Στέλεχος Γραμματειακής Υποστήριξης

Στέλεχος Διοικητικής Υποστήριξης & Διοργάνωσης Συνεδρίων (Office Support & Event Coordinator)

Κύριες Αρμοδιότητες:

• Διοργάνωση & Συντονισμός Συνεδρίων / Events:

• Επικοινωνία και συντονισμός με προμηθευτές (ξενοδοχεία, χώρους εκδηλώσεων, catering, οπτικοακουστικό εξοπλισμό).
• Διαχείριση συμμετοχών, εγγραφών και επικοινωνία με ομιλητές/χορηγούς.
• Οργάνωση και συντονισμός ταξιδιών, διαμονής και μετακινήσεων (travel & accommodation management).
• Υποστήριξη στην προετοιμασία συνεδριακού υλικού (παρουσιάσεις, πρόγραμμα, επιστολές, badges).
• Υποστήριξη στην οργάνωση του συνεδρίου

• Back Office & Sales Support:

• Σύνταξη και αποστολή οικονομικών προσφορών & συμβάσεων.
• Παρακολούθηση τιμολόγησης, εισπράξεων και παρακολουθηματικών πληρωμών.
• Επεξεργασία και επιμέλεια εταιρικών αναφορών (reports) και εγγράφων.

• Διοικητική Υποστήριξη & Γραμματεία:

• Υποδοχή επισκεπτών, διαχείριση τηλεφωνικού κέντρου και κεντρικού email.
• Παρακολούθηση ατζέντας Διοίκησης και σημαντικών προθεσμιών.

Απαραίτητα Προσόντα:

• Πτυχίο Τριτοβάθμιας Εκπαίδευσης (κατά προτίμηση σε διοίκηση επιχειρήσεων, marketing, τουριστικά ή επικοινωνία).
• Πολύ καλή γνώση MS Office (ιδιαίτερα Excel, Word, PowerPoint) & ευχέρεια στη χρήση ψηφιακών εργαλείων.
• Πολύ καλή γνώση της Αγγλικής γλώσσας (γραπτά & προφορικά - απαραίτητη για επικοινωνία με ξένους ομιλητές/συνέδρους).
• Προϋπηρεσία ή εμπειρία σε διοργάνωση συνεδρίων/εκδηλώσεων ή/και γραμματειακή υποστήριξη.

Επιθυμητές Δεξιότητες (Soft Skills):

• Εξαιρετικές οργανωτικές και διαχειριστικές δεξιότητες (multi-tasking).
• Ικανότητα εργασίας υπό την πίεση προθεσμιών (deadlines).
• Άνεση στην επικοινωνία, διαπραγματευτικές ικανότητες και πνεύμα συνεργασίας.
• Ανεπτυγμένο αίσθημα ευθύνης