Executive Assistant CEO - Piterion GmbH - Ismaning
(2024-07)
- Eigenständige und vorausschauende Steuerung sämtlicher Executive-Prozesse, inklusive strukturierter Planung, Priorisierung und Organisation des Tagesgeschäfts
- Koordination des Executive Kalenders, Verwaltung von Terminen und Organisation der täglichen sowie wöchentlichen Abläufe
- Diskrete Handhabung vertraulicher Informationen sowie Unterstützung der Geschäftsführung bei kurzfristigen und vertraulichen Ad-hoc-Aufgaben
- Vertrauensvolle Schnittstellenfunktion zwischen der Geschäftsführung, den Kunden, dem Management sowie internen und externen Stakeholdern zur Sicherstellung reibungsloser Kommunikation auf allen Ebenen
- Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen, inklusive komplexer Reiseplanung und kurzfristiger Anpassungen über verschiedene Zeitzonen hinweg
- Aufbau und Pflege internationaler Geschäftsbeziehungen zu wichtigen Stakeholdern und Partnern
- Unterstützung und aktive Vorantreibung strategischer Initiativen und Sonderprojekte; strukturierte Nachverfolgung von Maßnahmen
- Erstellung und Weiterentwicklung hochwertiger Präsentationen, Reports, Kundenunterlagen und Entscheidungsvorlagen
- Entwicklung und Umsetzung interner Kommunikations- und Informationsstrategien
- Organisation und Koordination von Veranstaltungen sowie projektbezogenen Sonderaufgaben (interne und externe Business-Events)
- Unterstützung vertriebsnaher Prozesse (Sales Support & Enablement) sowie Sales Operations, inklusive Ressourcenplanung, Priorisierung und Koordination von Terminen/Kapazitäten im Vertriebsteam
- Koordination von Recruitingmaßnahmen zur gezielten Gewinnung qualifizierter Kandidaten
- Schnittstellenfunktion zwischen dem Management, HR und den Bewerbern während des gesamten Recruiting-Prozesses
Teamassistant / Office Manager - Victoria Consulting GmbH - Forchheim
(2023-08 - 2024-07)
- Koordination von Recruitingmaßnahmen zur gezielten Gewinnung qualifizierter Kandidaten
- Schnittstellenfunktion zwischen dem Management, HR und den Bewerbern während des gesamten Recruiting-Prozesses
- Unterstützung von Recruiting- und Onboarding-Prozessen von der Koordination bis zur Umsetzung
- Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung und interner Teams
- Koordination von Terminen, Meetings und internen Prozessen zur Sicherstellung reibungsloser Abläufe
- Verwaltung vertraulicher Personalunterlagen und sensibler Informationen mit Diskretion
- Erstellung von Reports und Präsentationen zur informierten Entscheidungsfindung im Management
- Mitwirkung an Projekten und Unterstützung bei der Optimierung interner Prozesse zur Steigerung der Effizienz
- Förderung der internen Kommunikation und Sicherstellung eines effizienten Informationsflusses zwischen Teams
Minijob: Kinder- und Hausaufgabenbetreuung - Arbeiterwohlfahrt Kreisverband Forchheim e.V. - Forchheim
(2022-10 - 2023-01)
während Architekturstudium
- Individuelle Unterstützung von Schülerinnen und Schülern bei schulischen Aufgaben
- Vermittlung von Lerninhalten und Förderung von Verständnis und Selbstständigkeit
- Organisation von Lernmaterialien und Nachbereitung der Unterrichtseinheiten
- Betreuung kleiner Gruppen und Förderung von Konzentration, Motivation und Teamfähigkeit
Minijob: Mitarbeiterin Kundenservice & Betreuung - clever fit Forchheim - Forchheim
(2022-05 - 2023-08)
während Architekturstudium
- Unterstützung bei Trainings und Studienführungen
- Betreuung und Beratung von Interessenten sowie Begleitung von Vertragsabschlüssen
- Organisation und Koordination von Veranstaltungen und Abläufen im Studienbetrieb
- Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs des Tagesgeschäfts und Gästeservices
Sachbearbeiterin Referat P6 - FAU Erlangen-Nürnberg - Erlangen
(2020-04 - 2022-01)
- Prüfung, Bearbeitung und Freigabe von Reisekostenabrechnungen
- Sicherstellung korrekter und fristgerechter Abrechnungsprozesse sowie Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
- Erfassen, Pflegen und Kontrollieren abrechnungsrelevanter Daten zur Gewährleistung korrekter Abrechnungen
- Koordinieren der Zusammenarbeit mit Personalreferaten, Drittmittelstellen und externen Prüfinstanzen zur Optimierung der Abrechnungsprozesse
- Beraten von Mitarbeitenden, Wissenschaftler:innen und Studierenden zu Richtlinien, Verfahren und Abrechnungsfragen zur Sicherstellung der Einhaltung von Abrechnungsrichtlinien
- Verwaltung und Pflege von Datenbanken, Ablagesystemen und Dokumentationsprozessen
Sekretärin der leitenden Oberärzte - Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg - Erlangen
(2017-07 - 2020-04)
- Koordination und Optimierung der Abläufe im Oberarztsekretariat zur Sicherstellung effizienter administrativer Prozesse innerhalb der Abteilung
- Verwaltung und strukturierte Bearbeitung der ärztlichen Korrespondenz sowie Ein- und Ausgangspost zur Gewährleistung zeitnaher Kommunikation
- Schnittstellenkommunikation mit Patient:innen, Angehörigen, ärztlichem Dienst, Pflegepersonal und externen Einrichtungen
- Planung und Organisation von Sprechstunden, Visiten und interdisziplinären Besprechungen
- Vorbereitung von Unterlagen für Operationen, Konsile und externe Anfragen
- Pflege und Verwaltung von Patientendokumenten mit strikter Einhaltung der Datenschutzvorgaben zur Gewährleistung der Vertraulichkeit und Sicherheit
- Erfassung und Pflege medizinischer Daten in internen Kliniksystemen
- Pflegen und Aktualisieren der Homepage der Frauenklinik
