Simone Sianides

Assistenz ist für mich keine Funktion, sondern eine Lebenseinstellung: vorausschauend handeln, Strukturen schaffen, Menschen unterstützen und dafür sorgen, dass Zusammenarbeit effizient und erfolgreich gelingt.

Management Assistant | Assistenz Director Sales - juris GmbH - Saarbrücken

(2025-09)

Verantwortlich für die organisatorische und operative Unterstützung des Director Sales in einem neu geschaffenen Führungsbereich innerhalb eines stark digitalisierten Unternehmensumfeldes

• Eigenverantwortliche Organisation und Priorisierung des Office-Managements
• Strukturierung, Koordination und Nachverfolgung geschäftskritischer Themen sowie Sicherstellung effizienter Informations- und Kommunikationsflüsse
• Schnittstellenmanagement zwischen Vertrieb, Key Account Management und weiteren Fachbereichen
• Organisation, Vor- und Nachbereitung monatlicher Präsenzmeetings auf Leitungsebene inklusive Agenda-, Reise- und Ressourcenplanung
• Erstellung von Analysen, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
• Eigenständige Auswertung, Analyse und Aufbereitung vertriebsrelevanter Kennzahlen aus unterschiedlichen Systemen
• Nachverfolgung von Maßnahmen, Fristen und offenen Themen zur Sicherstellung einer effizienten Umsetzung auf Führungsebene
• Reiseorganisation und Reisekostenmanagement für die Vertriebsleitung
• Aufbau, Strukturierung und kontinuierliche Weiterentwicklung organisatorischer Abläufe innerhalb eines neu etablierten Führungsbereichs
• Professionelle Unterstützung und Koordination eines zu 95 % remote arbeitenden Führungsteams mit messbarer Zeiteinsparung durch strukturierte Prozesse und effiziente Abläufe

Berufliche Neuorientierung & Weiterbildung

(2025-01 - 2025-08)

• Aktive berufliche Neupositionierung mit Fokus auf Executive Support und Management Assistance
• Business-English-Training (Berlitz)

Assistentin der Geschäftsbereichsleitung - msg for banking ag - Frankfurt

(2024-06 - 2024-12)

Unterstützung der Geschäftsbereichsleitung in einem stark projekt- und termingetriebenen Beratungsumfeld.

• Verantwortlich für die Organisation eines hochkomplexen Terminmanagements mit zahlreichen internen und externen Stakeholdern
• Ergebnisorientierte Protokollführung, Erstellung von Präsentationen
• Sicherstellung strukturierter Kommunikation, Abläufe und Team-Koordination
• Netzwerkbildung mit Assistenzkolleginnen innerhalb der Organisation

Assistentin der Personalleitung - Transgourmet Deutschland GmbH & Co. OHG - Riedstadt

(2023-11 - 2024-06)

Verantwortlich für die organisatorische Unterstützung der Personalleitung sowie die Begleitung zentraler Personalprozesse

• Steuerung von Onboarding-Prozessen inkl. Koordination von Zugriffsrechten, Arbeitsmitteln und organisatorischen Rahmenbedingungen für neue Mitarbeitende
• Betreuung der SharePoint-Struktur innerhalb des Personalbereichs
• Koordination der Zusammenarbeit zwischen HR und Betriebsrat
• Planung und Organisation interner HR-Veranstaltungen
• Unterstützung bei administrativen Personalprozessen und internen Kommunikationsmaßnahmen

Assistentin der Vertriebs- und Verkaufsleitung Gastronomie - Transgourmet Deutschland GmbH & Co. OHG - Riedstadt

(2018-01 - 2023-10)

Direkte Unterstützung der Vertriebsleitung Gastronomie bei der Planung und Steuerung bundesweiter Vertriebsaktivitäten

• Organisation und Durchführung von Vertriebsmeetings auf Führungsebene an wechselnden Standorten deutschlandweit
• Gesamtverantwortung für die Planung, Organisation und Durchführung von Vertriebstagungen mit rund 60 Außendienstmitarbeitern
• Eigenverantwortliche Konzeption und Organisation mehrtägiger Vertriebsveranstaltungen, Incentive-Reisen und Fachveranstaltungen, u. a. Weintage in Straßburg und Fischtage in Bremerhaven
• Mitwirkung bei der Planung und Durchführung von Hausmessen und Branchenevents
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Tagungsunterlagen
• Koordination der Zusammenarbeit zwischen Vertriebsaußendienst, Innendienst und weiteren Fachbereichen
• Eigenständige Standardisierung von Vertriebsprozessen und Kommunikationswegen nach Zusammenlegung mehrerer Vertriebsstandorte
• Entwicklung und Einführung eines einheitlichen Formular- und Prozesssystems für Warenentnahmen im Außendienst
• Präsentation des entwickelten Standardisierungsprojekts vor Vertriebsteams auf nationaler Ebene
• Aktive Mitgestaltung organisatorischer Veränderungen im Rahmen bundesweiter Umstrukturierungen

Vertriebsassistentin Innendienst / Backoffice - Transgourmet Deutschland GmbH & Co. OHG - Riedstadt

(2012-08 - 2017-12)

Zentrale Schnittstelle zwischen Außendienst, Kunden und internen Fachbereichen

• Pflege und Qualitätssicherung von Kunden- und Vertriebsdaten
• Unterstützung bei Auftragsabwicklung, Reklamations- und Debitorenmanagement
• Sicherstellung effizienter Informationsflüsse zwischen Vertrieb, Kundenservice und Logistik
• Unterstützung des Außendienstes bei organisatorischen und administrativen Aufgaben

Assistenz der Bauleitung - KLEBL GmbH (über DEKRA Arbeit)

(2011-11 - 2012-07)

Administrative und organisatorische Unterstützung der Bauleitung beim Neubau eines Logistikzentrums für Transgourmet

• Organisation des Baustellenbüros und Unterstützung der Bauleitung in sämtlichen organisatorischen Belangen
• Dokumentation und Nachverfolgung von Gewerken und Baufortschritten

Familienphase

(2008-01 - 2011-10)

Vertriebsbetreuerin Provisionen & Budget - Allianz Dresdner Bauspar AG

(2002-04 - 2007-12)

Verantwortlich für die Betreuung vertriebsbezogener Budget- und Provisionsprozesse.

• Vertriebsassistenz und Koordination von Budget- und Provisionsprozessen
• Verantwortung für Berichts- und Controlling-Prozesse
• Sicherstellung der Datenqualität vertriebsrelevanter Kennzahlen

Assistenz Bereichs- und Abteilungsleitung - Dresdner Bank AG

(1993-08 - 2001-09)

Unterstützung mehrerer Führungsebenen innerhalb unterschiedlicher Konzernbereiche.

• Assistenz auf Abteilungs- und Bereichsleitungsebene
• Budget- und Sachkostenkontrolle
• Unterstützung bei Jahresabschluss- und Reportingprozessen
• Betreuung interner und externer Mitarbeitender sowie Dienstleister
• Regelmäßige Vertretung auf höherer Managementebene innerhalb des Konzerns

Ausbildung - Bürokauffrau - Autohaus Seuffert (1990-08 - 1993-07)