Polona Štebe

Imam večletne izkušnje s poslovno administracijo, korespondenco, organizacijo pisarne, podporo vodstvu in različnim oddelkom ter delom v mednarodnem okolju z večjezično komunikacijo (angleščina, hrvaščina, srbščina).

Poslovna sekretarka at Teknoxgroup d.o.o. (2019-06 – 2026-10)

• delo v mednarodnem okolju s poudarkom na vsakodnevni večjezični komunikaciji (uradni jezik: angleščina; neformalni jeziki: hrvaščina oz. srbščina)
• splošna administrativna podpora vodstvu in oddelkom
• upravljanje pošte in poslovne korespondence
• komunikacija s poslovnimi partnerji
• vodenje in urejanje knjige prejetih računov
• priprava in usklajevanje dokumentacije za računovodstvo
• pregled in obračun potnih nalogov v skladu z zakonodajo
• izdaja naročilnic v ERP sistemu Navision
• priprava podatkov za izračun plač, ki ga izvaja zunanje računovodstvo
• zbiranje, obdelava in vnos podatkov za potrebe ESG poročanja
• jezikovni in terminološki pregled pogodb ter internih pravilnikov
• priprava, urejanje in arhiviranje dokumentacije
• urejanje in vodenje evidenc ter baz podatkov
• priprava poročil
• ažurno vodenje in urejanje kadrovske evidence (HR baze podatkov Lotus Notes in e-HRM)
• pomoč kadrovski službi pri pridobivanju delovnih dovoljenj za tuje zaposlene v sodelovanju z uradnimi institucijami
• organizacija službenih poti in poslovnih dogodkov
• skrb za vozni park (nakup, servis, menjava pnevmatik, prijava škod)
• skrb za urejeno delovno okolje

Koordinator razstavnega programa v okviru Mednarodnega festivala Mesto žensk (4. – 8. 10. 2018) at Mesto žensk – Društvo za promocijo žensk v kulturi (2018-08 – 2018-11)

• komunikacija in sodelovanje z mednarodnimi udeleženci festivala
• mreženje
• koordinacija projektov
• organizacija in pomoč pri tehnični izvedbi razstav in spremljevalnih dogodkov

Koordinator produkcije in administracija at SCCA, Zavod za sodobno umetnost – Ljubljana (2017-04 – 2017-12)

• pomoč pri vodenju nevladne organizacije, ki deluje v javnem interesu
• administrativna dela: vodenje pisarne, pošta, korespondenca, sprejemanje in izstavljanje računov, plačila, priprava dokumentacije za računovodstvo
• priprava razpisov za pridobivanje sredstev (MOL – oddelek za kulturo, Ministrstvo za kulturo RS, EU – evropski strukturni in kohezijski skladi, razpisi veleposlaništev ipd.)
• pridobivanje sponzorskih in donatorskih sredstev
• pisanje, urejanje ter objavljanje vsebin za spletno stran in družbena omrežja (Facebook)
• vodenje odnosov z javnostmi (PR) in izvajanje e-obveščanja (Mailchimp)
• urejanje adreme (baze kontaktov)
• organizacija in operativna izvedba različnih kulturnih dogodkov ter razstav
• pomoč pri vodenju Šole Svet umetnosti (Šola za kuratorske prakse in kritiško pisanje)

Asistentka kustosinje v Galeriji Vodnikove domačije Šiška at Zavod Divja misel (2015-09 – 2018-02)

• organizacija in tehnična izvedba razstav ter spremljevalnih dogodkov
• moderiranje dogodkov (otvoritve razstav, pogovori z umetniki, okrogle mize, javna vodstva)
• komunikacija z razstavljalci in celovita koordinacija projektov
• priprava in izvedba vodenih ogledov po razstavah
• prodaja umetniških del in informiranje obiskovalcev galerije
• sodelovanje pri pisanju in urejanju besedil za razstavne tiskovine
• priprava ter pošiljanje sporočil za javnost (obveščanje medijev)
• sodelovanje pri pripravi razpisne dokumentacije za pridobivanje sredstev
• priprava vsebinskih in finančnih poročil
• urejanje odnosov z javnostmi (PR) na družbenih omrežjih

Poslovna sekretarka at Müller arhitektura, Erich Müller s.p. (2014-05 – 2015-05)

• samostojno vodenje pisarne in splošna administracija
• priprava in urejanje dokumentacije za računovodstvo
• skrb za stranke in poslovne partnerje

Poslovna sekretarka at Agencija za finančno svetovanje d.o.o. (2009 – 2011)

• opravljanje splošnih administrativnih in pisarniških del
• komunikacija s poslovnimi partnerji
• urejanje, posodabljanje in vodenje baz podatkov
• priprava poročil

Pomočnica direktorja / prodajna vodja at Maia M d.o.o. (2008 – 2009)

• samostojno vodenje pisarniške administracije in podpora vodstvu
• skrb za stranke in poslovne partnerje
• aktivno iskanje novih poslovnih priložnosti, partnerjev in potencialnih kupcev
• sprejemanje naročil, obdelava prodajne dokumentacije in izdajanje računov
• vodenje in koordinacija prodajnih projektov
• snovanje, izvajanje in koordiniranje marketinških ter oglaševalskih akcij
• urejanje spletnih strani in skrb za nemoteno delovanje spletne trgovine
• skrb za vzdrževanje in razvoj celostne grafične podobe podjetja
• sodelovanje pri snovanju in kreiranju novih produktov ter storitev

Vodja administracije / pomočnica direktorja at Lava Zavarovanja d.o.o. (2007 – 2008)

• vodenje, organizacija in optimizacija dela v pisarniški administraciji
• urejanje ter ažurno vodenje internih baz podatkov
• vsakodnevna poslovna komunikacija in usklajevanje s poslovnimi partnerji
• sprejemanje, obravnava in učinkovito reševanje reklamacij strank
• operativno vodenje, usmerjanje in podpora sektorju terenskih zastopnikov
• statistična obdelava podatkov ter priprava tedenskih in letnih poslovnih poročil

– Gimnazija Bežigrad, Ljubljana (1996)

– Univerza v Ljubljani, Filozofska fakulteta, Umetnostna zgodovina - enopredmetni študij, absolventski status – nedokončano