Carolina Gacha

Profesional en Ciencias de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística, con experiencia en gestión documental y auditoría de calidad certificada por Bureau Veritas. Con habilidades en manejo de herramientas ofimáticas administrativas, toma de decisiones y trabajo en equipo. Se destaca por su compromiso, orientación al cliente y enfoque en la mejora continua y el logro de resultados.

Profesional de Archivo - Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

(2024-03 - 2025-10)

Experiencia en Gestión Documental

• Apoyé la implementación de lineamientos institucionales de gestión documental, contribuyendo al fortalecimiento de las buenas prácticas archivísticas y al cumplimiento de la normativa vigente.
• Apoyé la supervisión y seguimiento de los contratos relacionados con la gestión documental, verificando el cumplimiento de objetivos, cronogramas y estándares de calidad establecidos.
• Acompañé la actualización y aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD), contribuyendo a la organización y adecuada disposición de la documentación institucional.
• Verifiqué el cumplimiento del cronograma de transferencias documentales, garantizando la correcta ejecución de los procesos archivísticos por parte de las unidades productoras.
• Realicé seguimiento a los indicadores del proceso de gestión documental, facilitando la evaluación del desempeño y la mejora continua de las estrategias implementadas.
• Apoyé la supervisión de las actividades archivísticas, verificando la correcta aplicación de los procedimientos establecidos.
• Contribuí a la optimización y actualización de formatos y documentos del proceso de gestión documental, promoviendo la estandarización y simplificación de los procedimientos internos.
• Participé en mesas de trabajo sobre gestión de activos de información, apoyando el fortalecimiento de políticas relacionadas con la seguridad, acceso y privacidad de la información institucional.

Tecnóloga en Gestión Documental - Radio Televisión Nacional de Colombia – RTVC

(2010-01 - 2023-12)

Plan de Carrera. Último período en el cargo: 6 de septiembre de 2022 – 31 de diciembre de 2023

• Apoyé la implementación y fortalecimiento de los lineamientos institucionales de Gestión Documental, garantizando el cumplimiento de la normativa archivística vigente.
• Acompañé la actualización y aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD), contribuyendo a la organización, clasificación y disposición adecuada de la documentación institucional.
• Realicé seguimiento a los archivos físicos y electrónicos producidos por la entidad, verificando la correcta aplicación de las TRD y los lineamientos establecidos para la gestión de documentos.
• Validé la ejecución de procesos archivísticos como ordenación, foliación, rotulación y diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental (FUID).
• Apoyé la supervisión y seguimiento de contratos asociados a servicios de archivo y gestión documental, verificando el cumplimiento de cronogramas, objetivos y estándares de calidad.
• Realicé seguimiento a indicadores del proceso de gestión documental, facilitando la evaluación y mejora continua de los servicios ofrecidos por el área.
• Atendí y gestioné solicitudes a través del aplicativo de mesa de servicios IT HelpCenter, realizando seguimiento, solución y cierre de casos relacionados con los servicios de gestión documental.
• Apoyé la socialización de lineamientos y buenas prácticas archivísticas al interior de la entidad, promoviendo el adecuado manejo de la documentación institucional.
• Verifiqué el cumplimiento del cronograma de transferencias documentales, realizando seguimiento y control de calidad a los procesos archivísticos desarrollados por las unidades productoras.
• Participé en mesas de trabajo sobre gestión de activos de información, contribuyendo al fortalecimiento de políticas relacionadas con la seguridad, acceso y privacidad de la información.
• Contribuí a la optimización y actualización de formatos y documentos del proceso de gestión documental, favoreciendo la estandarización y mejora de los procedimientos internos.

Técnico en Gestión Documental - Radio Televisión Nacional de Colombia – RTVC

(2012-03 - 2022-08)

Períodos: 20 de marzo de 2012 – 31 de enero de 2016 | 3 de febrero de 2016 – 12 de junio de 2020 | 27 de abril de 2021 – 31 de agosto de 2022

• Implementación de políticas y procedimientos de gestión documental.
• Actualización y aplicación de Tablas de Retención Documental (TRD).
• Coordinación y validación de documentos en procesos de transferencias documentales.
• Supervisión de actividades del personal auxiliar y apoyo en la planeación documental.
• Organización de archivos centrales: ordenación, reubicación, limpieza y cambio de unidades de conservación de expedientes.
• Gestión de bases de datos y registros documentales.
• Coordinación del traslado de cajas y documentación.
• Atención a solicitudes de usuarios internos mediante mesa de servicios.
• Participación en la socialización de lineamientos y buenas prácticas, promoviendo estandarización, correcta disposición de la información y cumplimiento de estándares de calidad y cronogramas institucionales.

Analista Nivel 3 / Rol Correspondencia - Servicios Postales Nacionales – 4-72

(2020-06 - 2021-04)

Experiencia en Gestión Documental

• Realicé el acompañamiento y seguimiento a la organización de los archivos de gestión de las dependencias de RTVC y en el sistema de gestión documental ORFEO.
• Apoyé actividades de radicación y digitalización de comunicaciones oficiales y memorandos entre dependencias, asegurando el correcto registro y archivo de la información.
• Gestioné el seguimiento a solicitudes realizadas mediante la mesa de servicios, verificando la atención oportuna y el cumplimiento de estándares de calidad.
• Realicé control de calidad de la organización de archivos y supervisé el correcto uso de los formatos establecidos.
• Brindé capacitaciones en archivo y procesos de gestión documental a los equipos de trabajo, fortaleciendo la cultura organizacional en gestión documental.
• Elaboré el diagnóstico integral de archivo, identificando oportunidades de mejora en los procesos de gestión documental.
• Generé el indicador de gestión de servicios de gestión documental, permitiendo el seguimiento y la evaluación del desempeño del área.

Auxiliar de Archivo - Radio Televisión Nacional de Colombia – RTVC

(2010-01 - 2012-03)

Experiencia en Gestión Documental

• Efectué la transferencia documental de acuerdo con el cronograma establecido y conforme a lo estipulado en la Ley 594 de 2000 y el procedimiento del archivo de la entidad.
• Realicé el préstamo de documentación transferida al archivo y di seguimiento a su devolución, asegurando control y trazabilidad de la información.
• Ejecuté cambios en las unidades de conservación de los expedientes cuando fue requerido, garantizando la correcta preservación de los documentos.
• Realicé limpieza de expedientes bajo custodia del archivo central, incluyendo retiro de material abrasivo y reemplazo de papel químico por fotocopias en papel bond.
• Apoyé a las dependencias de la entidad en el desarrollo y traslado de información correspondiente a las transferencias documentales.
• Actualicé la base de datos de transferencias documentales según el cronograma planteado, asegurando el registro y control de la información.

Recepcionista - Canal Regional de Televisión TEVEANDINA – Canal 13

(2008-04 - 2009-01)

Experiencia en Gestión Documental y Apoyo Administrativo

• Brindé servicio al cliente interno y externo, incluyendo atención telefónica y orientación sobre procesos del área.
• Realicé la expedición de certificaciones laborales y apoyé en la elaboración de documentos relacionados con pagos del personal de producción y contratistas.
• Ejercí supervisiones mensuales para verificar el cumplimiento de pagos al personal de producción.
• Apoyé la organización y custodia del archivo del área, asegurando la preservación y acceso adecuado a la información.
• Contribuí a la salvaguarda de la información de la coordinación de producción, garantizando integridad y control de los documentos.

Diplomado - Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - Universidad de la Salle (2021-04 - 2021-04)

Pregrado - Ciencia de la información y la documentación, bibliotecología y archivística - Universidad del Quindío (2018-01 - 2018-01)

Técnico Laboral - Secretariado Ejecutivo - Institución Educativa la Concordia (2011-06 - 2011-06)