一般事務・アシスタント

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仕事内容

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【虎ノ門】事務職（安全保障・日米グループ）◆会議運営・出張手配・経理支援／フレックス／土日祝休み

当社の日米安全保障グループにて、研究員・グループ長を支える事務全般を担当いただきます。会議・セミナーの準備運営（オンサイト／ウェビナー）、稟議作成・経理支出処理、国内外出張手配、講師・来賓対応、当日の受付運営まで、英日両言語での調整業務を含め幅広く担っていただきます。 ■業務内容： ・稟議作成 ・経理支出処理 ・会議運営ロジ手配全般 ・イベント運営ロジ手配全般 ・出張手配、招へい関連旅行手配（ロジ含む） ■業務詳細： 1.研究会（対面／ウェビナー）など、小規模且つオンサイトで行われる会議の準備・運営（ロジ）業務（※部屋の予約、来館登録、資料印刷等） 2.財団独自の管理システムの習得およびシステムを利用しての、会議開催関連、関係機関・個人への業務委託、協力依頼などの稟議（定型）の作成、期中、事後の支払い 3.グループ・主任研究員事業において実施する中規模・大規模のセミナーやラウンドテーブル、公開講演会開催時の準備、ロジ全般 ◎実施準備、当日運営（ロジ） ・会場、会食手配／業者手配・契約（コーヒー・弁当等、同時通訳、会議補助、映像、ビル管理会社、旅行業者、タクシーなど）／ウェブサイトへのイベント情報掲載・メール配信、メルマガ配信関係業務（資料作成、広報との調整）／会場準備（座席・舞台・配布資料など）／その他必要機器の予約と借り受けなど ◎その他、当日の受付業務、会場内業務、調整連絡等 ◎事業関係者との連絡・調整（メール・電話）［日本語、英語］ ・講師への依頼状送付・承諾書受領、送金関連書類のやり取りなど 4.職員および外部関係者の国内外出張手配 ・フライト・リサーチ＆予約／航空券見積依頼（旅行業者）／国内外のホテル・リサーチおよび宿泊の予約／旅行保険の付保／査証申請の準備／海外携帯電話の予約と借受け／出張依頼状の作成・送付など 5.財団の内部システムを使った業務 ◎内部の定型稟議書の作成、経費精算（当財団独自の業務管理システムを使用） ◎対外文書の作成［日本語、英語］ ・出張、会議、講演出席依頼状、お礼状など※ひな型あり ◎部署内の電話・来客応対 6.その他付随する庶務業務（グループ全体の来客対応、来館者登録、部屋の確保、資料のコピー、ファイリング／郵便の受け取り・仕分け／内部MTG資料の更新・印刷・配布等） 変更の範囲：会社の定める業務

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対象となる方

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学歴不問

＜応募資格/応募条件＞ ■必須条件：以下の1～5のうち1または2を含む2項目以上の実務経験（計3年以上） 1）非営利団体、シンクタンク、財団等での事業運営補助または総合事務経験（稟議・決裁文書作成、経理・支出管理含む） 2）政府諸機関（各省庁等）や政府系団体での内部システムを利用した事務経験（稟議・決裁文書作成、経理・支出管理含む） 3）国際機関事務所、主要国大使館等での事業運営補助または総合事務経験 4）上記団体でのイベント運営・ロジスティクス経験 5）上記団体での出張手配経験 ＜語学補足＞ 歓迎：英語力：メール、簡単な文書を作成できる方（AI利用可）

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勤務地

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＜勤務地詳細＞ 本社 住所：東京都港区虎ノ門1-15-16 笹川平和財団ビル 勤務地最寄駅：東京メトロ銀座線／虎ノ門駅 受動喫煙対策：屋内全面禁煙 変更の範囲：会社の定める事業所

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勤務時間

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＜労働時間区分＞ フレックスタイム制 コアタイム：10:00～15:00 フレキシブルタイム：7:00～10:00、15:00～19:00 休憩時間：60分（12:00～13:00） 時間外労働有無：有 ＜標準的な勤務時間帯＞ 9:00～17:00

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雇用形態

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契約社員

＜契約期間＞ 1年0ヶ月 ＜雇用形態補足＞ 期間の定め：有 契約更新は1年もしくは複数年単位となります（現時点で3年程度を想定）。 ＜試用期間＞ 3ヶ月 契約の更新：有（財団の経営状況、職務遂行能力、勤務態度など） 更新上限：有 通算契約期間上限3年0ヶ月

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給与

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＜予定年収＞ 500万円～650万円 ＜賃金形態＞ 年俸制 ＜賃金内訳＞ 年額（基本給）：4,100,000円～6,100,000円 ＜月額＞ 341,666円～508,333円（12分割） ＜昇給有無＞ 有 ＜残業手当＞ 有 ＜給与補足＞ ※給与詳細は経験・スキル等を考慮の上、決定します。 賃金はあくまでも目安の金額であり、選考を通じて上下する可能性があります。 月給(月額)は固定手当を含めた表記です。

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待遇・福利厚生

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通勤手当、退職金制度 ＜社会保険＞ 健康保険 有、厚生年金 有、雇用保険 有、労災保険 有 ＜各手当・制度補足＞ 通勤手当：公共交通機関による実費支給（上限4,000円／日） 家族手当：無 住宅手当：無 寮社宅：無 厚生年金基金：無 退職金制度：無期雇用の職員のみ ＜定年＞ 60歳 ＜副業＞ 可 ＜育休取得実績＞ 有 ＜教育制度・資格補助補足＞ 自己啓発支援制度、各種オンライン研修 など ＜その他補足＞ ■総合福祉団体定期保険、普通傷害保険の加入 ■昼食代の補助（職員食堂あり） ■港区の福利厚生（リロクラブ提携）の加入 ■定期健康診断（半日ドック補助）等

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休日・休暇

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週休2日制（休日は土日祝日） 年間有給休暇1日～20日（下限日数は、入社直後の付与日数となります） 年間休日日数127日 年末年始休日／年次有給休暇：4月1日を基準日として毎年20日／慶弔による特別休暇（有給）／子の看護等休暇・介護休暇（有給）／その他理事長が定める休日（過去の実績：夏期一斉休業）