Kátia Medina

Secretária Executiva Trilíngue C-Level com registro na SRTE, profissional Sênior com mais de vinte e dois anos de experiência assessorando executivos, atuando em Diretorias | Vice-Presidências | Presidências de empresas nacionais e multinacionais de médio e grande portes, nos mais diversos segmentos como Saúde e Pesquisa, Instituição Pública, Telecomunicações, Indústria de Laticínios, Comércio Varejista, Navegação, Associação, entre outros.

Conhecimentos: gestão de agenda, inclusive com fuso horários diversos | gestão de viagens (roteiros simples e múltiplos) | gestão patrimonial e de assuntos pessoais dos executivos | coordenação de tarefas administrativas | organização de eventos | preparação de reuniões virtuais e presenciais | coordenação de rotinas de escritório | gestão de colaboradores | administração de compras | controle financeiro e de contas a pagar | interface com escritório contábil | prestação de contas | melhorias do ambiente | gestão de fundo fixo | gestão de contratos de serviços e terceirizados | gerenciamento do escritório | triagem de ligações | recepção de convidados | atendimento de clientes internos e externos | gestão de documentos e de arquivo físico e digital | controle de correspondências e malotes | controle de documentos | relatórios | gestão de projetos | boas noções de RH.

Hard Skills: Informática e Pacote Office: Word e Outlook Avançado | Excel e PowerPoint Intermediário | Inglês Intermediário e Espanhol Avançado | Sistemas SAP – Peoplesoft – Quickbooks – SCDP - SGA | agenda Google | agenda Outlook | Videoconferências | Zoom | Google Meets | Teams | CNH Categoria B Ativa | Registro de Secretária no SRTE.

Soft Skills: Proatividade | dinamismo | organização | perfil multifuncional e hands on | resiliência | resolutiva | ótimo relacionamento interpessoal e organizacional | excelente comunicação e redação | ata de reunião | liderança | visão sistêmica | capacidade analítica | pensamento crítico | autonomia em processos decisórios e solução de problemas | gestão do tempo | trabalho em equipe | foco nos resultados | gerenciamento de equipes | facilidade de adaptação e assimilação de tarefas | discrição e sigilo | maturidade profissional | inteligência emocional | comprometimento | pontualidade | disponibilidade para viagens.

Experiência Profissional

Secretária Executiva da Presidência na Companhia Dorel Juvenile Brasil, 06/12 /2022 (temporário)

Secretária Executiva da Presidência na Asserj – Associação Supermercados RJ, 02 a 07/2022 (temporário)

Coordenadora Administrativa na Unique Life Brasil, 02/2020 a 02/2021.

Secretária Executiva da Vice-Presidência na Fiocruz - Fundação Oswaldo Cruz, 02/2009 a 02/2019.

Secretária da Diretoria de Marketing na Telefônica Brasil, 10/2005 a 04/2008.

Secretária Executiva da Presidência na Cooperativa Central Leite Nilza, 01/2004 a 12/2004.

Secretária Executiva da Presidência na Casa & Vídeo, 02/1999 a 05/2003.

Como Coordenadora Administrativa:

· Coordenação de toda a área administrativa do Escritório;

· Gestão de Recursos Humanos, incluindo recrutamento e seleção e supervisão da equipe de Colaboradores e controle dos benefícios;

· Gestão de eventos;

· Gestão de Compras, contratos de prestação de serviços e facilities;

· Gestão da área Financeira (controle financeiro usando software Quickbooks e pagamentos), fazendo interface com o escritório de contabilidade contratado;

· Melhorias do ambiente e espaços de trabalho.

· Além de exercer função de Secretária Executiva dos 3 sócios.

Como Secretária Executiva:

· Gestão de agenda, inclusive em diversos fuso horários;

· Gerenciamento de tempo do executivo, preservando o registro e fluxo das informações, facilitando a comunicação entre o executivo e demais membros da equipe;

· Gestão da estrutura de viagens (Reserva em hotéis, Passagens, Roteiros de viagens, inclusive c/ múltiplos itinerários, Relatórios de despesas, Passaporte e Vistos);

· Administração de empregados pessoais (seleção, admissão, demissão, férias, 13º, contracheques, etc);

· Controle financeiro pessoal (investimentos, cartões crédito, pagamentos contas, Quicken);

· Coordenação de staff de apoio (Garçom, Copeira, Recepcionista, Motoboys, Motoristas, Boys);

· Implantação do escritório, contatação de serviços, compra dos móveis, decoração, acessório e equipamentos.

· Elaboração e confecção de planilhas de controles, Relatórios e Apresentações;

· Recepção de visitantes e atendimento ao cliente interno e externo;

· Levantamento de material sobre os temas das reuniões, preparando briefings, PowerPoint, etc;

· Requisições de ativos, material de consumo e controle de caixa pequeno (fundo fixo);

· Controle do plano de despesas, assim como do orçamento de centros de custos;

· Reestruturação, sistematização e padronização do arquivo físico e eletrônico;

· Controle, manutenção e sigilo dos documentos, correspondências e malotes;

· Controle e administração de agenda de compromissos de um ou mais Executivos;

· Gestão dos assuntos pessoais do Executivo e de seus familiares;

· Usuária dos sistemas SAP, PEOPLESOFT e QUICKBOOKS;

· Participação e assistência em reuniões e demais eventos;

· Organização e supervisão de eventos em geral;

· Ata / Pauta p/ reunião/AGE/AGO;

· Triagem de ligações telefônicas;

Formação Acadêmica

Pós-Graduação em Gestão de Pessoas e Recursos Humanos – conclusão em 01/2022 – Faculdade Única

Técnico em Secretariado – conclusão em 11/2000 – Centro Educacional de Niterói

Graduação em Arqueologia – conclusão em 08/1987 – UNESA - Universidade Estácio de Sá

 

Formação Complementar

▪︎Comunicação Afetiva – Moacir Rauber - mar 2023

▪︎Método C-Level – Pepita Consultoria - dez 2022

▪︎Recrutamento, Seleção e Gestão de Desempenho – Faculdade ùnica (Grupo Prominas) - jan 2022

▪︎FISEC – Fórum de Inovação em Secretariado Executivo - participação nos anos 2018, 2019, 2021 e 2022

▪︎Os 4 C's do Secretariado Executivo – Pepita Consultoria - 2019

▪︎PNL – Programação Neurolinguística - 2019

▪︎Curso de Organização de Eventos - 2018

▪︎Redação Empresarial e Atualização Gramatical - 2018

▪︎Atualização para Secretárias - 2018

▪︎Gerenciamento de Tempo - 2018

▪︎Manual de Redação Oficial da Presidência da República - 2015 e 2018 (Ministério da Saúde, Brasília)