Lena Vovčko

Izkušena vodja Back Officea in operativnih procesov z dolgoletnimi izkušnjami na področju upravljanja naročil, logistike, oskrbovalne verige in podpore strankam v mednarodnih in proizvodnih okoljih. Moje izkušnje vključujejo vodenje procesov naročil od prejema do dobave ter usklajevanje zalog, materiala, proizvodnje, logistike in dobavnih rokov. Imam izkušnje z izvozno in carinsko dokumentacijo, reševanjem operativnih eskalacij, spremljanjem KPI-jev, procesnimi izboljšavami in delom v SAP okolju.

Odlikujejo me strukturiran in analitičen pristop, usmerjenost v rešitve ter učinkovito povezovanje kupcev, dobaviteljev in internih ekip.

VODJA BACK OFFICEA IN ASISTENTKA DIREKTORJU PRODAJE at Blažič, robni trakovi, d.o.o. (2021-12 – 2026-09)

• Vodila in razvijala sem Back Office ekipo ter skrbela za organizacijo dela, učinkovitost ekipe, razvoj sodelavcev ter njihovo uvajanje in usposabljanje.
• Vodila in koordinirala sem procese naročil od prejema do odpreme ter usklajevala razpoložljivost zalog in materiala, proizvodnjo, logistiko in dobavne prioritete.
• Bila sem glavna kontaktna oseba za poenostavljeni izvozni postopek, koordinirala izvozno in carinsko dokumentacijo, skrbela za skladnost postopka ter zastopala podjetje kot osrednja kontaktna oseba ob uspešno izvedenem carinskem nadzoru.
• V sodelovanju s prodajo, nabavo, proizvodnjo in logistiko sem reševala dobavne omejitve, pomanjkanje materiala in druge operativne izzive ter določala prioritete izvedbe.
• Razvijala, uvajala in stalno izboljševala sem Back Office procese, postopke in standarde dela ter skrbela za njihovo dosledno izvajanje.
• Razvijala in spremljala sem KPI-je Back Officea ter analizirala odstopanja z namenom izboljševanja učinkovitosti in kakovosti izvedbe.
• Upravljala sem zahtevnejše dogovore s kupci, vključno z okvirnimi pogodbami z odpoklici (Call-Off Agreements), ter spremljala dogovorjene količine, cene, veljavnost, zaloge in realizacijo.
• Vodila sem reševanje zahtevnejših reklamacij in operativnih eskalacij ter koordinirala aktivnosti med različnimi oddelki z namenom odprave vzrokov in preprečevanja ponovitev.
• Direktorju prodaje sem zagotavljala analitično in operativno podporo pri spremljanju prodajnih rezultatov, kupcev, nabavnih trendov in sodelovanju z regionalnimi poslovalnicami.

SPECIALISTKA BACK OFFICE at Blažič, robni trakovi, d.o.o. (2019-09 – 2021-12)

• Samostojno sem vodila obdelavo naročil domačih in tujih kupcev od prejema do odpreme, vključno z vnosom naročil, preverjanjem cen, popustov in razpoložljivosti zalog, potrjevanjem dobavnih rokov ter pripravo izvozne in carinske dokumentacije.
• Z nabavo, proizvodnjo in logistiko sem usklajevala razpoložljivost materiala, proizvodne zahteve in dobavne roke ter zagotavljala pravočasno obveščanje prodaje in kupcev.
• Kot glavna Back Office kontaktna oseba za domače in tuje kupce sem samostojno vodila komunikacijo glede naročil, dobav, sprememb, cen in drugih operativnih vprašanj.

REVIZORKA at Delo Prodaja d.d. (2019-07 – 2019-08)

• Izvajala sem inventurne preglede, nadzor poslovalnic ter preverjanje zalog in pravilnosti poslovanja maloprodajnih enot.

KOORDINATORKA NABAVNIH NAROČIL at Danfoss Trata d.o.o. (2017-11 – 2018-12)

• Vodila sem operativno nabavo indirektnega materiala, opreme in storitev ter sodelovala pri iskanju, ocenjevanju in izboru lokalnih dobaviteljev glede na cene, razpoložljivost, dobavne roke in komercialne pogoje.
• Z novimi in obstoječimi dobavitelji sem se pogajala o cenah, plačilnih in drugih komercialnih pogojih ter spremljala naročila, dobave, roke in uspešnost dobaviteljev.
• Spremljala sem nabavno porabo in prihranke, pripravljala stroškovne analize in poročila ter sodelovala s financami pri usklajevanju naročil, računov in stroškov.
• Sodelovala sem pri implementaciji SAP oneERP za indirektno nabavo, vključno s celovitim testiranjem procesov v različnih poslovnih scenarijih in podporo pri uvedbi sistema v lokalni organizaciji.

GLOBAL TECHNOLOGY SERVICES – ADMINISTRATORKA ZA REZERVNE DELE at IBM Slovenija d.o.o. (2014-01 – 2017-07)

• Koordinirala sem zahteve in naročila kupcev za rezervne dele IBM in Lenovo, od identifikacije izdelkov in priprave ponudb do izvedbe in spremljanja naročil ter podpore prodajnim in servisnim procesom.
• Nadomeščala sem sodelavca na delovnem mestu Business Operations Specialist ter sodelovala pri zahtevnejših razpisnih postopkih.

WORLD WIDE EXPENSE REIMBURSEMENT SPECIALIST – SLOVENIJA at IBM Slovenija d.o.o. (2010-08 – 2013-12)

• Skrbela sem za lokalne pravilnike s področja službenih potovanj, mobilne telefonije in reprezentance ter zagotavljala njihovo skladnost z zakonodajo in korporativnimi zahtevami IBM.
• Sodelovala sem pri internih, zunanjih in korporativnih revizijah, vključno z revizijami PwC, ter izvajala aktivnosti Business Controls za IBM Slovaška.
• Kot lokalna kontaktna oseba za proces World Wide Expense Reimbursement sem svetovala zaposlenim in vodjem ter izvajala usposabljanja uporabnikov.

VODJA FRIZERSKEGA SALONA at Osem plus d.o.o. (2009-10 – 2010-07)

• Vodila sem vsakodnevno poslovanje salona, vključno z organizacijo dela in zaposlenih, administracijo, nabavo in zalogami, koordinacijo dobaviteljev, prodajo, financami ter distribucijo profesionalne lasne kozmetike.

SERVICE CUSTOMER FULFILMENT SPECIALIST – GLOBAL BUSINESS SERVICES at IBM Slovenija d.o.o. (2009-01 – 2009-09)

• Skrbela sem za operativno in finančno administracijo servisnih pogodb za SAP svetovalne projekte, vključno s spremljanjem pogodb, stroškov, prihodkov, obračunskih ciklov in odstopanj.

WORLD WIDE EXPENSE REIMBURSEMENT SPECIALIST at IBM Slovenija d.o.o. (2008-01 – 2008-12)

• Vodila sem lokalni proces povračil stroškov zaposlenih ter zagotavljala podporo uporabnikom, usposabljanja in skladnost z internimi pravili in zakonskimi zahtevami.

CUSTOMER FULFILLMENT BILLING SPECIALIST at IBM Slovenija d.o.o. (2006-09 – 2007-12)

• Skrbela sem za obračune kupcem, predračune in DDV dokumentacijo ter sodelovala pri operativnih pripravah IBM Slovenija na uvedbo evra.

Diplomirana ekonomistka (VS) – DOBA Fakulteta, Maribor (2010 – 2013)