Lorena Aldana

Profesional organizada y analítica, con experiencia en procesos administrativos, logísticos, comerciales y de comercio exterior. Se destaca en la gestión documental, la elaboración y el análisis de informes, el control de inventarios, el seguimiento de bases de datos, la coordinación de compras nacionales e internacionales y el apoyo a procesos operativos. Manejo avanzado de Excel y herramientas ERP como WO, JD Edwards, DAS, MIS y PayU, con orientación al detalle, capacidad de trabajo bajo presión y comunicación asertiva con equipos internos y externos.

Analista Administrativo y Comercial - Grupo CTO - Colombia

(2025-03 - 2026-08)

• Administración integral del proceso de matriculación, gestionando entre 80 y 100 matrículas de estudiantes nuevos al mes, con validación de contratos y documentación en entornos nacionales e internacionales (Colombia y España).
• Administración de pagos nacionales e internacionales, registrando en promedio 200 pagos mensuales de cuotas, control de la plataforma PayU y generación de reportes financieros.
• Elaboración de informes de matrícula, cartera, homologaciones, ventas y reportes contables a través de Excel y paquete Office.
• Soporte a la coordinación administrativa y contable en la revisión de soportes, manejo de cajas menores, control de inventarios y ajustes en el sistema WO ERP.
• Coordinación logística de viajes corporativos, incluyendo reservas de transporte y alojamiento entre diferentes ciudades.
• Apoyo en el proceso de importación de material didáctico utilizado en la operación académica, desde España hasta Colombia.
• Búsqueda y selección de proveedores para activos fijos y mantenimiento de equipos de la compañía.
• Coordinación del proceso de compras de suministros operativos (papelería, cafetería y equipos), asegurando disponibilidad oportuna y control de inventario.
• Supervisión de contratistas y personal de servicios externos (aseo, mantenimiento y afines), garantizando el cumplimiento de obligaciones contractuales y estándares de calidad.
• Organización y gestión de la base de datos de leads, clasificando clientes potenciales, compradores activos y pendientes de contacto, para facilitar el seguimiento comercial del área.
• Elaboración de informes comparativos de ventas y matrículas por universidad, apoyando al jefe directo en el análisis de resultados y en el diseño de estrategias comerciales, como visitas de asesores a las ciudades con menor desempeño.

Auxiliar Comercio, GFP y Logística - Compañías Muzo Colombia — EDLA (Esmeraldas de los Andes) - Colombia

(2024-09 - 2024-12)

• Elaboración de packing lists, órdenes de trabajo y certificados.
• Control de inventarios, facturación y consolidaciones.
• Generación de órdenes de compra y recepción de mercancía.
• Preparación de documentación logística y actualización diaria de bases de datos e informes del área.
• Elaboración de certificados de origen y trazabilidad de esmeraldas, gestionando en promedio 300 certificados, con registro fotográfico, clasificación de lotes, pesaje, control de inventarios y gestión documental, garantizando la trazabilidad y organización de los procesos.
• Apoyo y acompañamiento en la solicitud de autorización como OEA.
• Apoyo y acompañamiento en procesos de importación y exportación, incluyendo gestión documental, visitas a zona franca y seguimiento en aeropuerto, en coordinación con el equipo de comercio exterior.

Asistente Equipos Industriales — Servicio - Distribuidora Toyota SAS - Colombia

(2023-10 - 2024-09)

• Solicitud de servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de montacargas y equipos de taller, a partir del requerimiento del asesor técnico.
• Seguimiento y control del ciclo completo de órdenes de trabajo, gestionando en promedio más de 250 aperturas y cierres al mes, con revisión continua del estado de ejecución ante el proveedor o asesor a cargo de cada operación, asegurando el cumplimiento de los KPI operativos.
• Solicitud y aprobación de facturas, asegurando el cumplimiento del proceso de facturación interno.
• Apoyo en la gestión de cartera del área de equipos industriales, manteniendo base de datos en Excel de cuentas por cobrar y acompañamiento en el proceso de cobro a clientes.
• Gestión de insumos, órdenes de compra y caja menor.
• Elaboración de informes de servicio y comunicación con clientes internos y externos.
• Cierre de órdenes de trabajo, verificando la ejecución de todos los servicios y asegurando su correcta facturación y aprobación por parte de los jefes correspondientes.
• Coordinación integral de eventos y reuniones corporativas de más de 150 personas, gestionando logística, alimentación y proveedores.

Auxiliar de Archivo y Correspondencia - Distribuidora Toyota SAS - Colombia

(2021-11 - 2023-09)

• Radicación de documentos masivos y manejo de correspondencia.
• Administración de caja menor.
• Radicación, revisión y control de facturas de proveedores de la compañía y sus filiales, garantizando el correcto registro, seguimiento y cumplimiento de los procesos administrativos y contables.
• Liberación de guías internacionales para el ingreso al país de vehículos, equipos y repuestos.
• Manejo de la plataforma DIAN para la revisión y validación de facturación electrónica, elaborando informes y reportes en Excel de acuerdo con los requerimientos de la empresa.
• Gestión documental, facturación y comunicación con clientes internos y externos.
• Apoyo en el proceso de indexación, organización y clasificación de documentos para garantizar la correcta gestión y consulta de la información.

Apoyo Administrativo — Prácticas Servicio E.I. - Distribuidora Toyota SAS - Colombia

(2020-05 - 2020-11)

• Mejora de procesos documentales, gestión de inventarios y apoyo contable, cierre de órdenes de trabajo.

Profesional - Comercio Exterior - Universidad ECCI

Tecnóloga - Comercio Exterior - Universidad ECCI En curso - Administración de Empresas - Universidad CUN

Tecnóloga - Gestión Administrativa - SENA (2018)

Bachillerato Académico - Colegio Nelson Mandela (2017)