Административный ассистент

Обязанности Административного ассистента:

• Оперативно и вежливо принимать входящие телефонные звонки, фиксировать и перенаправлять звонки сотрудникам Представительства

-Принимать запросы от партнеров, поставщиков, общественных и государственных организаций и предоставлять корректную информацию

• Организовывать процесс приема посетителей офиса, обеспечивать работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, создавая для них комфортные условия, при необходимости предлагать напитки и закуски
• Извещать соответствующих сотрудников о приходе к ним посетителей, осуществлять контроль в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинетах Представительства
• Применять информационно-коммуникационные технологии, работать с компьютером, каталогами (папками) и файлами, сканером, пользоваться офисным пакетом программного обеспечения (текстовый редактором, таблицами), периферийными устройствами и оргтехникой, электронной почтой и системами электронного документооборота
• Вести базу данных телефонных контактов сотрудников Представительства
• Надлежащим образом сортировать, распределять и регистрировать входящую корреспонденцию, электронную почту и факсимильные сообщения
• Распределять и отправлять исходящую корреспонденцию через курьерские службы, готовить документы к отправке Почтой России
• Обеспечивать общую поддержку сотрудникам Представительства по широкому спектру административных вопросов
• Следить за работой офисного оборудования и сообщать в IT-поддержку о любых неисправностях
• Отслеживать наличие оборудования, офисных принадлежностей, осуществлять своевременную закупки необходимых канцелярских товаров, воды и других офисных материалов
• Обеспечивать рабочее место сотрудников Представительства необходимым оборудованием и канцелярией
• Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи по запросу сотрудников Представительства
• Редактировать и переводить тексты документов по запросу сотрудников Представительства
• Подготавливать отчет о расходах корпоративных средств и составлять финансовые отчеты
• Планировать и организовывать встречи сотрудников Представительства, бронировать конференц-залы, обеспечивать конференц-залы необходимыми канцелярскими принадлежностями и оборудованием
• Поддерживать опрятный вид приемной зоны, других помещений офиса
• Взаимодействовать с клининговой компанией, поставщиками услуг связи по текущим вопросам
• Производить подготовку документов для передачи в архив
• Использовать CRM систему для выгрузки информации об активностях сотрудников

Требования:

• Законченное высшее образование
• Свободное владение английским языком (устно и письменно)
• Опыт работы на административных позициях
• Ответственность, пунктуальность, исполнительность, аккуратность, внимание к деталям

Условия:

• Расширенный социальный пакет: доплата за питание, ДМС, страхование жизни
• Ежегодный бонус по результатам работы
• Офис в центре Москвы, рядом с м. Смоленская
• Карьерный рост
• Заработная плата по результатам собеседования
• График работы 5/2 с 09:00 до 18:00

Ключевые навыки

• Административная поддержка руководителя
• Деловая коммуникация
• Грамотность
• Обеспечение жизнедеятельности офиса
• Работа с большим объемом информации
• Деловая переписка
• MS Outlook
• Английский — B2 — Средне-продвинутый

Задайте вопрос работодателю

Он получит его с откликом на вакансию Где располагается место работы? Какой график работы? Вакансия открыта? Какая оплата труда? Как с вами связаться? Другой вопрос

Где предстоит работать

Москва, Денежный переулок, 11с1 Показать на большой карте