Pascale Simon

Etablissement des factures, lettrage des règlements, relance impayées Montage des dossiers de formation sur plateforme OPCO jusqu’à l’établissement de la facture Suivi des dossiers médecine du travail

Assistante polyvalente at Travaux en hauteur: SMITH (PME 35 personnes) (2023 – 2026)

• Etablissement des factures, lettrage des règlements, relance impayées
• Montage des dossiers de formation sur plateforme OPCO jusqu’à l’établissement de la facture
• Suivi des dossiers médecine du travail
• Gestion flotte automobiles (modification cartes grises, montage dossiers accident)
• Suivi des services généraux (électricité, extincteurs, téléphonie…)
• Etablissement de rapport chantier

Assistante de direction at Organisme de Formation CNAM IDF (Association 60 personnes, 11 centres en IDF) (2019 – 2022)

• Services généraux:
• Gestion, négociation et coordination des contrats avec les fournisseurs
• Gestion des locaux et commande des fournitures du siège à Paris
• Gestion des déménagements des centres, des demandes de travaux
• Suivi de la facturation de l'ensemble des contrats relatifs aux services généraux
• Gestion et suivi des règles de sécurité des bâtiments
• Participation à l’organisation d'événements de l'association
• Participer à l'élaboration et la diffusion de la communication interne
• Assistanat juridique:
• Gestion administrative des conventions de formation et de partenariat (contrôle, relecture, suivi et classement)
• Organisation des réunions du conseil d’administration et de l’assemblée générale (convocation, réservation de salle, préparation des documents, suivi des présences, accueil, rédaction des procès-verbaux…); tenue des formalités afférentes
• Assurer les formalités auprès de l’INSEEE et la préfecture
• Suivi des contrats d’assurances, gestion des sinistres
• Relecture/rédaction des baux commerciaux et/ou des conventions d'occupation de lycées, suivi des échéances de renouvellement et rédaction des avenants
• Assistanat de direction:
• Assurer l’accueil physique / téléphonique destiné à la direction
• Organiser les rendez-vous, gérer le planning
• Gestion du courrier entrant et sortant
• Gestion des commandes de coursiers / envoi de colissimo

Assistante de direction at OPCA Constructys IDF (Association 25 personnes) (2014 – 2017)

• Administratif:
• Gestion des locaux et services généraux (fournitures, informatiques…)
• Suivi des contrats et des relations fournisseurs
• Accueil des nouveaux salariés et des intérimaires (rédaction des contrats de travail, déclaration à l’embauche, inscription mutuelle, suivi des visites médicales, assistance informatique)
• Organiser les Conseils d’Administration
• Comptabilité / paie:
• Règlement des fournisseurs
• Tenue des comptes bancaires et de la caisse (pointage des achats CB, virement des salaires et gestion interne)
• Gestion des éléments de paie (tickets restaurant, congés, RTT, maladies)
• Suivi des notes de frais
• Gestion de projet:
• Organisation du déménagement de l’OPCA Région Parisienne et de l’OPCA Grande Couronne suite à leur fusion: recherche des locaux, réinstallation, choix des divers prestataires pour débarras, travaux, sélection de l’agenceur, réalisation d’un rétro-planning, report ou clôture des contrats fournisseurs, information du personnel

Assistante de la direction Santé et Autonomie at Fondation Caisses d’Epargne pour la Solidarité (50 personnes) (2013 – 2014)

• Interface avec les correspondants internes et externes de la Fondation
• Communication avec les différents interlocuteurs des 115 établissements (directeurs régionaux, directeurs d’établissement, assistants de direction)
• Mise à jour régulière des documents du réseau
• Organiser les rendez-vous, gérer le planning
• Suivi et classement des dossiers

Assistante de direction at Agence de design: MBD Design (PME 30 personnes) (1991 – 2013)

• Organiser les rendez-vous, gérer les plannings, suivi des visites médicales du travail
• Traitement du courrier, devis, mailing (de la saisie à l’archivage)
• Mise à jour de la base de données clients et fournisseurs
• Gestion des locaux et services généraux, suivi des contrats fournisseurs
• Responsable achat des stocks
• Préparer les dossiers administratifs en réponse aux appels d’offres
• Organiser les déplacements France et étranger et demande de visa
• Suivi des bons de commande
• Elaboration des factures
• Relances clients pour la facturation
• Règlement des fournisseurs
• Rédiger et formaliser le Document Unique d’Evaluation et prévention des Risques professionnels

Secrétaire administrative (Service paie et personnel) at Agence de publicité: BELIER (1990 – 1990)

• Rédiger les contrats de travail et courriers internes
• Gérer les congés

Secrétaire médicale at Cabinet de radiologie: André Willemin; Cabinet médical de médecins spécialistes; Hôpital Lariboisière (1988 – 1989)

• Accueil et accompagnement des patients
• Gestion des dossiers d’entrée et de sortie des patients
• Prise de rendez-vous
• Compte rendu d’examens

Secrétariat commercial / Secrétariat médical – ESS: Ecole Supérieure de Secrétariat (1987 – 1989)