Office Asistant
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Me dirijo a ustedes con el fin de que estudien detenidamente mi currículum. En él podrán descubrir mi historial profesional en el que destaca mi labor como Office Manager, Secretaria de Dirección, Auxiliar Administrativo y Recepcionista con más de 15 años de experiencia en el apoyo a ejecutivos con trayectorias profesionales de relevancia y a diversos departamentos. Cuento con 10 años de experiencia en el sector Construcción-Inmobiliario.
Mi objetivo principal es proporcionar soporte a la gestión y mantenimiento de la oficina, al Director y al/los Departamentos. Servir de nexo de unión en comunicación con equipos, clientes y proveedores.
A continuación les enumero algunas de mis principales habilidades profesionales que he tenido la oportunidad de desarrollar en mis trabajos:
Agradeciendo de antemano su interés y su cuidada lectura tanto de esta carta como de mi currículum, estoy a su disposición para concertar una entrevista con objeto de ampliar verbalmente los datos del mismo y poder participar en los procesos de selección que estimen oportunos.
Contacto y acuerdos con los proveedores de Servicios Generales de la oficina: papelería, material informático, mobiliario, mensajería, etc . Gestión y control de pedidos y de la facturación de los mismos. Coordinación y gestión de caterings y eventos de empresa. Negociación, control y gestión con hoteles, compañías de coches de alquiler y aéreas, etc para el correcto funcionamiento de los desplazamientos del personal y para economización de gastos.
Mantenimiento y coordinación de la oficina: gestión de averías y reparaciones, supervisión y coordinación de limpieza de las instalaciones, orden, etc. Gestión y coordinación de implantaciones e incidencias de todo el sistema informático, redes y telefonía, equipos de PCI, y otros proveedores de más de 50 salones de peluquería, oficinas de Madrid y Barcelona y Universidad. Estudio y analización de costes de proveedores, procesos y procedimientos para la posterior negociación para ahorro de costes a la compañía.
Asistencia a Directores Generales y Corporativos. Responsable de la acogida y atención a los clientes, tanto empresariales, como de instituciones locales, autonómicas y centrales, así como de otros organismos relacionados con los proyectos de trabajo nacionales e internacionales. Control de agendas (profesional y personal), filtrado de llamadas y visitas.
Preparación y convocatorias de reuniones, videoconferencias y de la documentación necesaria para las mismas. Elaboración de presentaciones, hojas de gastos, etc. Coordinación y producción de seminarios, eventos, etc.
Preparación de desayunos, almuerzos, eventos de trabajo, etc.
Auxiliar al Departamento de Administración: manejo del programa PRINEX, facturación, control de facturas y cuentas bancarias. Control de archivo físico y digital. Subida de documentación al programa.
Auxiliar Administrativo al Departamento Jurídico: Control y archivo físico y digital de escrituras. Asistente y Consultor Junior del Responsable de Comunicación Interna en Consultoría de RR.HH, Formación, Organización y Comunicación: realización de informes posteriores al trabajo de campo en los diferentes proyectos de este área y elaboración de la documentación de base necesaria para la elaboración de los Informes de Comunicación, TGN, clima, etc.
Recepción y atención de visitas y llamadas. Gestión de entrada y salida de correo administrativo, reparto del mismo a las distintas áreas/departamentos. Administración de valija, mensajería, reservas de salas y mantenimiento de las mismas, etc. Atención al público y resolución de problemas: tanto de los visitantes y clientes como de los empleados.
