Office Manager & Service Généraux - Meiko France - COLLEGIEN, France
(2024-10)
Présence forte, accompagnement des collaborateurs en interne et externe
- Organisation des events -Wellbeing
- Traitement quotidien du courrier et suivi de la boite mail
- Communication fluide et intense sur les différents canaux de diffusion
- Gestion et créa des newsletters hebdomadaire
- Gestion des commandes de matériel, de fournitures et consommables
- Gestion des fournisseurs et prestataires suivi des contrats
- Gestion de la flotte automobile, gestion des commandes, négociation des TCO, contrôle assidu des dépenses des collaborateurs, suivi facturation
- Support des Directeurs des BU, contrôle et suivi analytique
- Organisation de réunions, des déplacements, y compris évènements externes
- Gestion des On/In boarding des nouveaux arrivants
- Assistance à la Direction Générale et équipe RH dans le cadre des intégrations
- Analyse des budgets de frais de déplacement
- Pilotage du back-office (suivi de la planification, de la facturation, préparation des dossiers)
- Chargée des wellbeing day, le bien être au travail diverses évènements
- Coordination de l'activité de l'équipe au quotidien, gestion du planning et distribution des tâches
- Maintien de l'ordre et de la propreté dans l'espace de travail
- Réalisation des tâches confiées en suivant les procédures et les instructions données
- Exécution rapide et efficace des tâches assignées
Office Manager - VIP Customers & Facility Manager - INDEED - Paris, France
(2022-01 - 2024-10)
- Coordination avec les Dirigeants de Dublin et des Régionaux d'Europe
- Gestion des agendas (conférences, déplacements, évènements)
- Réception et dispatching du courrier, interface avec les services
- Gestion des locaux, des salles, des lieux de détentes
- Organisation des évènements interne
- Gestion des prestataires, interface avec le département Facilitait
- Coordination avec le dépt EMEA Workspace Opération
- Assister toutes les BU interne
- Excellente maîtrise de la gestion des fournisseurs de tout ordre
- Préparation des "On boarding" des nouveaux collaborateurs
- Chargée de la communication quotidienne via Wonkavision
- Interface avec les différents Facilities Managers secteur SÉCURITÉ
- Etude financière, gestion, suivi comptable
- Veille au bien être des salariés et de leurs attentes
- Onboarding, pack entrance, kits badges, accompagnement les 1ers jours
- Room Service, Gestion des salles, Pc sécurité, espaces techniques
- Interface avec les prestataires immeuble, nettoyage et assistance techniques
- Feed back & one to one avec les US et Dublin 2 fois par semaine
- Formation des nouveaux arrivants aux procédures de travail
- Gestion des services généraux et commandes fournitures
- Suivi proactif de la facturation et des dossiers administratifs
- Assistanat de deux directeurs
- Coordination des éléments liés aux déclamants (visas, ESTA..)
- Organisation logistique des déplacements professionnels
- Supervision des préparations réunions et conférences
- Prise & Analyse des briefs clients en provenance des différentes BU
- Pilotage des évènements
- Chargée du bureau dans sa globalité et des besoins de tous les salariés
- Support de tous les responsable BU
- Négociation forte auprès des prestataires
- Planification des ressources & études financières des postes du bureau
- Assurer la liaison avec les divers départements
- Interface avec les prestataires, négociations des devis
- Organisation des Workshops pour amélioration de la visibilité
- Gestion des fournisseurs de bout en bout jusqu'au Post évènement
Office Manager & Events Assistanat de direction - BS&PARTNER and Co - Paris VIII, France
(2014-07 - 2022-11)
- Gestion des services généraux et commandes fournitures
- Suivi proactif de la facturation et des dossiers administratifs
- Assistanat de deux directeurs
- Coordination des éléments liés aux déclamants (visas, ESTA..)
- Organisation logistique des déplacements professionnels
- Supervision des préparations réunions et conférences
- Prise & Analyse des briefs clients en provenance des différentes BU
- Pilotage des évènements
- Chargée du bureau dans sa globalité et des besoins de tous les salariés
- Support de tous les responsable BU
- Négociation forte auprès des prestataires
- Planification des ressources & études financières des postes du bureau
- Assurer la liaison avec les divers départements
- Interface avec les prestataires, négociations des devis
- Organisation des Workshops pour amélioration de la visibilité
- Gestion des fournisseurs de bout en bout jusqu'au Post évènement
Chef de Projets Congrès Internationaux - Laboratoire AMGEN - Neuilly Sur Seine, France
(2011-12 - 2014-04)
- Développer la fidélisation des client
- Gestion du budget - REX avec toutes les BU
- Recueil des besoins des différentes BU Oncologie & Néphrologie
- Logistique Globale des événements entrants
- Travail en transverse avec les différents services indispensables
- Affaires médicales, compliance, CNOM, DMOS
- Pilotage des orateurs et leader d'Opinion sur tous les congrès
- Sélection des lieux et réservations des espaces
- Pilotage des achats reporting des tableaux de bord et suivi du KPI
- Présence sur les événements salons, congrès, voyages incentives
- Chargée des tracing et documents de communication
- Suivi du bon déroulement des étapes, documentation et communication régulière autour de l'avancement du projet
- Coordonnation des activités, ressources et informations avec les différents acteurs afin de délivrer les projets dans le respect des prévisions de qualité, délais et coûts
