Verwaltungsassistentin - OMODA UK - London
(2026-03)
- Einsatz von Lark, FSSC und SAP zur Unterstützung von Verwaltungs- und HR-Prozessen, Pflege von Aufzeichnungen und Bearbeitung interner Anfragen.
- Prüfung von Rechnungen und zugehörigen Belegen, Hochladen von Rechnungen zur Zahlung sowie Nachverfolgung von Rückfragen und Genehmigungen.
- Erstellung von Einladungsschreiben und Begleitdokumenten für Geschäftsvisaanträge mit Verfolgung der Vorgänge bis zum Abschluss.
- Abstimmung mit dem Gebäudeverwalter des Büros zu Instandhaltung, Facility-Management, Zugang und sonstigen Arbeitsplatzanforderungen.
- Vorbereitung von Onboarding-Unterlagen, Materialien und Willkommensinformationen für neue Mitarbeitende.
- Überwachung des Büromaterials und Aufgabe von Bestell- und Nachschubbestellungen.
Rezeptionistin - Locke Hotels - London
(2025-11 - 2026-03)
- Verwaltung des täglichen Empfangsbetriebs in einem geschäftigen Vier-Sterne-Aparthotel mit 121 Zimmern, einschließlich Buchungen, Zahlungen und Anfragen.
- Pflege genauer Gästeinformationen sowie administrative Unterstützung bei Terminplanung, Dateneingabe und Dokumentation.
- Koordination mit Housekeeping, Wartung und Management sowie Betreuung von Firmenkunden und Langzeitgästen.
Rezeptionistin & Sekretärin - Hotel 63 - London
(2025-07 - 2025-11)
- Pflege von Gästeinformationen, Personalakten, Verträgen, Rechnungen und anderen vertraulichen Unterlagen.
- Koordination von Konferenzraumbuchungen und Besprechungsvorbereitung, einschließlich Ausstattung, Materialien und Erfrischungen.
- Vorbereitung von Bestellungen, Kontrolle von Lieferungen und Überwachung von Lagerbeständen.
Juniorassistentin im Büro - Anthology - Athens, Greece
(2024-11 - 2025-06)
- Unterstützung des Back-Office-Betriebs durch Dokumentenvorbereitung, Scannen, Ablage, Dateneingabe und Aktualisierung von Trackern.
- Koordination interner Unterlagen zwischen Verwaltung, Housekeeping und Wartungsteams.
- Überwachung des Büromaterialbestands, Vorbereitung von Bestellanforderungen und vertrauliche Bearbeitung gäste- und finanzbezogener Dokumente.
Rezeptionistin & Reservierungsagentin - Acropolis Magenta Luxury Suites - Athens, Greece
(2024-07 - 2024-11)
- Verwaltung von Buchungen, Änderungen, Stornierungen und Kundenkommunikation per Telefon, E-Mail und über Online-Kanäle.
- Abwicklung von Zahlungen und Rechnungsdetails bei gleichzeitiger Pflege genauer Gästeinformationen und Wahrung der Vertraulichkeit.
Verwaltungsassistentin - China Classification Society - Piraeus, Greece
(2023-11 - 2024-06)
- Verwaltung von Kalendern, Besprechungen, Anrufen, E-Mails und Korrespondenz mit Priorisierung dringender Anfragen.
- Pflege sicherer Akten und Datenbanken sowie Erstellung präziser Dokumente, Berichte und Verzeichnisse.
- Koordination von Reisearrangements, Reiseplänen, Büromaterial und der Verwaltung für neue Mitarbeitende.
- Unterstützung bei der Rechnungsbearbeitung, Fuhrparkverwaltung, Veranstaltungen, Marketingkoordination, behördlicher Kommunikation und EU-Akkreditierung.
Passagierdienstmitarbeiterin - Goldair Handling - Athens, Greece
(2023-06 - 2023-08)
- Kundenservice, Prüfung von Reisedokumenten, Zahlungsabwicklung und Unterstützung bei Störungen in einem schnelllebigen Flughafenumfeld.
Praktikantin im Personalwesen - Vaaday Media - Remote
(2022-10 - 2023-04)
- Koordination von Vorstellungsgesprächen, Sichtung von Bewerbungen und Verwaltung von Stellenanzeigen auf Karriereportalen und in sozialen Medien.
- Aktualisierung von Mitarbeiterdaten, Erstellung von HR-Berichten und Beantwortung routinemäßiger Fragen zu Leistungen und Richtlinien.
- Unterstützung von Firmenveranstaltungen und Karrieretagen.
