Ismahane Toukal

Assurer le secrétariat de direction et la gestion administrative quotidienne de l'établissement.

Secrétaire de direction at Résidence de l'amandier AEDE-Esat (2026-04 – 2026-06)

Assurer le secrétariat de direction et la gestion administrative quotidienne de l'établissement.

• Organiser et suivre les dossiers administratifs, RH-DPAE et usagers.
• Gestion des plannings et des emplois du temps sur Octime.
• Accueillir et renseigner les familles, partenaires et intervenants (accueil physique et téléphonique).
• Gérer les courriers, emails, agendas et la circulation des informations.
• Préparer et suivre les dossiers du personnel (contrats, absences, visites médicales, arrêts maladie).
• Participer à la préparation des éléments de paie et au suivi des ressources humaines.
• Assurer le suivi des formations et des déclarations d'accidents du travail.
• Réaliser la facturation mensuelle des frais de séjour et le suivi des tableaux de bord.
• Gérer les admissions, sorties et dossiers administratifs des usagers.
• Élaborer des tableaux de suivi et des outils de pilotage d'activité.Organiser les réunions, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des actions.
• Gérer les commandes de fournitures et le suivi des prestataires.
• Participer à l'organisation d'événements et d'actions institutionnelles.
• Utiliser les logiciels bureautiques (Pack Office, Outlook, Octime) pour le suivi administratif et organisationnel.

Assistante de Direction at ADEF Habitat (2026-01 – 2026-01)

• Gestion de la relation client,mail téléphone.
• Suivi budgétaire
• La gestion des appels d'offre.
• Traitement des devis, factures...
• Qualité d'élocution et rédactionnelle.
• Reporting et mise à jour des tableaux de suivi.
• Coordination des interventions et gestion des prestataires.
• Gérer les commande de matériel technique.
• Rédiger les compte rendu technique.

Assistante Administratif et accueil at Résidence EHPAD Airelles (2023-01 – 2025-12)

Gestion administrative quotidienne: Prise en charge des appels téléphoniques, accueil physique des visiteurs et des familles, gestion du courrier et des documents administratifs.

• Mettre à jour et ajuster les plannings et mouvements des équipes soignantes en veillant aux contraintes organisationnelles.
• Qualité d'élocution et rédactionnelle
• Traitement des dossiers des résidents: Mise à jour et suivi des dossiers administratifs et médicaux des résidents, en collaboration avec l'équipe médicale.
• Rédaction de rapports et de correspondances: Rédaction de lettres administratives et de rapports internes, ainsi que de comptes rendus pour la direction et le service technique.
• Téléprospection des demandes d'admission et organisation des VPA (Visites Préalables d'Admission) /via Trajectoire
• Coordination avec les équipes soignantes: Communication constante avec les équipes médicales et paramédicales pour assurer un suivi optimal des résidents et une bonne gestion des plannings.
• Demande d'APA (Aide Personnalisée d'Autonomie) et gestion des démarches sociales pour les résidents.
• Gestion des stocks et des fournitures: Suivi des commandes de matériel médical et administratif, gestion des stocks afin d'assurer le bon fonctionnement des services de l'EHPAD.
• Facturation: Prise en charge de la facturation des prestations et suivi des paiements des résidents.

Employée administrative at France Travail (Pôle Emploi) (2020-01 – 2021-12)

Accompagnement des demandeurs d'emploi.

• Analyse des profils et évaluation des compétences.
• Gestion des offres d'emploi.
• Conseil Propositions de solutions adaptées pour faciliter l'accès à 'emploi, y compris l'orientation vers des dispositifs spécifiques comme le financement de formations ou les aides à l'embauche.
• Suivi administratif.

Gérante d'Entreprise Commerciale at Le Géant (2011-01 – 2016-12)

Gestion et développement de l'entreprise Gestion de l'équipe: Encadrement, recrutement, et formation de l'équipe commerciale.

• Stratégie commerciale e-marketing: Élaboration de la politique commerciale. Gestion financière.
• La téléprospection Relation clients: Fidélisation des clients, gestion des relations commerciales, négociation des contrats et des conditions de vente.
• Gestion des stocks et des approvisionnements: Optimisation des stocks et gestion des commandes pour garantir la disponibilité.

Agent de Facturation at Banque Extérieure (BEA) (2010-01 – 2011-12)

Gestion de la facturation: Traitement et suivi des factures, préparation des documents nécessaires pour les paiements, et vérification des montants facturés conformément aux contrats et accords.

• Gestion des compte clients:traitement des opération bancaires.
• Vérification des paiement,résolution les divergences ou anomalies.
• Le suivi administratif quotidiennes.

Bachelor in gestion administrative et manageriale (2005-01 – 2009-12)

Ingénieur Affaire in Management

Technicienne Supérieure in Commerce International – HIMI (2004-01 – 2005-12)