Ruben Rudas

Profesional con 13 años de experiencia en el área de gestión documental y archivística. Cuento con habilidades en organización, administración de archivos, control documental y liderazgo de equipos de trabajo. Me caracterizo por ser una persona honesta, comprometida y orientada a resultados, con alta capacidad para la resolución de problemas y toma de decisiones.

Poseo excelentes habilidades de comunicación asertiva, lo que me permite interactuar eficazmente con colaboradores, superiores y clientes internos y externos, garantizando eficiencia en los procesos y cumplimiento de objetivos organizacionales.

Técnico Profesional en gestión documental at Activos SAS (2025-10 – 2026-01)

Empresa cliente Iron mountain - Proyecto financiera de desarrollo nacional

• Analizar las falencias en el desarrollo de documentación nueva
• Corregir los errores en los documentos oficiales de la financiera
• Entregar inventario de documentos oficiales activos e inactivos
• Generar los cambios necesarios en las actas, formatos, manuales, procedimientos, guías, políticas y directrices de la compañía
• Descargar información del software de gestión documental
• Realizar el directorio de SharePoint y cargar la documentación
• Entregar Informe de actividades diario y socializarlo con las Áreas
• Realizar capacitaciones relacionadas a gestión documental
• Coordinar reuniones y capacitaciones con los líderes de los procesos
• Gestionar los entregables necesarios al finalizar cada etapa del proyecto

Profesional en gestión documental at Seguridad de Colombia S.A.S (2025-07 – 2025-10)

• Gestionar cotizaciones de software de gestión documental
• Supervisar el cumplimiento de la norma cero papel
• Modificar y actualizar las tablas de retención documental
• Realización de Actas, Informes, inventarios
• Cargar información al sistema
• Mantener la Normatividad del área actualizada
• Digitalizar y eliminar documentos cuyo tiempo de retención ya terminó
• Realizar seguimiento y capacitaciones relacionadas a gestión documental
• Buscar y contactar proveedores
• Gestionar pedidos para el área de archivo
• Manejar el archivo inactivo de la compañía
• Gestionar el FUID de las áreas con los líderes de proceso
• Apoyar los procesos de Calidad, Responsabilidad Social y normatividad ambiental de la compañía

Gestor Documental at Ips Goleman S.A.S (2024-12 – 2025-02)

• Coordinar el desarrollo de actividades diarias e informes de avance mensuales
• Coordinar la correcta realización del inventario documental
• Generar los instructivos y manuales para correspondencia, archivo de gestión, centrale histórico
• Realizar la creación de instrumentos archivísticos, tablas de retención documental, SIC y PINAR
• Crear el manual de organización de documento electrónico
• Implementar la utilización del sistema Orfeo, OneDrive, SharePoint
• Manejo de bases de datos y herramientas ofimáticas
• Garantizar la correcta organización y consulta de documentos
• Capacitaciones sobre gestión documental
• Recuperación de documentos de valor histórico y contable

Profesional Universitario En Gestión Documental at Universidad Pedagógica Nacional (2024-01 – 2024-03)

• Tomar el liderato de un equipo de 6 personas bajo un contrato por prestación de servicios
• Coordinar el desarrollo de actividades diarias e informes de avance mensuales
• Gestionar las Ordenes de pago de los colaboradores, manejar el sistema Goobi y papiro Cloud, revisar y corregir informes de gestión, manejar el almacenamiento en One Drive
• Entregar el inventario en estado natural de cuatro áreas, más de 1200 AZ, 700 carpetas y aproximadamente 1.500.000 folios
• Evaluar tiempos y movimientos en las actividades de los colaboradores para organizar y proponer un plan de trabajo semanal
• Apoyar el proceso de actualización de tablas de retención, SIC y PINAR
• Concretar la gestión de los productos entregables del proyecto
• Realizar proceso de revisión y calidad al trabajo de los contratistas
• Reportar novedades, incapacidades, accidentes y contratiempos
• Realizar diagnóstico documental inicial de cada área que se debe intervenir
• Trabajo en equipo para cumplir eficazmente los objetivos marcados
• Capacitar al equipo de trabajo respecto a la organización y alistamiento de expedientes

Técnico En Gestión Documental at Universidad Pedagógica Nacional (2023-12 – 2024-01)

• Realizar inventario en estado natural de los convenios administrativos que maneja la entidad
• Realizar organización documental de los expedientes, realizar alistamiento de las unidades documentales
• Cambiar de AZ a carpeta la documentación, manejar las tablas de retención documental
• Debido a mi capacidad de liderazgo y actitud propositiva se me ofreció tomar el cargo de profesional universitario por contrato de prestación de servicios

Líder de Gestión Documental y Correspondencia at Servilab del Norte S.A.S (2022-08 – 2023-08)

• Liderar un equipo de trabajo conformado por 6 auxiliares de archivo, 3 mensajeros motorizados
• Coordinar la llegada de documentos al área de correspondencia realizando así su debida clasificación y entrega a las áreas
• Gestionar la búsqueda, organización y préstamo de los expedientes digitales y físicos pertenecientes a las diferentes instituciones donde la empresa se encuentra presente
• Realizar la actualización de los diferentes manuales y procesos
• Actualizar el modelo de requisitos para la gestión de documentos de acuerdo a la normatividad vigente
• Realizar la planificación de las rutas de los mensajeros
• Llevar un informe semanal de la cantidad de entregas

Asistente De Archivo at Godoy Córdoba Abogados SAS (2021-08 – 2022-06)

• Organizar el Archivo de la firma
• Capacitar a un colaborador en el área de correspondencia
• Dictar charlas sobre la importancia de la Gestión Documental en las corporaciones
• Liderar el proceso de actualización de TRD
• Liderar el proceso de Eliminación Documental
• Realizar búsqueda y préstamo de expedientes
• Servicio al cliente Interno
• Gestionar los implementos de trabajo
• Informar Novedades
• Cubrir las necesidades de la compañía respecto a los archivos en la nube y la generación de documentos digitales
• Proponer la implementación de Software enfocados al manejo de expedientes de archivo

Auxiliar De Gestión Documental Supernumerario at Servicios Y Asesorías (472) (2020-01 – 2020-06)

Prestar servicios como auxiliar de Gestión Documental y Correspondencia en la Alcaldía Mayor de Bogotá

• Prestar servicios administrativos en el área de archivo, correspondencia y mensajería
• Realizar radicación, entrega de correspondencia, alistamiento y organización de expedientes
• Manejo de TRD realizando procesos de calidad
• Alistamiento de documentos de correspondencia interna y externa
• Entrega de documentación a los mensajeros según hoja de ruta
• Entrega interna de documentación a las diferentes áreas de la Alcaldía Mayor de Bogotá
• Radicación de documentos en la Secretaría Mayor de Bogotá, Secretaría de Educación y Personería de Bogotá

Profesional in Ciencias de la información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística – Universidad del Quindío (2023-10)