员协调及会议日程安排。 根据会议需求，协助准备会议场地、设备、接待物资及其他行政支持事项。 根据实际需求，为公司管理层相关活动提供必要的行政及会务支持。 八、行政费用与供应商管理 负责德国办公室日常行政费用的整理、核对与跟进，包括办公用品、物业费用、行政服务及员工活动等相关支出。 协助行政供应商的日常管理，包括服务需求沟通、报价收集、采购申请及服务交付跟进。 按照公司内部财务及采购制度，协助完成行政合同、发票、付款申请及相关资料的整理和提交。 跟进付款审批进度，与财务及相关业务部门保持沟通，及时处理行政付款过程中的问题。 协助维护行政供应商、合同及费用相关记录，确保资料完整、准确并便于查询。 九、其他行政与HR支持 根据德国办公室实际业务需要，协助处理其他日常行政及办公室运营相关事项。 支持HR团队开展临时性行政项目及员工支持工作。 协助推动行政管理流程的标准化与优化，提升办公室运营效率及员工服务体验。 完成直属上级安排的其他与岗位职责相关的合理工作。 办公地点：德国慕尼黑 任职要求： 1.学历要求：本科及以上 2.语言要求：德语熟练 英语熟练 中文熟练 3.工作经验：1-3年相关经验，有多国人力事务经验优先考虑