行政经理/主管/办公室主任

Administration Senior Executive / Supervisor 工作职责： 1. 负责集团外籍 CEO 及高管月度来华的全程接待与行程统筹：制定行程表、预订机票酒店、安排车辆接送、会议室布置、餐饮安排、陪同协调；负责会议接待全流程：内外部会议的准备、引导、茶歇、设备调试、会后整理；来访期间高频英文口头沟通，直接对接外籍管理层，现场即时解决各类需求。 2. 行政费用报销与财务台账：负责行政相关费用报销全流程：发票收集、单据审核整理、报销系统提交与跟进，确保票据合规、及时入账；负责高管差旅费用的报销核对与整理：机票、酒店、用车等费用单据的分类、核对与归档；负责行政费用台账：月度行政费用登记与统计、预算执行跟踪、台账整理与归档，定期输出费用报表供管理层审阅。 3. 办公室场地、装修与物业：跟进新办公室装修项目落地、现场对接、整改跟进、验收移交；日常对接物业/楼宇管理方：门禁钥匙、停车权限、报修、缴费、环境维护； 4. 采购、后勤与综合行政：办公用品与服务供应商筛选、采购、库存管理；签证材料协助、外勤跑腿事务；固定资产台账管理：登记、盘点、领用。组织生日会、团建、年会等活动，统筹供应商、预算与现场执行；会议室管理、快递收发、印章物资管理、部分政府材料递交及领导交办的其他事务。 任职要求 1. 本科及以上学历，2–4 年外企行政实操经验（必须），有跨国公司高管接待、行程安排实操经历者优先；英文可作为工作语言，口语流利，有与外籍高管面对面沟通、现场协调的真实经验； 2. 熟悉接待礼仪与流程：会议接待、商务宴请、差旅安排（机票/酒店/车辆）、行程表制作； 3. 有费用报销实操经验：熟悉发票合规审核要点、报销流程，能独立完成单据整理与台账登记； 4. 落地执行型人选：能亲自跑现场、做外勤，处理大量细碎和突发事务，细心严谨、有台账意识； 5. 有物业对接、办公采购、固定资产管理、活动策划的完整实操经验；有办公室装修跟进经验加分； 6. Excel 熟练，能独立完成费用台账、预算统计与报表输出，会用海外办公软件等协作工具；