Anna Fuchs

Engagierte und international erfahrene Professional mit rund 8 Jahren Berufserfahrung in Administration, Kundenbetreuung und Stakeholder-Management, davon 2 Jahre in der direkten Unterstützung der Geschäftsführung. Souverän im Umgang mit vertraulichen Informationen, komplexen Prozessen und der Kommunikation auf allen Unternehmensebenen. Kommunikationsstark, strukturiert und lösungsorientiert – mit hoher Eigeninitiative und ausgeprägtem Organisationstalent.

Executive Assistant CEO - Piterion GmbH - Ismaning

(2024-07)

• Eigenständige und vorausschauende Steuerung sämtlicher Executive-Prozesse, inklusive strukturierter Planung, Priorisierung und Organisation des Tagesgeschäfts
• Koordination des Executive Kalenders, Verwaltung von Terminen und Organisation der täglichen sowie wöchentlichen Abläufe
• Diskrete Handhabung vertraulicher Informationen sowie Unterstützung der Geschäftsführung bei kurzfristigen und vertraulichen Ad-hoc-Aufgaben
• Vertrauensvolle Schnittstellenfunktion zwischen der Geschäftsführung, den Kunden, dem Management sowie internen und externen Stakeholdern zur Sicherstellung reibungsloser Kommunikation auf allen Ebenen
• Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen, inklusive komplexer Reiseplanung und kurzfristiger Anpassungen über verschiedene Zeitzonen hinweg
• Aufbau und Pflege internationaler Geschäftsbeziehungen zu wichtigen Stakeholdern und Partnern
• Unterstützung und aktive Vorantreibung strategischer Initiativen und Sonderprojekte; strukturierte Nachverfolgung von Maßnahmen
• Erstellung und Weiterentwicklung hochwertiger Präsentationen, Reports, Kundenunterlagen und Entscheidungsvorlagen
• Entwicklung und Umsetzung interner Kommunikations- und Informationsstrategien
• Organisation und Koordination von Veranstaltungen sowie projektbezogenen Sonderaufgaben (interne und externe Business-Events)
• Unterstützung vertriebsnaher Prozesse (Sales Support & Enablement) sowie Sales Operations, inklusive Ressourcenplanung, Priorisierung und Koordination von Terminen/Kapazitäten im Vertriebsteam
• Koordination von Recruitingmaßnahmen zur gezielten Gewinnung qualifizierter Kandidaten
• Schnittstellenfunktion zwischen dem Management, HR und den Bewerbern während des gesamten Recruiting-Prozesses

Teamassistant / Office Manager - Victoria Consulting GmbH - Forchheim

(2023-08 - 2024-07)

• Koordination von Recruitingmaßnahmen zur gezielten Gewinnung qualifizierter Kandidaten
• Schnittstellenfunktion zwischen dem Management, HR und den Bewerbern während des gesamten Recruiting-Prozesses
• Unterstützung von Recruiting- und Onboarding-Prozessen von der Koordination bis zur Umsetzung
• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung und interner Teams
• Koordination von Terminen, Meetings und internen Prozessen zur Sicherstellung reibungsloser Abläufe
• Verwaltung vertraulicher Personalunterlagen und sensibler Informationen mit Diskretion
• Erstellung von Reports und Präsentationen zur informierten Entscheidungsfindung im Management
• Mitwirkung an Projekten und Unterstützung bei der Optimierung interner Prozesse zur Steigerung der Effizienz
• Förderung der internen Kommunikation und Sicherstellung eines effizienten Informationsflusses zwischen Teams

Minijob: Kinder- und Hausaufgabenbetreuung - Arbeiterwohlfahrt Kreisverband Forchheim e.V. - Forchheim

(2022-10 - 2023-01)

während Architekturstudium

• Individuelle Unterstützung von Schülerinnen und Schülern bei schulischen Aufgaben
• Vermittlung von Lerninhalten und Förderung von Verständnis und Selbstständigkeit
• Organisation von Lernmaterialien und Nachbereitung der Unterrichtseinheiten
• Betreuung kleiner Gruppen und Förderung von Konzentration, Motivation und Teamfähigkeit

Minijob: Mitarbeiterin Kundenservice & Betreuung - clever fit Forchheim - Forchheim

(2022-05 - 2023-08)

während Architekturstudium

• Unterstützung bei Trainings und Studienführungen
• Betreuung und Beratung von Interessenten sowie Begleitung von Vertragsabschlüssen
• Organisation und Koordination von Veranstaltungen und Abläufen im Studienbetrieb
• Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs des Tagesgeschäfts und Gästeservices

Sachbearbeiterin Referat P6 - FAU Erlangen-Nürnberg - Erlangen

(2020-04 - 2022-01)

• Prüfung, Bearbeitung und Freigabe von Reisekostenabrechnungen
• Sicherstellung korrekter und fristgerechter Abrechnungsprozesse sowie Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
• Erfassen, Pflegen und Kontrollieren abrechnungsrelevanter Daten zur Gewährleistung korrekter Abrechnungen
• Koordinieren der Zusammenarbeit mit Personalreferaten, Drittmittelstellen und externen Prüfinstanzen zur Optimierung der Abrechnungsprozesse
• Beraten von Mitarbeitenden, Wissenschaftler:innen und Studierenden zu Richtlinien, Verfahren und Abrechnungsfragen zur Sicherstellung der Einhaltung von Abrechnungsrichtlinien
• Verwaltung und Pflege von Datenbanken, Ablagesystemen und Dokumentationsprozessen

Sekretärin der leitenden Oberärzte - Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg - Erlangen

(2017-07 - 2020-04)

• Koordination und Optimierung der Abläufe im Oberarztsekretariat zur Sicherstellung effizienter administrativer Prozesse innerhalb der Abteilung
• Verwaltung und strukturierte Bearbeitung der ärztlichen Korrespondenz sowie Ein- und Ausgangspost zur Gewährleistung zeitnaher Kommunikation
• Schnittstellenkommunikation mit Patient:innen, Angehörigen, ärztlichem Dienst, Pflegepersonal und externen Einrichtungen
• Planung und Organisation von Sprechstunden, Visiten und interdisziplinären Besprechungen
• Vorbereitung von Unterlagen für Operationen, Konsile und externe Anfragen
• Pflege und Verwaltung von Patientendokumenten mit strikter Einhaltung der Datenschutzvorgaben zur Gewährleistung der Vertraulichkeit und Sicherheit
• Erfassung und Pflege medizinischer Daten in internen Kliniksystemen
• Pflegen und Aktualisieren der Homepage der Frauenklinik

Bachelor - Architektur - IU Internationale Hochschule (2021-09 - 2023-08)

Staatlich geprüfte Euro-Management-Assistentin - International Business - Euro Akademie Bamberg (2015-09 - 2017-07)