Sofía Barreno Guzmán

Event Manager con 4 años de experiencia liderando de principio a fin conferencias y exhibiciones B2B de alto perfil, en formatos presenciales e híbridos. Gestioné un portafolio de 25 eventos al año (2–3 por mes) con presupuestos de $50,000 a $500,000 AUD y entre 200 y 500 asistentes por evento, a cargo de la negociación con proveedores, seguimiento presupuestario, áreas de exhibición para patrocinadores y ejecución on-site, además de coordinación directa con stakeholders senior y C-suite executives.

Event Manager - The Australian Financial Review - Sídney, Australia

(2025-03 - 2026-07)

Portafolio: 25 conferencias & exhibiciones B2B/año (2–3/mes) · Presupuestos de $50K–$500K AUD · 200–500 asistentes · Formatos presencial e híbrido

• Gestioné de 3 a 4 eventos de forma simultánea en distintas fases (planeación, ejecución en vivo, cierre), asegurando que no hubiera interrupciones entre los cronogramas
• Lideré la negociación de contratos con venues y proveedores de AV, logrando hasta un 50% de reducción de costos en cotizaciones individuales (ej. de $40K a $30K y de $20K a $10K) sin afectar la calidad del servicio
• Di seguimiento y reportó presupuestos frente al forecast, señalando variaciones a stakeholders senior para respaldar decisiones informadas de gasto
• Coordiné vuelos y hospedaje para equipos internos, stakeholders de la organización y speakers locales e internacionales en todo el portafolio de eventos
• Lideré la ejecución on-site de summits de gran escala con áreas de exhibition y stands para patrocinadores, liderando un equipo core de 4 personas mientras resolvía imprevistos en tiempo real (sustitución de proveedores de último momento, cancelaciones de speakers que requerían actualizaciones el mismo día en presentaciones, agendas, sitio web y runsheets, y necesidades dietéticas especiales)
• Coordiné de forma directa con C-suite executives, organizaciones patrocinadoras y speakers de alto perfil, incluyendo CEOs de instituciones financieras líderes en Australia, para asegurar una entrega premium del evento y su éxito comercial
• Colaboré de forma cross-funcional con Account Management (consultas de patrocinadores sobre precios, espacio de stand y seguridad de speakers), equipo Comercial (ritmo de venta de entradas según capacidad del venue), Producción (logística de speakers, seguridad, diseño de escenario) y Marketing (aprobación creativa de escenario, presentaciones y medios digitales)
• Edité grabaciones post-evento de los summits para distribución interna y externa

Event Registration Manager - The Australian Financial Review - Sídney, Australia

(2023-07 - 2025-03)

Portafolio: 25 eventos B2B/año en 3 series (AFR Events, AFR Lists Events, AFR Connect Series) · Formatos híbridos (presencial y virtual)

• Construí, lanzó y gestionó el registro de asistentes usando EventsAir, cubriendo summits, breakfasts, dinners y eventos de celebración, todos con áreas de exhibiciones para patrocinadores
• Colaboré con Marketing, Account Managers, Event Producers, Directors y Event Managers para lanzar y ejecutar los eventos según cronograma
• Elaboré reportes post-evento de registro, analizando tendencias de asistentes y patrones de reserva para informar la planeación de eventos futuros
• Lideré la migración a un nuevo sistema de pasarela de pagos sin ninguna interrupción en la venta de entradas en vivo
• Mantuve bases de datos de asistentes depuradas y llevó la conciliación financiera completa de cada evento
• Fui el contacto principal el día del evento para asistentes, patrocinadores y speakers, resolviendo en tiempo real problemas de registro y de plataforma tanto en experiencias presenciales como virtuales

Event Operations Coordinator - The Australian Financial Review - Sídney, Australia

(2022-03 - 2023-07)

Portafolio: 12 eventos B2B/año en formato híbrido (presencial y virtual)

• Gestioné atención al cliente y consultas sobre eventos a través de más de 5 bandejas de entrada y líneas telefónicas
• Di seguimiento a gastos de registro y apoyó en facturación/cobros en colaboración con el equipo de Cuentas/Finanzas
• Preparé materiales de conferencia y equipo de check-in antes de cada evento, incluyendo gafetes, rótulos de mesa y montaje del área de registro
• Me adapte rápidamente a nuevo software de eventos, incluyendo EventsAir y BeeFree
• Supervisé el inventario y los insumos de las conferencias

Disney College Program Internship - Walt Disney World Resorts, Inc - Estados Unidos

(2015-01 - 2015-07)

• Seleccionada para el competitivo programa internacional de pasantías de Disney, brindando servicio al cliente en una de las operaciones de hospitalidad más grandes del mundo

Master of Sport Management - Sport Management - University of Technology Sydney (2019 - 2021)

Licenciatura en Administración de Empresas - Administración de Empresas - Universidad Rafael Landívar (2012 - 2017)