Rajaa Sbaai

12 ans d'expertise en assistanat de direction auprès de PDG, membres de COMEX et hauts responsables au sein d'établissements publics, institutions nationales, grands groupes et PME. À l'aise dans des environnements exigeants et en mouvement permanent.

Bras droit opérationnel de confiance : j'anticipe, je priorise, je sécurise.

Assistante de direction - Fédération Hospitalière de France (FHF) - 75014 Paris

(2025-10)

Bras droit du Responsable et de la Responsable Adjointe du Pôle Ressources Humaines Hospitalières

• Gestion simultanée de 3 agendas complexes et mouvants : priorisation, gestion des urgences et des contraintes
• Appui proactif à la direction : priorisation des dossiers stratégiques et anticipation des besoins
• Organisation des déplacements et gestion des notes de frais (Ordre de mission et demande de dépense)
• Rédaction et mise en forme de courriers, notes, comptes rendus et présentations
• Formalisation et suivi des reportings
• Interface avec les partenaires institutionnels : suivi et coordination des instances nationales et réunions des ministères (+50 réunions/an)
• Organisation de colloques et événements nationaux : 5 événements/an, jusqu'à 50 participants (comités scientifiques, séminaires, salon Sant'Expo : coordination des réunions préparatoires, gestion du planning et des intervenants internes et externes)
• Appui transversal au Conseiller Stratégique de la Déléguée Générale (gestion d'agenda complexe et mouvant, organisation des voyages et conception de supports)
• Coordination du Comité Éthique : planification des instances et webinaires mensuels (24/an), préparation des auditions et supports de présentation

Assistante du Président - Mbp74 Construction & Rénovation - 74170 Saint-Gervais-les-Bains

(2024-01 - 2025-03)

• Gestion de l'agenda mouvant et des e-mails du Président
• Accueil physique et téléphonique avec divers interlocuteurs, traitement du courrier
• Suivi budgétaire : notes de frais, facturation, relance des impayés et suivi comptable
• Suivi de chantiers, élaboration de supports professionnels (fiches de choix, comptes rendus)
• Publication des offres d'emploi et pré-sélection des candidats
• Administration du personnel : 8 collaborateurs (mutuelle, visites médicales, absences, RTT, congés, fin de contrat, ruptures conventionnelles)
• Gestion des moyens généraux : fournisseurs, flotte automobile, forfaits mobiles, assurances, fournitures

Agent de facturation et régie de recettes - Mairie de Saint-Gervais-les-Bains - 74170

(2023-09 - 2023-12)

• Mise à jour des bases de données « secours sur pistes » et information des usagers sur la prise en charge assurance/ mutuelle avant facturation et transmission comptable

Assistante administrative et commerciale - Nos Paysans des Savoie - 74700 Sallanches

(2023-07 - 2023-09)

• Gestion du portefeuille clients, suivi des commandes, mise à jour des prix et archivage
• Coordination logistique interne et externe

Assistante du Président - Paneopro - 77400 Bussy-Saint-Georges

(2022-08 - 2023-06)

• Gestion de l'agenda du Président, organisation des réunions et des déplacements
• Suivi des dossiers clients, planning des interventions, création de supports professionnels (présentations, cartes de visite, flyers)
• Suivi budgétaire : notes de frais, facturation, relance des impayés et suivi comptable
• Suivi du personnel : 5 collaborateurs (intégration, mutuelle, tickets restaurant, absences/RTT, fin de contrat)
• Gestion des contrats et des prestataires
• Suivi de projets transverses : process internes, digitalisation documentaire et gestion confidentielle des données

Assistante du Président-Directeur Général et membres du Comité Exécutif - La Monnaie de Paris - 75006 Paris

(2016-10 - 2022-07)

Bras droit de 3 PDG et 3 membres du COMEX successifs : gestion de 6 agendas complexes et mouvants dans un environnement institutionnel exigeant

• Filtrage et gestion des sollicitations selon le degré d'urgence et de priorité
• Respect du circuit de validation et des signatures
• Préparation et suivi des instances de gouvernance : CA, AG, CODIR. Rédaction des ordres du jour, coordination avec les administrateurs, comptes rendus (+30 réunions/an)
• Gestion des relations avec des interlocuteurs de haut niveau : partenaires institutionnels, politiques et réseaux externes (Usage des normes de préséance)
• Organisation des déplacements et séminaires (France et international) et gestion des notes de frais
• Gestion des mails et suivi de dossiers confidentiels et sensibles
• Rédaction de courriers, présentations et gestion électronique des documents
• Suivi budgétaire, suivi des KPI

Assistante du Président - Administratif - Ressources Humaines - Européquipements, Vinci Immobilier Promotion, Altarea Cogedim - 75008 Paris, 92100 Boulogne, 75008 Paris

(2016 - 2016)

• Assistanat de Président : agenda, messagerie, réunions, déplacements
• RH et services généraux : administration du personnel, flotte automobile
• Administratif : soutien équipes projets, circuit de signature Présidence, archivage

Assistante de Direction - Gaz Réseau de France - 75009 Paris

(2013-07 - 2015-07)

Bras droit du Directeur des Collectivités Territoriales, membre du COMEX. Contrat de professionnalisation.

• Gestion agenda Outlook, réunions, déplacements, dossiers et supports professionnels
• Échanges avec les collectivités locales et coordination avec les directions internes

Assistante commerciale - Acticall, Immoprimo, IPTIC - 75009 Paris, 75009 Paris, 75016 Paris

(2008 - 2013)

Assistanat commercial et support opérationnel dans le secteur de l'énergie, l'immobilier et la formation. Contrat de professionnalisation pour IPTIC.

BTS Assistante de Direction - Assistanat de Direction - Coge formation (2013 - 2015)

BTS Management des unités commerciales - Management des unités commerciales - Élysées alternance (2010 - 2011)

Bac Sciences et technologies de la gestion - Sciences et technologies de la gestion - Option marketing - Lycée Georges Clemenceau (2008)