Assistant.e de Programmes (H/F)

Présentation de la société QUARTUS est un ensemblier urbain qui place l’architecture et l’innovation attentionnée au cœur de son activité. Implanté sur 7 grands territoires en France, guichets uniques de ses savoir-faire, QUARTUS regroupe les principaux métiers de l’immobilier : résidentiel, immobilier d’entreprise et de services, logistique urbaine. Maître d’ouvrage, investisseur, QUARTUS, développe une offre complète en déployant des projets urbains mixtes au service de la fabrication d’une ville écologique, belle et accessible à tous.

En quelques chiffres :

14ᵉ promoteur national (source Le Moniteur)

CA 2024 : 420 M€

CA 2025 en prévision : 420 M€

140 M€ de fonds propres

205 collaborateurs

Présent au cœur des métropoles : Bordeaux, Lille, Lyon, Marseille, Nantes, Nice et Paris NOTRE MISSION 🚀 QUARTUS a pour ambition de fabriquer une ville plus belle, plus verte, plus humaine.

Maître d’ouvrage, investisseur, QUARTUS développe une offre complète de logements résidentiels, d’immobilier tertiaire et de services, de logistique urbaine. NOS ENGAGEMENTS ✨ 1. L'exigence architecturale au cœur de tous les projets

QUARTUS se dote d'une équipe interne dédiée soutenant la conception architecturale pour des projets qui valorisent l'identité des lieux, l'habitabilité, le design des espaces communs, les choix de matériaux, la qualité des finitions, le rendu esthétique.

• Un habitat sain et durable

Dans toutes nos opérations, chaque habitant a accès à un espace extérieur, privatif et/ou partagé. Air, eau, lumière, température... Tous nos espaces sont pensés dans un souci permanent de confort et de santé. La cohésion sociale comme les comportements vertueux et responsables sont encouragés dans tous nos programmes.

• Des solutions pour s'adapter au changement climatique

Dès 2023, toute nouvelle opération intègre en conception des matériaux biosourcés, géosourcés ou issus du réemploi. Dès 2023, la réversibilité et l'évolutivité seront étudiées sur toute nouvelle opération.

• La personnalisation du logement

QUARTUS associe ses clients à chaque étape de la conception et de l'achat d'un bien immobilier grâce à une méthode unique de personnalisation de leur logement.

• Le retour du vivant en ville

Dès 2023, 100% des nouveaux programmes feront systématiquement appel à un écologue et viseront un impact positif sur la biodiversité. NOS VALEURS 🎨 #PARTAGE

Croiser nos expertises pour mieux réussir Favoriser la cocréation by QUARTUS avec nos clients Associer parties prenantes à nos choix et orientations #AUDACE

Être fier d’être 1er groupe immobilier français à travailler avec 5 prix Pritzker Oser être le 1er promoteur immobilier propriétaire d’une fabrique de terre crue Concevoir 2 projets démonstrateurs Nudge à Paris et Villeneuve d’Ascq #ENGAGEMENT

Être pionnier de l’urbanisme transitoire à l’Orfèvrerie Développer la création de lieux incubateurs de la french Tech à Nantes et à Bordeaux Défendre la labellisation BiodiverCity de toutes les nouvelles opérations d’ici 2025 #PERFORMANCE

100 % des opérations résidentielles sont certifiées NF HQE 100% des opérations tertiaires, de services, logistiques sont certifiées (BREEAM, HQE, E+C-) Nos investissements digitaux sont créateurs de valeur Description du poste à pourvoir Intitulé : Assistant.e de Programmes (H/F)

Cette recherche se place dans le cadre d’un remplacement.

Type de contrat : CDI statut non-cadre

Localisation du poste : 11 Bd Léon Bureau, 44200 Nantes

Rémunération : Selon expérience environ 35k€ à 37K€

Rattachement : Directeur Opérationnel Adjoint A propos de la Team Nantaise 👪 Implantation historique et vitrine des valeurs du groupe QUARTUS, avec des projets innovants et emblématiques sur Nantes tel que Ilink, la Halle 6 Est ou l’Ilot Bergeron.

La Team

Nantaise est composée de 10 collaborateurs développant des programmes immobiliers diversifiés logements, bureaux, activité et commerces situés au cœur de l’ile de Nantes. Responsabilisation et autonomie au service du collectif avec pour objectif la réussite de nos projets. Esprit d’équipe et fonctionnement en mode projet sont un prérequis pour rejoindre la Team.

A propos du futur Assistant.e de Programmes (H/F) ⚡ Rattachée à la direction opérationnelle, la mission principale de l'assistant(e) de programmes est d'accompagner l'équipe programme dans le montage, le suivi et la gestion du programme jusqu'à la livraison du bien, la levée des réserves, jusqu'au transfert.

Les missions principales seront les suivantes : I.

Phase

Permis de Construire

Suivi de la gestion de la mise au point du permis de construire

Suivi de l'instruction du permis de construire

Faire afficher et faire constater le permis de construire et de démolir

Réaliser les dossiers techniques et commerciaux des comités d'engagement ;

Rassembler les pièces nécessaires constitutives des dossiers marchés (pièces administratives, assurances, etc. …) ; II.

Phase

Commerciale

Préparer et rassembler en appui du Responsable de Programme les pièces nécessaires constitutives des dossiers de mise en commercialisation (plans de vente, notice descriptive, Etat des Risques Naturel, etc.) ;

En coordination avec le Responsable de Programmes et la Direction Commerciale : enregistrer et mettre à jour les lots commerciaux ainsi que la grille de prix sur le logiciel de gestion de projet :

Assurer, en étroite collaboration avec le Responsable de Programmes, le suivi des Travaux Modificatifs Acquéreurs (TMA).

Assurer le suivi administratif des dossiers de réservations et enregistrer les réservations en lien avec la responsable administration des ventes ; III. Phase notaire

Préparation des pièces du dossier notaire (dossier assurances : dommage ouvrage DO, responsabilité civile RC, constructeur non réalisateur CNR ; dossier bancaire ; documents de vente, GFA, PC, etc.) pour assurer les signatures des actes notariés

Suivi et enregistrement des actes de VEFA dans les logiciels IV. Suivi des clients institutionnels

Enregistrement des actes de vente

Envoi des appels de fonds et suivi des règlements

Assurer la bonne organisation des événements clients V.

Phase Travaux

Suivi du chantier

Appuyer l'équipe programme dans le suivi administratif et la gestion d'une opération immobilière

Participer à la préparation administrative des événements clients en étroite collaboration avec la RRC et le Responsable de Programme et la bonne organisation des événements clients (Choix, visite Cloisons, Pré-livraisons, AG, Livraisons, etc.).

Suivre le bon suivi du déroulé de l’opération afin de permettre une fluidité de l'information, en coordination avec l'ADV et la RRC (qui se chargeront d'envoyer les newsletters, répondre aux requêtes des clients, réaliser les appels de fonds, etc.)

Préparer les lettres de commandes aux entreprises ;

Sous-traiter les levées de réserves de livraison avec les prestataires et en lien étroit avec la RRC

Préparer le dossier SAV – transfert SAV VI.

Administration

Classement informatique et papier, archivage, établissement des courriers et comptes rendus

Gérer les relations courantes avec l’ensemble des interlocuteurs d’une opération, centraliser et diffuser les informations aux intervenants internes comme externes.

Création, mise à jour et clôture du dossier de recollement (syndic, assurance, bancaire, notaire)

Informer sa hiérarchie des dysfonctionnements constatés

S'impliquer dans la mise en œuvre et le suivi de l'ensemble des éléments administratifs des dossiers afin de contribuer au résultat des opérations

Saisir les factures notamment fournisseurs

Préparer les déclarations aux compagnies d'assurance en fin de chantier (pour les Responsables de Programmes)

Diffuser les dossiers aux impôts, aux assurances et au syndic

Constituer et tenir les dossiers d’assurance relatifs aux opérations (recueil des attestations des prestataires, vérification, compilation, transmission à la compagnie d’assurance) en coordination avec le Responsable de Programmes Notre candidat(e) idéal(le) 🎯 Vous êtes issu(e) d’une formation type BAC+2/3 et vous avez une première expérience dans cette fonction dans le secteur de la Promotion immobilière. Vous possédez de solides compétences du pack Office, des qualités d’expression écrites et orales, la connaissance du logiciel PrimPromo est un atout. Vous avez une appétence pour les chiffres, le travail en équipe y compris à distance, vous arrivez à adapter vos priorités selon les urgences.

Organisé(e), engagé.e et rigoureux(se), vous avez des qualités relationnelles ainsi qu’un esprit d’initiative. Les avantages de la Team Quartus 🌈 🎯Plan Epargne Entreprise (PEE) 200 %

🧱 Offre collaborateur : % de remise sur les grilles de prix, frais de notaire offerts pas de dépôt de garantie à verser

🏘Charte de télétravail (2 jours possibles / semaine)

🌼 prise en charge par l’employeur des contrats de Santé (70% pour les cadres 85 % pour les non-cadres) et Prévoyance (100 %)

🍴 Carte titres restaurant (9,90€/jour travaillé dont 5,90€ pris en charge par l’employeur)

🚋 75% des frais de transport remboursés

🤝 Prime de cooptation à la validation de la période d’essai du salarié coopté

🎁 Réductions et avantages CSE

✈ RTT

🍎 Café/Thé offerts par l’entreprise

✨Espace de travail de qualité Processus de recrutement 🤝 /Etape 1 : Transmettez-nous votre CV et répondez à notre process de recrutement via l'outil MAKI. /Etape 2 : Premier RDV téléphonique avec la Responsable de Projets RH afin d’échanger de manière plus approfondie sur votre parcours, votre projet professionnel et le poste à pourvoir (30 minutes). /Etape 3 : Vous réaliserez un entretien avec le Directeur Opérationnel, votre futur manager, pour vous projeter encore plus sur le poste (1h). Nous considérons toutes les candidatures et favorisons une culture de travail inclusive, où chaque collaborateur se sent à sa place. Tous nos métiers sont ouverts aux personnes en situation de handicap.