秘書

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仕事内容

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【虎ノ門】事務◆フェローシップ受入担当兼秘書／安全保障・日米G◆フレックス／土日祝休／残業月20ｈ程

■業務内容： ・稟議作成（業務委託契約等） ・経理支出処理 ・出張手配 ・フェローシップ運営（受け入れ／送り出し）に関わる業務 ・関連する会議の手配・運営・ロジ ・上席研究員の日程管理（秘書） ■業務詳細： グループ長、上席研究員、他の事務職員とコミュニケーションを取りながら、事業活動の事務手続きの補佐をお任せします。 1）米国団体と共催して実施するフェローシッププログラムの運営 ・日本人、米国人若手フェローの受け入れ・送り出しに関わる契約、ビザ手配補助、来日（訪米）プロセスにおける事務補助業務 ・SPFフェロー滞在時の、オフィス受け入れ準備、滞在中のサポート、日本人との面会サポート、出勤管理業務など 2）上席フェローのスケジュール管理サポート（外部からの講演依頼、国内出張手配、スケジュール全体管理等）および関連稟議の作成 3）上記１－２に関連して、財団独自の管理システムの習得およびシステムを利用しての業務委託、協力依頼、出張等の稟議（定型）の作成、期中、事後の支払い 4）グループ・主任研究員の事業において実施する中規模から大規模なセミナーやラウンドテーブル、公開講演会開催時の準備、ロジ全般 ・実施準備、当日運営（ロジ） └会場、会食手配／業者手配・契約（コーヒー・弁当等、同時通訳、会議補助、映像、ビル管理会社、旅行業者、タクシーなど）／ウェブサイトへのイベント情報掲載・メール配信、メルマガ配信関係業務（資料作成、広報との調整）／会場準備（座席・舞台・配布資料など）／その他必要機器の予約と借り受けなど ・当日の受付業務、会場内業務、調整連絡等 ・事業関係者との連絡・調整（メール・電話）［日本語、英語］ └講師への依頼状送付・承諾書受領、送金関連書類のやり取り／打合せ日程調整等 5）職員および外部関係者の国内外出張手配 ・フライト・リサーチ＆予約／航空券見積依頼（旅行業者）／国内外のホテル・リサーチおよび宿泊の予約／旅行保険の付保／査証申請の準備／海外携帯電話の予約と借受け／出張依頼状の作成・送付等 6）財団内部システムや設定を使った業務 ・定型稟議書の作成、経費精算 ・対外文書の作成［日本語、英語］ └出張、会議、講演出席依頼状、お礼状等※ひな型あり ・部署内の電話・来客応対 7）その他付随する庶務業務 変更の範囲：会社の定める業務

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対象となる方

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学歴不問

＜応募資格/応募条件＞ ■必須条件：以下の中から（1）もしくは （2） を含む二つ以上の実務経験（3年以上） 1）海外からの外国人受け入れ業務、若手人材育成に関わる業務経験。 2）役員、シニア研究者等の秘書業務に関わる経験があること。 3） 非営利団体、シンクタンク、財団などの事業運営補助経験、もしくは総合事務業務経験 4） 政府諸機関（各省庁等）、政府系団体等での内部システムを利用した事務業務従事経験 5） 国際機関事務所、主要国大使館などにおける、事業運営補助経験、もしくは総合事務業務経験 ＜語学力＞ 歓迎条件：英語中級 ＜語学補足＞ 歓迎：日常コミュニケーションが可能なレベルの英語力（AIを使いながら文書・報告書の作成等が可能な方）

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勤務地

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＜勤務地詳細＞ 本社 住所：東京都港区虎ノ門1-15-16 笹川平和財団ビル 勤務地最寄駅：東京メトロ銀座線／虎ノ門駅 受動喫煙対策：屋内全面禁煙 変更の範囲：会社の定める事業所

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勤務時間

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＜労働時間区分＞ フレックスタイム制 コアタイム：10:00～15:00 フレキシブルタイム：7:00～10:00、15:00～19:00 休憩時間：60分（12:00～13:00） 時間外労働有無：有 ＜標準的な勤務時間帯＞ 9:00～17:00

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雇用形態

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契約社員

＜契約期間＞ 1年0ヶ月 ＜雇用形態補足＞ 期間の定め：有 契約更新は1年もしくは複数年単位となります（現時点で3年程度を想定）。 ＜試用期間＞ 3ヶ月 契約の更新：有（財団の経営状況、職務遂行能力、勤務態度など） 更新上限：有 通算契約期間上限3年0ヶ月

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給与

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＜予定年収＞ 500万円～650万円 ＜賃金形態＞ 年俸制 ＜賃金内訳＞ 年額（基本給）：4,100,000円～6,100,000円 ＜月額＞ 341,666円～508,333円（12分割） ＜昇給有無＞ 有 ＜残業手当＞ 有 ＜給与補足＞ ※給与詳細は経験・スキル等を考慮の上、決定します。 賃金はあくまでも目安の金額であり、選考を通じて上下する可能性があります。 月給(月額)は固定手当を含めた表記です。

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待遇・福利厚生

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通勤手当、退職金制度 ＜社会保険＞ 健康保険 有、厚生年金 有、雇用保険 有、労災保険 有 ＜各手当・制度補足＞ 通勤手当：公共交通機関による実費支給（上限4,000円／日） 家族手当：無 住宅手当：無 寮社宅：無 厚生年金基金：無 退職金制度：無期雇用の職員のみ ＜定年＞ 60歳 ＜副業＞ 可 ＜育休取得実績＞ 有 ＜教育制度・資格補助補足＞ 自己啓発支援制度、各種オンライン研修 など ＜その他補足＞ ■総合福祉団体定期保険、普通傷害保険の加入 ■昼食代の補助（職員食堂あり） ■港区の福利厚生（リロクラブ提携）の加入 ■定期健康診断（半日ドック補助）等

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休日・休暇

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完全週休2日制（休日は土日祝日） 年間有給休暇1日～20日（下限日数は、入社直後の付与日数となります） 年間休日日数127日 年末年始休日／年次有給休暇：4月1日を基準日として毎年20日／慶弔による特別休暇（有給）／子の看護等休暇・介護休暇（有給）／その他理事長が定める休日（過去の実績：夏期一斉休業）