Assistante Administrative - Segitec Engineering - Tunis
(2022-03)
Assistante Administrative avec responsabilités multiples incluant la gestion de l'agenda de la direction, l'organisation des réunions et séminaires, et la gestion de la flotte automobile et téléphonique.
- Gestion de l'agenda de la direction et organisation des réunions, séminaires et déplacements professionnels.
- Coordination logistique des voyages internationaux (transport, hébergement, planning détaillé).
- Rédaction de comptes rendus et préparation de tableaux de bord administratifs.
- Gestion des fournitures et équipements de bureau et suivi des relations fournisseurs.
- Participation à l'amélioration et à la digitalisation des processus administratifs.
- Suivi de la maintenance, des assurances, des sinistres et des contrôles techniques des véhicules.
- Vérification de la conformité des documents administratifs des véhicules.
- Coordination avec les garages, compagnies d'assurance et agences de location.
- Mise à jour des tableaux de suivi des coûts et interventions.
- Attribution des lignes mobiles aux collaborateurs.
- Suivi des consommations et renouvellement des équipements.
- Gestion des contrats et relations avec l'opérateur.
- Organisation complète des missions pour les collaborateurs et visiteurs (transport, hôtel, per diem).
- Coordination avec l'agence de voyage et l'application Havas.
- Planification des déplacements vers les différents sites de l'entreprise.
- Vérification et suivi des factures fournisseurs.
- Mise en place d'outils de suivi des échéances et des paiements.
- Coordination avec la comptabilité pour le traitement des règlements.
- Gestion des devis dans Business Central et suivi du processus d'approbation.
- Suivi des factures fournisseurs (y compris les charges récurrentes), vérification de leur exactitude et organisation du calendrier de paiement.
- Mise en place de tableaux de suivi centralisés pour les factures, les échéances et les pièces justificatives.
- Coordination étroite avec la comptabilité et la direction pour la validation et le traitement des paiements.
- Gestion des relations fournisseurs, des bons de commande, des livraisons et des niveaux de stock afin d'assurer la continuité des opérations.
- Contrôle des factures avant soumission au chef de projet pour validation, puis suivi des règlements selon la référence du projet et l'entité en charge des dépenses.
- Gestion des devis : saisie des devis dans Business Central et affectation au projet et à la structure concernés. Suivi du processus d'approbation en coordination avec le service achats, émission des bons de commande, contrôle de la conformité des articles livrés par rapport au bon de commande et suivi du paiement des fournisseurs selon les échéances.
Assistante de Direction - MERI - Tunis
(2020-04 - 2022-02)
Assistante de Direction avec responsabilités complètes en gestion administrative, coordination de voyages d'affaires et support aux ressources humaines.
- Gestion de l'agenda de la direction : planification des rendez-vous, réunions et déplacements professionnels.
- Organisation des réunions, séminaires et événements professionnels (préparation des documents, logistique, comptes rendus).
- Coordination des voyages d'affaires : réservation des billets d'avion, hôtels, visas et organisation des déplacements internationaux.
- Accueil des visiteurs et gestion des communications internes et externes (appels, courriels, correspondance).
- Rédaction, mise en forme et suivi des documents administratifs, rapports et présentations.
- Gestion et classement des dossiers administratifs et confidentiels.
- Suivi des factures, devis et bons de commande en coordination avec les services comptables et financiers.
- Coordination avec les différents départements pour assurer le bon fonctionnement des activités de la direction.
- Organisation et suivi des contrats avec les fournisseurs et prestataires.
- Gestion des fournitures de bureau et des besoins logistiques de l'entreprise.
- Préparation de tableaux de bord et suivi des indicateurs administratifs.
- Assistance dans la gestion des ressources humaines (suivi des dossiers du personnel, assurances, déplacements).
Assistante RH - NeoXam - Tunis
(2019-02 - 2020-03)
Assistante RH en charge de la préparation des dossiers de déplacements professionnels et du suivi administratif des collaborateurs.
- Préparation des dossiers de déplacements professionnels internationaux pour les collaborateurs.
- Distribution des fiches de paie et des titres-restaurant ; suivi des remboursements médicaux et des dossiers d'assurance.
- Gestion et mise à jour des dossiers du personnel.
Assistante Commerciale - Proxi - Tunis
(2016 - 2019)
Assistante Commerciale responsable de la gestion des dossiers clients, des commandes et du suivi commercial.
- Gestion et suivi des dossiers clients.
- Préparation et envoi des devis, propositions commerciales et bons de commande.
- Suivi des commandes clients jusqu'à la livraison.
- Gestion de la correspondance commerciale (emails, appels, courriers).
- Mise à jour de la base de données clients et prospects.
- Préparation des dossiers commerciaux pour l'équipe de vente.
- Coordination avec les différents services (logistique, comptabilité, production).
- Suivi de la facturation et relance des paiements clients.
- Participation à la préparation des appels d'offres.
- Élaboration de tableaux de suivi des ventes et reporting commercial.
- Organisation des rendez-vous et déplacements de l'équipe commerciale.
- Contribution à la fidélisation et au suivi de la relation client
Assistante de Direction - Business & Decision Tunisia
(2014-05 - 2016-01)
Assistante de Direction en charge de la gestion administrative générale et du suivi des contrats.
- Gestion des appels, organisation des rendez-vous RH et suivi administratif.
- Suivi des commandes, factures et contrats de travail.
Assistante de Direction Senior – Bureau du Consul Général - Consulat de Tunisie - Tripoli, Libye
(2007 - 2011-08)
Assistante Senior auprès du Consul Général avec responsabilités en assistance administrative directe et gestion des activités consulaires. Le service consulaire assure l'assistance administrative et juridique aux citoyens tunisiens résidant à l'étranger ainsi que la gestion des formalités consulaires.
- Assurer l'assistance administrative directe au Consul dans la gestion quotidienne des activités du consulat.
- Gestion de l'agenda du Consul : organisation des rendez-vous, réunions et déplacements officiels.
- Préparation et rédaction de la correspondance officielle, rapports et notes diplomatiques.
- Organisation et coordination des réunions diplomatiques et administratives.
- Accueil et orientation des visiteurs officiels, délégations et ressortissants tunisiens.
- Suivi et traitement des dossiers consulaires en collaboration avec les services concernés.
- Gestion et classement des documents administratifs et diplomatiques confidentiels.
- Accueil et orientation des ressortissants tunisiens et des usagers du consulat.
- Traitement des demandes de passeports tunisiens (délivrance, renouvellement).
- Délivrance et suivi des visas pour les ressortissants étrangers souhaitant se rendre en Tunisie.
- Enregistrement des actes d'état civil (naissance, mariage, divorce, décès).
- Légalisation et certification des documents administratifs.
- Délivrance d'attestations consulaires (résidence, nationalité, procuration, etc.).
- Assistance administrative et juridique aux ressortissants tunisiens en difficulté.
- Gestion et mise à jour des registres consulaires des Tunisiens résidant à l'étranger.
- Coordination avec les autorités locales et les administrations tunisiennes.
- Organisation des opérations consulaires spéciales (élections, recensement des citoyens)
