Executive & Personal Assistant to the CEO - REGA ENERGY GROUP - Lisbon, Portugal
(2022-05 - 2024-06)
- Reporte ao Diretor-Geral e realização de uma grande variedade de tarefas quotidianas, tais como gestão de agendas, agendamento de reuniões e viagens e processamento de correspondência
- Comunicação com profissionais de posições de topo
- Gestão de pequenas empresas, mais concretamente processamento e pagamentos de salários e obrigações mensais (Gestão de RH), gestão de empregados e fornecedores, gestão da SST
- Assistência pessoal ao Diretor Geral e respetiva família
Administrative Office Manager - Estia Portugal - Lisboa, Portugal
(2021-04 - 2022-04)
- Trabalho diário de escritório
- Gestão e reposição do material de escritório
- Controlo e verificação do ambiente de trabalho
- Controlo e verificação do escritório
- Gestão das salas de reunião
- Gestão do correio/correio eletrônico
- Traduções de todo o tipo de documentos em bilingue
- Apoio na execução/verificação de documentos
- Organização geral do escritório
- Recolha de assinaturas quando necessário
- Apoio na execução de CMI'S
- Apoio às equipas Financeira e Jurídica
- Criação de anúncios de emprego/seleção de candidaturas
- Gestão e controlo das viaturas da empresa e do motorista
- Gestão da agenda do Diretor Geral
- Gestão de viagens UBER e outros serviços de estacionamento
- Registos mensais de quilometragem dos funcionários
- Registo e controlo do equipamento de escritório
- Assistência em todos os tipos de assuntos privados, viagens, hotéis, médicos, restaurantes, eventos, etc.
- Marcação de reuniões
- Contacto com potenciais clientes e marcação de reuniões
- Contratos de serviços públicos (água, eletricidade, internet,...)
- Reservas (voos, hotéis) para clientes/investidores
- Tradução de todo o material enviado pela equipa de marketing externa
Responsável de escritório - OPTYLON KREA LDA - Lisboa, Portugal
(2020-01 - 2021-01)
- Atendimento telefónico
- Tratamento da correspondência
- Reserva de viagens e hotéis
- Resolução de assuntos privados dos administradores da empresa
- Gestão dos recursos humanos (YAMBA)
- Gestão da equipa de limpeza/manutenção
- Execução de NDA's, documentos legais, comunicações (todos os tipos de documentos necessários)
- Supervisão do trabalho administrativo dos empregados de escritório
- Actividades de microgestão
- Acompanhamento dos processos administrativos
- Conceção de sistemas de arquivo
- Todas as funções necessárias ao funcionamento do escritório
Responsável de escritório - GERAR SA - Lisboa, Portugal
(2019-07 - 2019-12)
- Atendimento telefónico
- Tratamento da correspondência
- Reserva de viagens e hotéis
- Resolução de assuntos privados dos administradores da empresa
- Acompanhamento dos processos administrativos
- Conceção de sistemas de arquivo
- Apoio direto às lojas do setor
- Gestão de eventos da empresa
- Todas as funções necessárias ao funcionamento do escritório
