Eduardo Benavides

Especialista en Gerencia de Proyectos, Especialista Administración Organizacional, Profesional en Ciencias de la Información y Archivística con tarjeta profesional del CCA No. 4543, y Profesional en Diseño Industrial de la U. de los Andes.

Experiencia y conocimiento de 15 años en procesamiento técnico de información, en Gerencia de Proyectos de Gestión Documental, en Operaciones Business Process Outsourcing (BPO) e implementación de Soluciones Tecnológicas de transformación digital.

Desempeño en roles de dirección, planificación, implementación y administración de proyectos y operaciones para centros de administración documental y correspondencia (CAD / CAC), elaboración e implementación de instrumentos archivísticos (TRD – TVD – PGD – PINAR - SIC), fábricas de crédito, gestión de cuentas médicas, procesamiento de información digital / física activa e inactiva.

Conocimientos en Project Management (PMI / PMP), en Scrum (proyectos ágiles), en auditorias internas de calidad / seguridad de la información.

Habilidades para la dirección de equipos de trabajo, pensamiento analítico y estratégico, alta gestión comercial, capacidad para la toma de decisiones, iniciativa y liderazgo.

Empresa: Alpopular S.A., miembro del Grupo Aval

Abril 2022 – Actualmente

Cargo: Consultor Comercial Especialista Senior - Gestión Documental y BPO

• Generar, mantener y asegurar una estrecha relación comercial con los clientes, a través de la atención oportuna de sus necesidades y el mejoramiento continuo de la relación comercial, buscando obtener el crecimiento rentable para la organización.
• Identificar, analizar y entender las necesidades de clientes potenciales, buscando diseñar una solución óptima y propuesta de servicios integral, incorporando a los clientes de acuerdo a los segmentos, servicios, productos, zonas y ciudades asignadas.
• Vender el portafolio de servicios y productos según las tarifas y ofertas de valor establecidas, asegurando el cumplimiento del presupuesto de ventas de la organización.
• Establecer sinergias y ventas en conjunto con la fuerza comercial del Grupo Aval.
• Acompañar comercial y trasversalmente los procesos de implementación, definición de ANS, contratos y demás elementos necesarios para la prestación exitosa del servicio o producto.
• Mantener comunicación permanente con los clientes asegurando que las obligaciones pactadas y los requerimientos puntuales y/o adicionales, sean debidamente satisfechos.
• Realizar visitas de mantenimiento y desarrollo de clientes de acuerdo al cronograma anual establecido. 
• Canalizar las novedades del servicio con las áreas involucradas procurando una óptima solución de los problemas presentados.
• Presentar los informes e indicadores de ventas a la Gerencia Comercial Nacional.

Empresa: ARUS S.A., miembro del Grupo SURA

Agosto 2021 – Enero 2022

Cargo: Gerente de Proyectos Senior Gestión Documental y BPO (Project Manager N2)

• Garantizar la gestión efectiva de los proyectos de implementación de la Compañía.
• Establecer el plan de dirección de los proyectos.
• Realizar gestión de cambios de los proyectos, permitiendo el control de los mismos.
• Garantizar las implementaciones de acuerdo a las variables de tiempo, costo, oportunidad y calidad definidas en la negociación con los clientes.
• Identificar riesgos que puedan impactar positiva y/o negativamente los proyectos, asegurando la aplicación de controles durante la estimación, planeación y ejecución de los mismos.
• Generar informes de avance y control de los proyectos para los clientes y la PMO.
• Garantizar los entregables finales con el alcance definido y cierre esperado.
• Controlar los indicadores de desviación y adoptar lecciones aprendidas de proyectos anteriores.
• Garantizar la administración y dirección del equipo del proyecto, los proveedores o aliados que intervengan.

Marzo 2019 – Agosto 2021

Cargo: Coordinador Operaciones Digitales (GD / BPO) Regional Bogotá

• Administrar y controlar los proyectos de BPO y GD en su implementación y su proceso de operación, cumplimiento con la normatividad vigente, disposiciones de entes que vigilan la actividad económica y los acuerdos de servicio pactados con los clientes, utilizando óptimamente los recursos asignados y promoviendo el continuo mejoramiento en todos los ciclos del proceso. 
• Garantizar la aplicación de tendencias y pronósticos para un óptimo desempeño en cada uno de los contratos con los clientes
• Garantizar y aprobar la planeación y ejecución adecuada de recursos con el fin de cumplir los niveles de servicio (ADS / ANS)
• Monitorear indicadores de niveles de servicio y los reportes históricos, para detectar e implementar planes de acción ante contingencias o variaciones no esperadas.
• Generar informes de gestión de cada proceso de acuerdo a la periodicidad definida.
• Revisar y aprobar las causaciones y facturación de los proyectos, garantizando la correcta aplicación de los costos. 
• Realizar acompañamiento a los líderes de contrato y servicio a cargo, en la presentación de informes operativos o planes de mejora a los clientes.
• Administrar y dirigir el recurso humano de los proyectos, teniendo a cargo 200 personas recurrentes en promedio. 

Entidad estatal: Subred Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente 

Abril 2018 – Abril 2019

Cargo: Profesional Especializado Gestión Documental

• Dirigir el procesamiento técnico de la información física, la elaboración de inventarios estructurados, la aplicación de las Tablas de Retención y Valoración Documental (TRD / TVD) y los procesos normativos de eliminación en los archivos centrales e inactivos, compuestos por más de un millón quinientos mil expedientes aprox.
• Elaborar e implementar los diferentes instrumentos archivísticos de la entidad: TRD, PGD, PINAR, TVD, SIC.
• Elaborar y sustentar informes para entes de control internos y externos, indicadores de gestión y presentaciones para los comités de gestión documental. 
• Gestionar y dirigir un equipo de trabajo de 25 funcionarios.
• Coordinar y controlar los procesos logísticos y operativos para el traslado de la totalidad de Archivos Centrales de la entidad, desde 5 bodegas ubicadas en la ciudad de Bogotá hasta la nueva bodega central.

Empresa: Sumas y Soluciones (Proyecto de 4 meses) 

Febrero – Mayo 2017

Cargo: Director Control Operativo GD

• Objetivo del proyecto: intervenir, organizar, describir, capturar y digitalizar la información del fondo acumulado de libranzas físicas de la compañía, logrando de manera exitosa al finalizar el proyecto entregar las unidades documentales en un estado óptimo para la operación de venta de cartera.
• Objetivos complementarios: diseñar, implementar y actualizar la cadena de suministro de la compañía, así como los procesos de control y comunicación internos. 
• Gestionar, conformar y liderar un equipo de trabajo de 30 funcionarios.

Empresa: Thomas MTI, Manejo Técnico de Información S.A., miembro del Grupo Thomas Greg & Sons 

Diciembre 2007 – Noviembre 2016

Cargo: Director Gestión Documental Técnica

• Garantizar la rentabilidad en los proyectos de Gestión Documental de la compañía, con presencia en los principales sectores económicos del país.
• Desempeñar el rol de Gerente de Proyecto en los clientes de mediana y gran envergadura.
• Dirigir, planear, ejecutar, administrar y controlar operaciones de CAD / CAC / TRD / TVD / PGD / CDT.
• Planear y elaborar estrategias de servicio a nivel logístico y productivo. 
• Elaborar y sustentar informes de gestión y control. 
• Determinar mediante avances estadísticos y seguimiento a los procesos la mejora continua en los proyectos, optimizando recursos, aumentando las utilidades y holgura en los cronogramas de trabajo. 
• Elaborar y sustentar indicadores e informes de gestión.
• Analizar e implementar procesos de mejora continua en los proyectos.
• Elaborar la facturación de los servicios y proyectos contratados. 
• Administrar y dirigir el recurso humano de los proyectos, teniendo a cargo 120 personas recurrentes en promedio. 
• Planear y administrar los recursos tecnológicos y de infraestructura asignados.
• Elaborar y acordar con los clientes los ANS y ADS.
• Garantizar la satisfacción de los stakeholder externos e internos, así como la ampliación del portafolio de servicios contratados con los clientes mediante ventas cruzadas.
• Integrar, asistir y coordinar con las áreas de preventa y comercial la consultoría, análisis, elaboración y sustentación de licitaciones y propuestas de negocio.
• Elaborar, diseñar e implementar requerimientos funcionales tecnológicos, logrando el desarrollo de más de 22 requerimientos para el mejoramiento del software SICAD de gestión documental de la compañía.
• Realizar acompañamiento y asistencia a las sucursales de la compañía a nivel nacional en los proyectos de Gestión Documental Outsourcing.
• Realizar auditorías internas de calidad y seguridad de la Información a las diferentes unidades estratégicas de negocio de la compañía. 

Cargo: Coordinador Proyectos In House Gestión Documental

• Coordinar operativamente los proyectos de gestión documental outsourcing y los ubicados en las bodegas de archivo activo e inactivo de la compañía. 
• Desempeñar el rol de Gerente de Proyecto en los proyectos a cargo.
• Elaborar la facturación de los proyectos. 
• Administrar y gestionar el recurso humano (160 personas recurrentes en promedio), así como los recursos de infraestructura física y tecnológica. 
• Cumplir con los ANS / ADS establecidos con los clientes.

Centralización bodegas archivo inactivo (histórico) ciudad Bogotá:

• Coordinar la logística del transporte y almacenamiento técnico en estantería industrial del archivo inactivo de los clientes, desde las bodegas ubicadas en la ciudad de Bogotá hasta las nuevas instalaciones centralizadas.

Cargo: Coordinador de Proyectos. Dirección de Planeación y Desarrollo

• Analizar, desarrollar e implementar el sistema de administración del riesgo operativo (SARO).
• Configurar y desarrollar el plan de 
• continuidad de negocios de la compañía.
• Analizar, diseñar y desarrollar proyectos encaminados a incursionar en nuevos nichos de mercado y al fortalecimiento de las unidades estratégicas de negocio tradicionales. 

FORMACION ACADEMICA

• Especialista en Gerencia de Proyectos.

  Universidad

  Piloto de Colombia. Bogotá, 2019

• Profesional en D. Industrial. Universidad de los Andes. Bogotá, 2005
• Profesional en Ciencias de la Información, la Documentación, la Bibliotecología y la Archivística.

  Tarjeta

  Profesional del Colegio Colombiano de Archivistas No 4543. Universidad del Quindío. Bogotá, 2022

• Especialista en Administración y Análisis Organizacional.

  Servicio

  Nacional de Aprendizaje. Bogotá, 2016.