Coordinatrice d’ufficio
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Sono assistente/coordinatrice d’ufficio per un’agenzia immobiliare a Genova.
Il ruolo dell’assistente d’ufficio è piuttosto articolato e molteplici sono le attività che dipendono da lei, a seconda della struttura dell’agenzia e dal numero di consulenti che ospita.
L’aspetto principale è sicuramente quello di agevolare la comunicazione tra i diversi livelli dell’organizzazione: dal broker titolare ai consulenti, alla casa madre, ai professionisti che gravitano intorno all’agenzia e, naturalmente, ai clienti. Oltre agli aspetti strettamente legati alla contabilità e quindi gestione dei pagamenti, fatture, dichiarazioni, ecc.., a livello amministrativo, si occupa della gestione dei fornitori, dei clienti, dei consulenti e tutto ciò che ne consegue.
Gestisce le pratiche in entrata e uscita, controlla e verifica tutta la documentazione necessaria, oltre alla corretta archiviazione.
È la persona che controlla che tutte le procedure vengano rispettate, redige il manuale operativo di agenzia, monitora le agende, coordina il calendario formativo di tutti i componenti dell’agenzia. Supporta il broker titolare nel monitoraggio dei risultati commerciali. Ovvero prepara i rendiconti mensili di tutti i consulenti immobiliari monitorando gli obiettivi e predisponendo dei report da dare al broker prima di ogni riunione.
Fissa gli appuntamenti in collaborazione e rileva e smista le telefonate da parte dei clienti. Organizza gli appuntamenti di reclutamento e svolge attività di follow up adeguato. Aiuta nell’organizzazione degli eventi di agenzia. Naturalmente gestisce l’agenda del broker, esegue l’analisi dei dati e prepara la reportistica.
Cura anche agli aspetti di pura accoglienza e di gestione del front office.
Questa figura professionale, può essere delegata a molte altre attività a seconda delle caratteristiche personali e dell’esperienza maturata.
A livello personale, sicuramente deve essere una persona che rispecchi l’immagine dell’agenzia e dello stile del broker, deve sposare la visione e deve essere un esempio ed una guida per i consulenti di serietà, responsabilità e discrezione.
Potrete trovare tutte le informazioni sul mio percorso lavorativo nel mio Curriculum allegato alla presente.
