総務
職務内容
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求人要約
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- 【学会を支える】会員管理や会議運営など幅広く担当
- 【柔軟な働き方】年休130日／在宅可／フレックス制
- 【安定基盤】設立1972年／専任職員登用制度あり
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仕事内容
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会員管理、会計、会議準備など、医学・学術分野の学会運営を支える事務局業務をお任せします
医学・学術分野の学会運営を支える事務局スタッフとして、幅広い業務をお任せします。 学会の役員や会員の方々と連携し、各種手続きや行事を円滑に進める、学会運営に欠かせないポジションです。 ▼具体的な業務内容 ---------------------- 【1】役員・会員の方々への対応 担当学会の役員や会員の方々と、メールや電話などで連絡・調整を行います。 【2】会員情報の管理 入会・退会の手続き、会費の請求、登録情報の更新などを担当。 会員データの加工や、管理システムの運用・検証にも携わります。 【3】会計・事務業務 学会に関する入出金の管理をはじめ、予算案の作成や決算処理などを行います。 【4】各種会議の準備・運営 理事会、評議員会、各種委員会などの日程を調整。 資料の作成や当日の準備、議事録の作成まで一連の業務を担当します。 【5】法務事務 定款の変更や役員登記の変更などの各種手続きを行います。 【6】学術集会の運営サポート 学会が開催する学術集会の準備や運営をサポートします。 【7】学会管理システム「IGMS」への対応 システムの広報・販売、機能の検証、利用者へのヘルプデスク業務などを行います。 【8】そのほかの学会運営業務 理事選挙の運営や、専門医・認定医試験への対応なども担当します。 ※担当学会によっては、海外の学会と英語で連絡を取る場合があります。（主にメールや電話を使用） ※年2回程度、1～3泊の出張があり、休日に出張する場合もあります。 ▼入職後の流れ ----------------- 入職後は、当財団や学会について理解することからスタートします。 その後は先輩職員のサポートのもと、実際の業務を通じて仕事の流れを習得していきます。 これまでの経験や習熟度に合わせて業務をお任せしていく想定です。 周囲と連携しながら、徐々に学会運営に関する専門知識を身につけてください。
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チーム組織構成
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当財団は中途・キャリア採用のメンバーが多いため、馴染みやすい環境です。 普段は静かなオフィスですが、困ったときはいつでも周囲が相談に乗りますので、気兼ねなく話しかけてください。 ★女性管理職も在籍しています
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対象となる方
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【未経験歓迎】学会運営の経験は不問／バックオフィス経験者はなお歓迎！
【必須条件】 ■大卒以上 ■社会人経験5年以上 ■Word・Excel・PowerPointの基本操作 【以下の経験がある方歓迎】 ■経理・会計・法務に関する実務経験 ■学会事務局での実務経験 ■英語を使用した業務経験（英文メール、英会話、英文議事録の作成など） ■データ管理やシステムの動作・機能検証に携わった経験 【こんな方なら活躍できます！】 ◎正確かつ丁寧に事務処理を進められる方 ◎社内外のさまざまな方と円滑にコミュニケーションを取れる方 ◎複数の業務を整理し、優先順位をつけて進められる方 ◎幅広い業務に柔軟に取り組める方 ◎医師や先生と呼ばれる方に物怖じしない姿勢をお持ちの方
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勤務地
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【JR信濃町駅から徒歩1分／転勤なし】 東京都新宿区信濃町35番地 信濃町煉瓦館 ＜アクセス＞ JR「信濃町駅」から徒歩1分 都営地下鉄大江戸線「国立競技場駅（A1出口）」徒歩5分 ◎在宅勤務（リモートワーク）も可！ ◎受動喫煙対策：オフィス内禁煙
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勤務時間
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＜フレックスタイム制度＞ コアタイム／10:00～15:00 フレキシブルタイム／始業8:00～10:00、終業15:00～20:00 1日の標準労働時間／7時間30分 標準的な勤務時間例／9:00～17:30 など ※学会開催による17時30分以降の勤務有 ※学会開催による休日出社有（振替休日有） ※年2回程度、1～3泊の出張有 ＜在宅勤務制度（リモートワーク）もあり＞ 業務の進捗やご家庭の事情なども踏まえ、在宅勤務も活用できます。 ※上長の承認を得て月10回まで／入職後3カ月間は対象外 ※活用実績多数あり
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平均残業時間
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月10時間以内 ※所定労働時間7.5時間を超えた時間を残業時間としています。
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雇用形態
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契約社員
契約期間1年／更新あり／満期4年 ※正職員登用制度あり（毎年登用実績あり）
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給与
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年俸342万円以上＋賞与＋各種手当 月額28万5,000円以上 ※12分割して1／12を月々支給 ※経験や能力などを考慮し決定します ※時間外手当は別途全額支給（所定時間超過分から25％割増）
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給与にプラスしてもらえる手当・インセンティブ
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■時間外勤務手当 ■通勤手当
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賞与
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年1回（12月支給）
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昇給
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年1回
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入社時の想定年収
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年収342万円～420万円
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社員の年収例
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- 年収440万円／入職2年目
- 年収470万円／入職3年目
- 年収540万円／入職4年目 ※4年目から正職員
- ※ 上記は、事務局運営スタッフのご経験が3年以上ある場合のモデルケースです。
待遇・福利厚生
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＜各種制度＞ ■社会保険完備（雇用・労災・健康・厚生年金） ■関東ITソフトウェア健康保険組合・日本ITソフトウェア企業年金基金 ■正職員登用制度（正職員登用実績あり） ■育児・介護短時間勤務制度 ■在宅勤務制度（リモートワーク）（上限10回／月） ■服装自由（オフィスカジュアル可） ■研修制度充実 ▽外部や内部の講師による専門的な研修 ▽ITスキル研修 ▽社外研修の受講可能 など ＜人事給与制度＞ ※正職員登用後から 創立50年となる2022年度から新制度へ移行しました。等級制度、新評価制度、新給与制度を導入し、職員の貢献が報われるオープンな制度の確立を目指しています。
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休日・休暇
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年間休日：130日（2026年度）
■完全週休2日制
（土・日）
■祝日休み
■年末年始休暇
（12月29日～1月4日）
■夏期休暇 ■慶弔休暇 ■有給休暇 ■産前・産後休暇 （取得実績あり） ■育児休暇 （取得実績あり） ■介護休暇 （取得実績あり） ■創立記念日（5月1日）
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取材レポート
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■商品・サービスの強みは？
医学・薬学の発展を支える専門性の高い事務職へ
一つひとつの業務が学会の円滑な活動につながります。表舞台に立つ仕事ではありませんが、医師や研究者などの活動を支え、その先にある医学・医療の発展に貢献できることは、大きなやりがいとなるでしょう。 また、担当業務は会計や法務、システム管理など多岐にわたります。経験を重ねるほど対応できる領域が広がり、学会運営に関する専門性が身についていくことにも、自身の成長を実感できます。
会員情報や会費、予算・決算など、正確性が求められる情報を数多く扱います。会議準備や問い合わせ対応など複数の業務が同時に進むこともあるため、優先順位を考えながら対応しなければなりません。 また学会ごとに運営方法や年間スケジュールが異なるため、担当学会のルールを一つずつ理解する必要があります。 働き方についても、出張や休日に対応する場合もあり、その点も予め理解しておくことが大切です。
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