イベントホスピタリティ

Nouvelle Médiasについて

全国放送のテレビ番組やCM、世界的なアーティストのライブ映像、大規模な企業イベントまで、

幅広いメディア・イベントジャンルにおいて、世界水準の体験をワンストップで提供する制作会社です。

卓越した技術力と高いホスピタリティを融合させ、クライアントのビジョンを実現しています。

【職務概要】

グローバル IT 企業におけるハイプロファイルなイベントを支えるチームの一員として、「ゲストホスピタリティ & 会場運営コーディネーター」を募集します。

本ポジションでは、クライアント専用のイベントスペースにおいて、日常の施設管理、来訪者やVIPゲストのレセプション、イベント当日の運営における中心的な窓口を担当します。

クライアント専用のイベントスペース内にて、質の高いホスピタリティと円滑なイベント進行を実現していただきます。社内チーム、外部クライアント、パートナー企業と連携しながら、複雑なロジスティクスや来訪者対応を統括し、質の高いホスピタリティと円滑なイベント進行を実現していただきます。

スピード感のある環境で、高いホスピタリティ精神と確かな実務スキルを発揮し、主体的に最高のサービスを提供できる方を求めています。

【主な業務内容】

1. 会場管理・ホスピタリティ:会場の「指揮者」として、ケータリング、音響・照明・映像(AV)、セキュリティ、ノベルティ/配布物の手配・実行を含め、全体のロジスティクスを調整し、クライアントの求める高い質の体験・ホスピタリティを提供します。
2. 日常のスケジュール管理: 他チームと連携して日々のイベント/施設利用スケジュールを管理し、ダブルブッキングを防ぎ、滞りなくサービスが提供されるよう調整。
3. 事務・管理業務: 備品管理、イベントドキュメント作成、ステークホルダーへのイベント終了後レポートの作成・送信、クライアント専用ツール/プラットフォームへのデータ入力。
4. イベントロジスティクス運用: イベント開催時におけるクライアント側の現場窓口を務めます。事前に現場ニーズを把握し、イベント&バニュー・スペシャリスト(EVS)やサービスパートナーと綿密に連携・調整を行ない、現場で発生するトラブルへ迅速に対応。
5. イベント制作・運営サポート: タイムキーピング、基本的なAV機器の操作、ゲストのご案内、ノベルティ配布など、イベント要件に応じたサポート業務。
6. レセプション(受付・応接)サービス: ゲストや VIP の案内・接遇、参加者リスト管理・チェックイン、移動手段(タクシー等)の手配、電話・メール対応など、コンシェルジュのような洗練された対応。
7. クロスファンクショナルな連携: 社内チームおよびクライアント組織の各レベルと良好な信頼関係を築き、クライアントの運用基準を厳格に遵守。
8. コミュニケーション: 日英両言語でイベント主催者と円滑にコミュニケーションを取り、クライアントの期待値を適切に管理し、必要に応じて迅速にエスカレーション。
9. 改善提案: 会場およびイベントの目標達成に向け、顧客・ゲスト体験をさらに向上させるためのアイデアや工夫を積極的に提案。

【働く環境など】

● 社員の50％が女性、役員の30％以上が女性

● 社員の20％が外国籍社員、半数近くが日常的に英語を業務で使用

● 社員の平均年齢34歳、役員の年齢33～46歳

● 男女とも育休産休取得率・復帰率100％

● チームの昨年1年間の平均残業時間は10時間/月

【労働条件】

<雇用形態>正社員

<試用期間>あり(3ヶ月×2回：試用期間中は契約社員）

<勤務地>渋谷(顧客先での勤務)

＜使用言語＞日本語・英語*日常会話レベル以上

<休暇>週休2日制、有給休暇10日/年(1年目の場合)

<勤務時間>標準業務時間 9:00-18:00(1日8時間労働) ※会場の営業時間に合わせて勤務

※ イベントスケジュールに応じてフレキシブルに対応

※休日：カレンダー通り。初年度有給10日。

※土日祝・夜間勤務は稀ですが、発生した場合は振替休日の取得が可能です。

【必要スキル】

★必須条件★

●1〜2年以上の社会人経験

（ラグジュアリー業界やホスピタリティ業界での VIP・重要クライアント対応経験があれば尚可）

●日本語(ネイティブレベル～ビジネスレベル(JLPT N1相当）・英語(実務レベル TOEIC730点相当以上)

●VIP ゲストやエグゼクティブとの関係構築

● Google Workspaceの基本操作スキル。

● マイク、照明、スクリーンなど、基本的な AV 機器のハンドオン操作に抵抗がないこと。

★歓迎条件★

● イベント制作や施設・会場管理の実務経験。

● オンライン配信プラットフォーム、音響・映像システム、技術制作に関する基礎知識。

● Keynote、Microsoft Office の実務スキル。

● 大規模・複雑なデータベースや管理ツールの使用経験。

● Adobe Creative Cloud などの画像・動画編集ソフトの使用経験。

【選考プロセス】

● 一次選考: 人事および採用責任者によるオンライン面接（※日本語・英語）

● 二次選考: チーム対面面接 ＋ 適性検査（※日本語・英語）

● 最終選考: 役員対面面接＠渋谷オフィス（※主に日本語）

【応募書類】

• 履歴書（日本語／必須）
• 職務経歴書（日本語／必須）
• ポートフォリオ（任意）

※英文の履歴書・職務経歴書をお持ちの場合は、あわせてご提出ください。