Eirini Zafeiri

Verwaltungsassistentin mit Erfahrung in der Unterstützung von Büroabläufen, Rechnungsbearbeitung, HR-Verwaltung, Onboarding, Facility-Koordination und Dokumentenmanagement in Großbritannien und Griechenland.

Sicherer

Umgang mit SAP, Lark und FSSC sowie nachgewiesene Stärken im Umgang mit vertraulichen Informationen, der Koordination von Stakeholdern und der vollständigen Bearbeitung von Vorgängen. Zweisprachig in Griechisch und Englisch.

Verwaltungsassistentin - OMODA UK - London

(2026-03)

• Einsatz von Lark, FSSC und SAP zur Unterstützung von Verwaltungs- und HR-Prozessen, Pflege von Aufzeichnungen und Bearbeitung interner Anfragen.
• Prüfung von Rechnungen und zugehörigen Belegen, Hochladen von Rechnungen zur Zahlung sowie Nachverfolgung von Rückfragen und Genehmigungen.
• Erstellung von Einladungsschreiben und Begleitdokumenten für Geschäftsvisaanträge mit Verfolgung der Vorgänge bis zum Abschluss.
• Abstimmung mit dem Gebäudeverwalter des Büros zu Instandhaltung, Facility-Management, Zugang und sonstigen Arbeitsplatzanforderungen.
• Vorbereitung von Onboarding-Unterlagen, Materialien und Willkommensinformationen für neue Mitarbeitende.
• Überwachung des Büromaterials und Aufgabe von Bestell- und Nachschubbestellungen.

Rezeptionistin - Locke Hotels - London

(2025-11 - 2026-03)

• Verwaltung des täglichen Empfangsbetriebs in einem geschäftigen Vier-Sterne-Aparthotel mit 121 Zimmern, einschließlich Buchungen, Zahlungen und Anfragen.
• Pflege genauer Gästeinformationen sowie administrative Unterstützung bei Terminplanung, Dateneingabe und Dokumentation.
• Koordination mit Housekeeping, Wartung und Management sowie Betreuung von Firmenkunden und Langzeitgästen.

Rezeptionistin & Sekretärin - Hotel 63 - London

(2025-07 - 2025-11)

• Pflege von Gästeinformationen, Personalakten, Verträgen, Rechnungen und anderen vertraulichen Unterlagen.
• Koordination von Konferenzraumbuchungen und Besprechungsvorbereitung, einschließlich Ausstattung, Materialien und Erfrischungen.
• Vorbereitung von Bestellungen, Kontrolle von Lieferungen und Überwachung von Lagerbeständen.

Juniorassistentin im Büro - Anthology - Athens, Greece

(2024-11 - 2025-06)

• Unterstützung des Back-Office-Betriebs durch Dokumentenvorbereitung, Scannen, Ablage, Dateneingabe und Aktualisierung von Trackern.
• Koordination interner Unterlagen zwischen Verwaltung, Housekeeping und Wartungsteams.
• Überwachung des Büromaterialbestands, Vorbereitung von Bestellanforderungen und vertrauliche Bearbeitung gäste- und finanzbezogener Dokumente.

Rezeptionistin & Reservierungsagentin - Acropolis Magenta Luxury Suites - Athens, Greece

(2024-07 - 2024-11)

• Verwaltung von Buchungen, Änderungen, Stornierungen und Kundenkommunikation per Telefon, E-Mail und über Online-Kanäle.
• Abwicklung von Zahlungen und Rechnungsdetails bei gleichzeitiger Pflege genauer Gästeinformationen und Wahrung der Vertraulichkeit.

Verwaltungsassistentin - China Classification Society - Piraeus, Greece

(2023-11 - 2024-06)

• Verwaltung von Kalendern, Besprechungen, Anrufen, E-Mails und Korrespondenz mit Priorisierung dringender Anfragen.
• Pflege sicherer Akten und Datenbanken sowie Erstellung präziser Dokumente, Berichte und Verzeichnisse.
• Koordination von Reisearrangements, Reiseplänen, Büromaterial und der Verwaltung für neue Mitarbeitende.
• Unterstützung bei der Rechnungsbearbeitung, Fuhrparkverwaltung, Veranstaltungen, Marketingkoordination, behördlicher Kommunikation und EU-Akkreditierung.

Passagierdienstmitarbeiterin - Goldair Handling - Athens, Greece

(2023-06 - 2023-08)

• Kundenservice, Prüfung von Reisedokumenten, Zahlungsabwicklung und Unterstützung bei Störungen in einem schnelllebigen Flughafenumfeld.

Praktikantin im Personalwesen - Vaaday Media - Remote

(2022-10 - 2023-04)

• Koordination von Vorstellungsgesprächen, Sichtung von Bewerbungen und Verwaltung von Stellenanzeigen auf Karriereportalen und in sozialen Medien.
• Aktualisierung von Mitarbeiterdaten, Erstellung von HR-Berichten und Beantwortung routinemäßiger Fragen zu Leistungen und Richtlinien.
• Unterstützung von Firmenveranstaltungen und Karrieretagen.

Postgraduales Diplom - Rechnungswesen und Finanzen - Kingston University (2021 - 2022)

Bachelor-Abschluss - Betriebswirtschaft und Management - University of Central Lancashire (2018 - 2021)