Admin Assistant

Executive Assistant エグゼクティブアシスタント - Real Estate Team 不動産チーム (Competitive salary, Flexible WFH, Marunouchi)

Overview

Our client is seeking an Admin Assistant to provide executive support to senior professionals in a global investment management and real estate firm based in Central Tokyo. This role offers direct support to the Managing Director and exposure to a small, close-knit real estate investment team. The position features competitive compensation above market rates and flexible work-from-home options depending on workload and business needs.

Key Responsibilities

• Manage complex schedules for Managing Director and senior team members
• Coordinate international and domestic travel arrangements
• Provide administrative support to real estate investment team
• Organize and coordinate meetings and events for senior professionals
• Handle last-minute schedule changes with flexibility and initiative
• Liaise with internal and external stakeholders on behalf of executives
• Prioritize and manage multiple competing tasks under pressure
• Maintain confidentiality and discretion in handling sensitive information
• Prepare and organize documents and presentations using Microsoft Office
• Support team operations by anticipating needs and proactively resolving issues

Requirements:

• Experience supporting senior executives in financial or professional services
• Strong organizational skills for managing complex schedules
• Ability to coordinate international travel arrangements
• Proficiency with calendar and meeting management tools (e.g., Outlook)
• Experience working independently in a small office environment
• Fluency in Japanese and English for communication in Tokyo office
• Familiarity with real estate investment terminology is preferred but not mandatory
• Experience with Microsoft Office Suite, especially Excel and PowerPoint
• Ability to manage multiple priorities under pressure
• Strong interpersonal skills for liaising with senior professionals

Benefits:

• Competitive salary above market rates
• Flexible work-from-home 2-3 days weekly in slow seasons

エグゼクティブアシスタント - 不動産チーム（競争力のある給与、柔軟な在宅勤務、丸の内）概要当社クライアントは、東京都心に拠点を置くグローバルな投資運用および不動産会社で、シニアプロフェッショナルへのエグゼクティブサポートを提供する管理アシスタントを募集しています。この役割は、マネージングディレクターへの直接サポートと、小規模で結束力のある不動産投資チームへの関与を提供します。市場水準を上回る競争力のある報酬と、業務量やビジネスニーズに応じた柔軟な在宅勤務オプションが特徴です。

主な業務内容：

• マネージングディレクターおよびシニアチームメンバーの複雑なスケジュール管理
• 国内外の出張手配の調整
• 不動産投資チームへの事務サポート提供
• シニアプロフェッショナルのための会議やイベントの企画・調整
• 急なスケジュール変更に柔軟かつ自主的に対応
• 役員を代表して社内外の関係者との連絡調整
• 複数の競合するタスクを優先順位付けし、プレッシャー下で管理
• 機密情報の取り扱いにおける守秘義務と慎重さの維持
• Microsoft Officeを使用した書類やプレゼンテーションの準備・整理
• チームの運営を支援し、ニーズを予測して積極的に問題を解決

応募条件：

• 金融または専門サービス業界でのシニアエグゼクティブサポート経験
• 複雑なスケジュール管理に優れた組織力
• 国際出張手配の調整能力
• カレンダーおよび会議管理ツール（例：Outlook）の操作スキル
• 小規模オフィス環境での独立した業務遂行経験
• 東京オフィスでのコミュニケーションに必要な日本語および英語の流暢さ
• 不動産投資用語の知識があれば尚可（必須ではありません）
• Microsoft Officeスイート、特にExcelおよびPowerPointの使用経験
• プレッシャー下で複数の優先事項を管理する能力
• シニアプロフェッショナルとの連携に必要な高い対人スキル

福利厚生：

• 市場水準を上回る競争力のある給与
• 閑散期には週2～3日の柔軟な在宅勤務