דרוש.ה רכז.ת אדמיניסטרטיבי.ת לספרייה הלאומית

התפקיד כולל מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת למנהלים בכירים בספרייה; לרבות תיאום ותיעדוף משימות, עמידה בנהלי עבודה מסודרים, קשר רציף עם ממשקים מגוונים ועוד. העבודה מתבצעת בהתאם לסדרי עדיפויות ולתיאום מוגדר מראש.תחומי אחריותתיאום וקביעות פגישות ביומנים, כולל ניהול זימונים, עדכונים ושינויים מול גורמים שונים. ביצוע follow up שוטף על פגישות, בקשות ומשימות. ריכוז פניות ומעקב. מעקב אחר משימות, פניות נכנסות מגורמים שונים ועדכון גורמים רלוונטיים. עבודה שוטפת מול אגפים וממשקים בארגון. סיוע בהכנת מסמכים ותמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת.תיאור התפקיד:ריכוז מידע ותיאום בין עבודת הצוותים השונים בתחום ומול תחומים ואגפים נוספים בספרייהארגון וניהול ארכיון פרסומים, צילומי תיעוד ופרסום טיפול בהסכמים עם ספקים ואומנים, הכנת חומרים לוועדות, מעקב אחר חשבוניות ותשלומים, הוצאת דוחות נתונים, כתיבת חומרים להצגת תכנים בפני גורמים שונים והכנת מצגותמענה לפניותסיוע מנהלי בהפקת אירועים גדוליםדרישות: ניסיון של 3 שנים לפחות בתפקיד אדמיניסטרטיבי- חובהשליטה ביישומי OFFICE בדגש על Outlook - חובהניסיון בעבודה עם מספר גורמים במקביל- יתרון משמעותיניסיון בעבודה עם הנהלה בכירה- יתרון משמעותי יכולת מעקב גבוה וביצוע תיעדוף תוך דיוק, סדר וארגוןיכולת עבודה בסביבה מרובת משימות וממשקיםכישורי ניסוח ברמה גבוהה תודעת שירות ויחסי אנוש טוביםהמשרה ממוקמת בירושלים | היקף משרה מלאההמשרה מיועדת לגברים ולנשים כאחד | רק פניות מתאימות תיענינה המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.