Customer Service Administrator - Caterpillar Financial Services GmbH
(2024-03 - 2026-05)
Reception/Empfang und Telefonzentrale sowie Customer Service
- Besucherbetreuung und Bewirtung
- Besprechungsräumen verwalten und koordinieren
- Bearbeitung und Verteilung der Eingangspost sowie Versandvorbereitung
- Bestellungen von Büro Material
- Lieferantenbetreuung und Vertragsverwaltung
- Fuhrpark
- Büromittelverwaltung
- Unterstützung der Sachbearbeiter bei der Beantwortung von Händler und Kunden
- Datenbankpflegen und Berichtwesen
- Kontakt zu Kunden und Händler über Oracle
- Archievierung und Ablage von Dokumenten über Intrexx
- Diverse Verwaltungsarbeiten und Korrespondenz
Teamassistentin - KS Engineers Deutschland GmbH
(2024-01 - 2024-03)
- Ausweise/Zugänge BMW beantragen und verwalten
- Auflistung pflegen, updaten über BMW-Portal
- Bestellannahme und bedarf erfassen und einkaufen
- Inventar Büro MUC
- Auflistung technische Einrichtung (Bildschirme, Dockingstation)
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben
- TISAX Vorbereitung (Besucherliste vorbereiten, pflegen)
- Einweisung und Unterweisung durchführen
- Büro Siedlung Vorbereitung
- Weihnachtsfeier Planung
- Fuhrpark
Teamassistentin - PERI Vertrieb Deutschland GmbH
(2022-01 - 2023-12)
- Empfang von Internationalen Besuchern
- Bearbeitung der Korrespondenz auf Deutsch, Englisch, Italienisch und Spanisch
- Posteingang - Ausgang, Eintragung in Postgangs -Liste, Weiterleitung intern und Extern
- Paketannahme und Weiterleitung an Mitarbeiter
- Reiseplanung und Abrechnungen für den gesamte Bereich über KDS NEO
- Zeitdatenpflege für alle Mitarbeiter des Bereiches über SAP
- Terminorganisation
- Bestellung und Verwaltung von Büromaterial
- Büroablage
- Erfassen und verarbeiten von Informationenunter Beobachtung fachspezifische Unterlagen (Präsentationen, Protokolle)
- Schriftverkehr auf Deutsch und Englisch
- Prüfung und Buchung der eingehenden Rechnungen über AFI
- Bestellung von Büromaterial und Getränke über das Simple System
- Bestellung von IT Devices (Smartphones, Bildschirm, Mouse nach Mitarbeiter /Kostenstelle)
- Verwaltung und Prüfung Führerscheine der MA sowie Übergabe und Rückgabe des Poolfahrzeuges der Niederlassung München über CARSYNC
- Ausgabe COVID 19 Schnelltest
- Verantwortlich für die Covid Maßnahmen und Ausstattung der Niederlassung Münchens
Teamassistenz am Empfang - Progressive GmbH / Capgemini Engineering GmbH
(2021-08 - 2021-11)
Einsatz bei Capgemini Engineering GmbH
- Empfang von Internationalen Besuchern
- Bearbeitung der Korrespondenz auf Deutsch, Englisch, Italienisch und Spanisch
- Posteingang - Ausgang, Eintragung in Postgangs -Liste, Weiterleitung intern und extern
- Paketannahme und Weiterleitung an Mitarbeiter
- Verwaltung und Koordination des Zentrale-E-Mail - Account, Weiterleitung von Mails
- Ausgabe von Sim- karten
- Kurierbestellung
- Meetingräume Buchungen -Umbuchungen
- Vorbereitung und Ausgabe von Zutrittskarten für die neue Mitarbeitern, Rückgabe und Sperrung von Zutrittskarten über das System Bedatime
- Asset-Tool Verwaltung
- Verwaltung und Ausgabe von Büroschlüsseln für Büros
- Büromaterial Bestellung und Überwachung die folgenden Bestände: Kaffee, Tee, CWS-Artikeln, Getränke, CO2 Flasche für das Wasser
- Bestückung Moderationskoffer
- Bestellung und Abholung von Resttonner und Elektroschrott
- Buchung und Vergabe von IT-Equipment Spinnen, Beamer, Adapter und Moderationskoffer gegen Pfand
- Poolautos Buchen und ausgeben, Übergabeprotokoll ausfüllen, Fahrtenbuch kontrollieren, Nutzungsvereinbarungen abklären
- Abstimmung Sämtlicher Reparaturen und Instandhaltungen mit dem Hausmeister vom Connex sowie mit dem internen Hausmeister
- Abstimmung mit dem Reinigungsteam
- Ausgabe COVID 19 Schnelltest
Sachbearbeiter in der Coronahilfe Zuschussprüfung -Projekt IHK - Univativ GmbH
(2021-02 - 2021-04)
- Prüfung und Analyse von Anträgen bzgl Coronahilfe
- Dokumentation der Arbeitsergebnisse
- Erweiterung einer Wissensdatenbanken
- Übernahme allgemeiner administrativer Aufgaben
Office Management - Mimecast GmbH, Blockchain Consulting GmbH, Aludyne GmbH
(2019-04 - 2020-09)
Einsatz bei mehreren Unternehmen
- Telefonzentrale und Front Office Themen
- Organisation der Facilities Themen (Wartungen, Reparaturen)
- Koordinierung des Hausmeisters und des Reinigungspersonals
- Unterstützung bei VISA & Relocation Prozessen
- Erstellung, Bearbeitung und Archievierung der Dokumente / Protokolle
- Unterstützung der Finance Abteilung für die Reisekostenabrechnungen
- Kontrolle und Beschaffung von Verbrauchsmaterialen
Office & Manager Assistant / Business Support - Macronix Europe N.V
(2017-06 - 2019-02)
- Support für Sales Representative
- Komplette Abwicklung internationaler Kunden Bestellungen über Salesforce
- Vorbereitung und Organisation der internationalen Dienstreisen sowie Besorgung der benötigten Reisedokumente
- Aufbereitung der Reisekostenabrechnungen
- Entgegennahme von Paketen, Anlieferungen und tägliche Postbearbeitung
- First Point of Contact für die Mitarbeiter in allen Beschaffungsfragen
- Kontrolle, Verwaltung und Beschaffung von Büroartikeln
- Archievierung aller geschäftlichen Dokumente
- Betreuung der Dienstleister/Handwerker
Teamassistenz - Abakus Personal Management / Samsung SDI, Autodesk GmbH
(2014-08 - 2017-05)
Einsatz bei Samsung SDI, Autodesk GmbH
- Allgemeine Büro und Assistenztätigkeiten
- Vorbereitung von Sitzungen, Besprechungen, Verhandlungen
- Führung des Terminkalenders des Vorstandes sowie Terminvereinbarung und Koordinierung
- Unterstützung Kollegen in Rom von Münchener Büro aus
- Kontakt mit Institutionen Finanzamt in Rom
- Administrative Tätigkeiten
- Überprüfung von Reisekosten und Anlage im System
- Büromaterial und Getränkebestellung
- Meetingraumorganisation
- Vorbereitung von Schulungsbescheinigungen
- Kontrolle und Beschaffung von Verbrauchsmaterialen
- Einholen von Angeboten und Beauftragung eines Kurierdienstes
Empfangsmitarbeiterin - Zeitarbeit / Allianz Global Investors, Eni Deutschland und Autodesk GmbH
(2011-11 - 2014-07)
Einsatz bei Allianz Global Investors, Eni Deutschland und Autodesk GmbH
- Empfang von Internationalen Besuchern
- Bearbeitung der Korrespondenz auf Deutsch, Englisch, Italienisch und Spanisch
- Bedienung und Betreuung der Telefonzentrale
- Konferenzraumverwaltung, sowie Organisation und Catering
- Durchführung von allgemeinen Schreibarbeiten für den General service
- Unterstützung bei administrativen Aufgaben anderer Abteilungen
- Hilfestellung bei der effizienten Verwaltung der Besprechungs- und Schulungsräume (Buchung und Koordination) und Verteilung von technischem Equipment (Fernbedienung, Adapters, Kopfhörer…)
- Unterstützung beim Bestellwesen (Facilities)
Sekretärin und Rezeptionistin - Gesi GmbH - Rom
(2010-02 - 2011-02)
Informatik Systeme
- Verwaltung eingehender und ausgehender Mails
- Terminplanung für die Vorstände
- Korrespondenz auf Englisch; Italienisch und Spanisch
- Reiseplanung und Organisation
- Beantragung von Visa für Geschäftsreisen der Mitarbeiter
- Kontakte zu Lieferanten
- Gäste empfangen
- Mails und Papiere übersetzen
- Bestellung von Getränken und Büromaterial
- Telefonische Vorstellung der Firma
Assistentin für die Senior Executive - Accenture GmbH - Rom
(2008-08 - 2010-01)
- Verwaltung eingehender und ausgehender Mails
- Dreitagesmeeting von Accenture Amerika im Marriot Hotel in Rom organisiert
- Terminplanung für die Vorstände/Partner
- Korrespondenz auf Englisch, Italienisch und Spanisch
- Reiseplanung und Organisation
- Kontakte zu Lieferanten, Beantragung von Visa
- Gäste empfangen, Mails und Papiere übersetzen
- Bestellungen notieren
- Telefonauskunft, Veranstaltungsorganisation
Versicherungs- und Vermögensberaterin / Versicherungsberaterin - Alleanza Assicurazioni GmbH, INA Assitalia - Rom
(2005-05 - 2008-04)
Versicherung
- Kundenportfolio verwaltet
- Neukundenakquisition
- Nachrichtenaktualisierung bezüglich der Versicherungsprodukte
- Korrespondenz
- Überwachung von Kundenterminen
- Kundenberatung
- Datenverwaltung
