Flávia Reis

Profissional competente, comprometida, automotivada, flexível e interessada na construção de carreira, histórico de boa atuação em grandes empresas da área de Petróleo, com cargos de Secretária Executiva Bilingue de Diretoria (Oceaneering) assessorando executivos estrangeiros e expatriados (EUA/ Inglaterra/ Canadá, Noruega etc) em todas as suas necessidades, atuação no cargo de Coordenadora de Logística de Pessoal Offshore- Equinor e Global Industries.

Profissional de fácil relacionamento e comunicação, com apresentação de excelentes resultados na organização de demandas de serviços e follow-up das tarefas até sua conclusão.

EXPERIÊNCIA PROFISSIONAL

EQUINOR – ASA BRASIL 

Coordenadora de Logística de Pessoal (Offshore) – Fev/2021 – Jan/2023

• Planejamento da logística do Pessoal Offshore e Onshore – Projeto Peregrino Main e Fase II, incluindo reservas de hotel, solicitação e agendamento de transporte terrestre para brasileiros e expatriados;
• Supervisão das operações de mudança de tripulação de acordo com os horários e rotações planejados;
• Suporte ao time Offshore utilizando as ferramentas digitais e sistemas da Equinor para colaboradores brasileiros e expatriados.
• Acompanhamento diário dos agendamentos da logística de pessoal, gerenciamento de situações críticas e urgentes no fluxo do processo de embarque;
• Atualização regular de informações para o time de gerenciamento do projeto, através da controle de planilhas no Microsoft Excel, bem como atualização e distribuição diária da planilha de controle de entrada/saída do Hotel utilizado no pré-embarque do Pessoal Offshore;
• Avaliações constantes para mitigar possíveis riscos e/ ou conflitos no planejamento do projeto;
• Tomada de decisão de forma ágil e eficaz em frente às mudanças de última hora no planejamento da logística de pessoal;
• Controle semanal da planilha de Monitoramento de Saúde no Microsoft Excel com nomes dos colaboradores Offshore ligados ao Projeto Peregrino Fase II seguindo os protocolos pré-embarque da ANVISA;
• Coordenação das atividades junto aos Assistentes de Logística alocados no Hotel utilizado para pré-embarque do Pessoal Offshore;
• Suporte em atividades administrativas.
• Interação com os outros departamentos da empresa para alinhamento de questões relacionadas ao embarque de colaboradores Offshore (voos de helicóptero, alterações de última hora nos transportes terrestres e aéreos) 
• Gestão de Expatriados alocados no projeto, suporte com controle de documentação, exames médicos, logística.

Aulas de Inglês 03/2015 – 11/2019

• Atuação como professora particular de Inglês 

OCEANEERING INC. (MARINE PRODUCTIONS SYSTEM DO BRASIL)

Secretária Executiva Sênior /Niterói - RJ / 04/2012 – 10/2014

• Assessoria ao Gerente Geral
• Suporte logístico de executivos estrangeiros e expatriados
• Atualizações de planilhas de controles financeiros / Expense Report – Sistema PeopleSoft. 
• Administração de Imóveis alugados pela empresa para Expatriados. Negociação de valores referentes a viagens corporativas, buscando sempre a redução custos em tarifas dos hotéis e reserva de Veículos, estabelecendo acordos e parcerias (Travel Management)
• Lider em Campanhas para Projeto Social - Orfanato Casa Lar Adonai- SG
• Criação, edição e distribuição de um Informativo (Jornal) da empresa.

GE OIL AND GAS

Profissional de Compras /Niterói - RJ / 02/2012 – 04/2012

• Organização de cadastro de fornecedores; input de informações nas planilhas/sistemas ERP
• Cotação de materiais para compras e negociação com fornecedores
• Operações de follow-up junto aos fornecedores
• Relatórios de acompanhamento de pedidos de compra em planilhas
• Suporte aos compradores na identificação de potenciais fornecedores

ROLLS- ROYCE BRASIL LTDA – MARINE DIVISION

Analista administrativo Bilíngue – (temporário) Cobertura de férias da Secretária Executiva –Niterói-RJ/ 11/2011 - 01/2012

• Controle de Planilhas, com input de informações 
• Compra de passagens aéreas, reservas de vôo
• Organização de eventos, com pesquisa e cotação de mobiliário necessário, organização do transporte
• Assistência aos expatriados da empresa
• Ata de reuniões

GLOBAL INDUSTRIES BRASIL LTDA

Coordenadora de Logística de Pessoal / Barra da Tijuca -Rio de Janeiro - RJ / 04/2010 – 10/2011

• Coordenar a logística de funcionários offshore oriundos de diferentes estados brasileiros para embarque/ desembarque.
• Contato com agências marítimas, agências de viagens, reservas em hotéis. 
• Providenciar documentação necessária de funcionários estrangeiros e brasileiros para liberação de acesso aos portos. Cadastramento da empresa e funcionários nos Portos do Rio de Janeiro. 
• Solucionar problemas junto a Petrobras durante programação de embarques via helicóptero. 
• Providenciar documentos na Receita Federal (SEOPE) para liberação de acesso da empresa ao Porto de Docas (RJ).

OCEANEERING INC. (MARINE PRODUCTIONS SYSTEM DO BRASIL)

Secretária Executiva Pleno / Ilha da Conceição / Niterói - RJ / 03/2005 – 04/2010

• Assessoria ao Diretor Geral da empresa (expatriado - de origem Canadense), ao Diretor Financeiro e Gerente Jurídico / Agendamento de visitas/ reuniões; organização de feiras da Indústria Naval, conferências externas em Hotéis, treinamentos, jantares e convenções; 
• Gestão do contrato com empresa de Transporte para Executivos e gestão dos contratos dos imóveis alugados para Expatriados
• Conciliação bancária, atualizações de planilhas de controles financeiros / preparação de material para licitações; 
• Intérprete nos treinamentos da empresa com facilitadores estrangeiros; 
• Organização de campanhas de Responsabilidade Social da empresa.

UPS LOGISTICS GROUP

Atendimento ao cliente bilíngue/ Rio de Janeiro- RJ / 09/2002 – 02/2005

• Atualizações constantes em softwares utilizados por agências de viagens (em Inglês)
• Atendimento ao cliente em Português e Inglês – contato e agendamento de visita técnica
• Atualização e criação de planilhas no Microsoft Excel

PECUS ADMINISTRADORA E CORRETORA DE SEGUROS LTDA 

Auxiliar Administrativo e Secretária Bilíngüe / Rio de Janeiro- RJ/ 01/2000 – 08/2002

• Assessoria a dois diretores e um superintendente
• Atendimento telefônico bilíngüe – em Português e Inglês – mesa de PABX
• Sólida experiência em emissão de passagens aéreas e reservas em hotéis nacionais e internacionais
• Recrutamento de pessoal para seleção
• Contato com fornecedores, cotação e compra de material de escritório

Pós-graduação em Comunicação Empresarial - Instituto A vez do Mestre- Cândido Mendes

Formação em 2013

Graduação completa em Gestão de Marketing - Universidade Cândido Mendes

Formação em 2008

Graduação completa em Letras - Português/ Inglês - UERJ – Universidade Estadual do Rio de Janeiro

Formação em 2002

CURSOS ADICIONAIS

Global Mobility – Gestão de Expatriados- MasterXpat - Cursando – desde Dez/2022

Francês – Cursando – Básico – desde Mar/2022

Competências profissionais, emocionais e tecnologicas para Tempos de Mudança. PUCRS- Online – Dez/2020

Certificação internacional da ETS– TOEIC -Certificação obtida em Dez/2019

Curso TTC – Teacher’s Training Cultura Inglesa – Conclusão em Dez/2015

Curso de Inglês Hyper – Preparatório para certificação internacional TOEIC – British and American –PR- Dez/2019

O profissional de Secretariado como gestor de resultados- RJ - Mai/13

“Innovation Workshop” – em Miami – USA – Jun/08

O papel da Secretária no Gerenciamento de Pessoas, Processos e Informações – RJ- Ago/07

CCAA (ICBEU) - Inglês completo

Instituto Técnico de Ensino - Espanhol – completo

Informática – Windows, Word, Excel, Power Point, Internet Explorer, Microsoft Outlook, Outlook Express, Rede Novel (prática em todos os Softwares descritos), bem como downloads e instalações

SINSER Técnico em Secretariado – (Sindicato das Secretárias do Rio de Janeiro – com registro profissional do Ministério do Trabalho)