Ivona WolfsRadic

Ervaren Executive Assistant met ruim 25 jaar ervaring als vertrouwde rechterhand van C-level executives in internationale, complexe organisaties. Tien jaar lang ondersteunde ik Global General Managers bij Shell Chemicals Europe - een omgeving met dezelfde complexiteit, internationale stakeholders en hoge verwachtingen als de grootse corporate organisaties. Van strategisch agendabeheer en vertrouwelijke communicatie tot internationaal reisbeheer, declaraties, events en inkoopproces: ik beheer het volledig en zelfstandig.

De afgelopen vijf jaar als ZZP'er heb ik geleerd om snel te schakelen, me direct in te werken en per direct waarde toe te voegen. Ik anticipeer op behoeften, creëer overzicht in dynamische omgevingen en zorg dat executives altijd optimaal voorbereid zijn. Discreet, proactief en stressbestendig.

Freelance Executive Assistant & Operationscoördinator at Ivona Wolfs (2021-05 – Present)

Zelfstandige ondernemer als Executive Assistant en operationscoördinator

• Rechterhand voor directies en ondernemers: volledige regie op agenda, inbox en stakeholdercommunicatie
• Coördineren en bewaken van complexe informatiestromen en besluitvorming; zorgen dat acties worden opgepakt en afgerond
• Ondersteunen van meerdere stakeholders tegelijk in dynamische, snel veranderende omgevingen; continu prioriteiten stellen en schakelen
• Proactief signaleren van knelpunten en optimaliseren van processen, met inzet van digitale tools en AI
• Opstellen en bewaken van planningen, roosters, actielijsten en projectvoortgang; creëren van overzicht en structuur
• Voorbereiden van vergaderingen, managementoverleggen, inclusief documentatie en follow-up
• Organiseren en coördineren van interne en externe events, bijeenkomsten en projecten van A tot Z
• Schakel tussen directie, teams en externe stakeholders; verbinden, afstemmen en zorgen voor heldere communicatie
• Administratieve ondersteuning: correspondentie, archivering, kennisbibliotheek, facturatie en roosters
• Social media management voor klanten: opstellen en plannen van content en beheren van accounts

Personal Assistant – Global General Manager Excellence & Excellence Team at Shell Chemicals Europe B.V. (2017-01 – 2020-12)

Vertrouwde rechterhand van de GGM Excellence in internationale C-level setting

• Vertrouwde rechterhand van de GGM Excellence: volledige agenda- en inboxregie op C-level in internationale setting
• Organiseren van complexe internationale reizen - vluchten, hotels, visa en paspoortaanvragen
• Verwerken en archiveren van declaraties, reisfacturen en bijbehorende documentatie
• Centraal schakelpunt tussen C-level, internationale teams en externe stakeholders wereldwijd
• Voorbereiding en verspreiding van vergaderstukken, acties en documentatie
• Ondersteuning bij HR-processen en onboarding van nieuwe medewerkers
• Lead PA-team huddle: organiseren van kennisdelingssessies en best practices ter onderlinge ondersteuning
• Lead Events Team: organisatie van charity events, awardshows en kwartaalbijeenkomsten
• Back-up voor collega EA's bij afwezigheid - naadloze continuïteit van ondersteuning

Personal Assistant – Global General Manager Customer Centers at Shell Chemicals Europe B.V. (2010-04 – 2017-01)

Volledige PA-ondersteuning voor GGM Customer Centers in complexe internationale setting

• Volledige PA-ondersteuning voor GGM Customer Centers - complexe agenda's en internationale reisplanning
• Communicatiebeheer: correspondentie, brieven en memo's op directieniveau
• Declaratieverwerking, factuurarchivering en inkoopprocesbeheer namens de GGM
• Coördinatie van vergaderingen, events en management reviews wereldwijd

Customer Relationship Coordinator & Support Desk – EuroShell Cards at Shell (2004 – 2010)

Eerste aanspreekpunt en operationele ondersteuning voor UK-distributeurs

• Eerste aanspreekpunt voor UK-distributeurs; relatiebeheer en operationele ondersteuning
• Ontwikkelen en verzorgen van trainingen voor medewerkers van EuroShell Card customer centers in de UK

MEAO

NIMA Sales-A