Fondamentaux de la gestion administrative
L’assistant administratif rend le travail collectif fiable en organisant les demandes, les horaires et les documents.
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Fondamentaux de la gestion administrative
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À propos de ce cours
L’assistant administratif rend le travail collectif fiable en organisant les demandes, les horaires et les documents. Ce module couvre le tri de la boîte mail, la préparation d’un rendez-vous, l’accueil d’un visiteur, le nommage des fichiers et la passation de fin de journée. Avant la cinquième minute, vous aurez une fiche de suivi exploitable en entretien ou dès votre prise de poste. Un achat de fournitures, une prestation de maintenance ou une livraison passe par plusieurs documents. L’assistant administratif relie la demande, le devis, le bon de commande, la validation, le bon de livraison, le procès-verbal et la facture, puis signale les écarts à la comptabilité ou aux achats. Vous apprendrez à tenir un registre fiable, à traiter les exceptions et à communiquer avec un fournisseur sans prendre une décision financière qui ne vous appartient pas. Préparer une réunion, recevoir un visiteur et répondre au téléphone demandent la même rigueur : transmettre l’information utile au bon interlocuteur, au bon moment et avec le bon niveau de confidentialité. Vous apprendrez à construire un ordre du jour, prendre un compte rendu, suivre les actions, gérer une demande difficile et transmettre les points ouverts à la personne suivante. Un reporting administratif sert à décider : il montre ce qui est confirmé, ce qui avance, ce qui attend une information et ce qui risque de dépasser une échéance. Vous apprendrez à construire un suivi hebdomadaire, vérifier un tableau, rédiger une note d’exception, programmer les relances et limiter la diffusion des données. Quand un visiteur, un coursier, un changement de salle, un appel et une facture manquante arrivent ensemble, le rôle administratif est de protéger la sécurité, la confidentialité et la continuité du service. Vous apprendrez à prioriser selon impact et délai, tenir un journal des interruptions, rédiger une note d’incident et transmettre les dossiers ouverts à la personne suivante.
Ce que vous apprendrez
- Vous classerez les demandes en urgent, planifié, en attente et information.
- Vous préparerez un rendez-vous, une visite et un dossier en indiquant responsable, échéance, accès et prochaine action.
- Vous expliquerez en entretien comment vous protégez la fiabilité, la confidentialité et la continuité du service.
- Vous relierez demande, devis, validation, commande, réception et facture grâce à une référence commune.
- Vous repérerez absence de justificatif, doublon, écart de quantité et changement suspect de coordonnées bancaires.
- Vous rédigerez un message fournisseur précis et expliquerez en entretien comment vous protégez la piste documentaire.
- Vous préparerez une réunion en vérifiant objectif, participants, documents, accès et décideur.
Postes que ce cours vous ouvre
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