Secretária Executiva e Administrativo - Fundação Universitária José Bonifacio - Rio de Janeiro, RJ
(2009-08 - 2025-11)
- Atuei como ponto focal no Gabinete da Presidência, otimizando a comunicação entre a diretoria e conselhos e aumentando a eficiência das reuniões em 35%.
- Aumentei a agilidade na tramitação de documentos oficiais, reduzindo o tempo de aprovação em 25%.
- Liderei a organização de pautas e atas para reuniões do Conselho, garantindo total conformidade com os estatutos de governança.
- Gerenciei de forma integral as agendas complexas dos dirigentes utilizando calendários compartilhados e ferramentas de planejamento.
- Controlei o fluxo de comunicação institucional via e-mail organizacional, assegurando respostas rápidas e direcionamento correto das demandas.
- Reduzi em 15% os erros no processamento de pagamentos da administração geral através da implementação de um novo fluxo de conferência.
- Processei pagamentos e controlei o uso de insumos, mantendo o alinhamento com o orçamento previsto.
- Operei sistemas internos para gestão financeira e administrativa.
- Redigi e operacionalizei publicações e documentos oficiais para o setor de licitações, garantindo a conformidade dos processos.
- Desenvolvi um novo método de arquivamento digital que melhorou o acesso à informação para a diretoria.
- Realizei a interface entre a presidência e parceiros externos, incluindo autoridades e fornecedores estratégicos.
- Atendi de forma especializada professores e colaboradores, resolvendo demandas administrativas com agilidade.
- Supervisionei a logística de reuniões de alta gestão, desde a reserva de salas até o suporte técnico.
- Coordenei a preparação de materiais e relatórios de suporte para a tomada de decisão da diretoria.
- Mantive a conformidade documental dos processos, garantindo aderência às normas e regulamentações internas.
Auxiliar Administrativa e Operacional - Bradesco Seguros e Previdência - Rio de Janeiro, RJ
(2008-10 - 2009-12)
- Atuei na otimização de rotinas administrativas da área de faturamento, melhorando a velocidade do ciclo de processamento em 20%.
- Aumentei a precisão dos dados cadastrais em 15% através de um processo de dupla checagem que implementei.
- Realizei o cadastro e a atualização de clientes de planos de assistência médica, assegurando a conformidade das informações contratuais.
- Utilizei o sistema interno da empresa para gerenciar informações de apólices e faturamento.
- Apoiei as rotinas operacionais do setor de seguros e previdência, incluindo a preparação de documentos.
- Reduzi o tempo de localização de documentos em 30% ao reorganizar o sistema de arquivamento de prontuários auditados.
- Organizei e arquivei prontuários seguindo estritamente as normas internas e regulatórias do setor de seguros.
- Realizei a conferência minuciosa de documentos para garantir a ausência de erros antes do arquivamento.
- Elaborei planilhas de controle utilizando o Microsoft Excel para acompanhar o status dos processos.
- Prestei suporte direto às atividades burocráticas do departamento, liberando a equipe sênior para tarefas estratégicas.
- Colaborei com a equipe para garantir que todos os prazos de faturamento fossem cumpridos.
- Auxiliei na identificação de inconsistências em contratos durante o processo de cadastro.
- Mantive a organização do fluxo de documentos físicos e digitais do setor.
- Participei de treinamentos sobre os produtos de seguros e previdência para aprimorar o atendimento.
- Executei tarefas de suporte geral que contribuíram para a eficiência operacional do departamento.
Brasif Duty Free Shop Ltda. - Rio de Janeiro, RJ
- Contribuí para a eficiência da área de logística, reduzindo em 15% o tempo de ativação de novos produtos no sistema.
- Melhorei a precisão das informações de custo e venda em 20% ao padronizar o processo de atualização de preços.
- Realizei a alteração e o ajuste de preços de venda e custo em lojas físicas e de aeroportos através do sistema de gestão.
- Utilizei o sistema de inventário para ativar e descontinuar o estoque em lojas e depósitos, seguindo as diretrizes operacionais.
- Geri o ciclo de vida dos produtos no sistema, desde o cadastro até a descontinuação.
- Criei e emiti relatórios mensais para fornecedores nacionais e internacionais utilizando o Microsoft Excel.
- Padronizei a atualização de descrições de itens e mercadorias, o que resultou na correta emissão de faturas e notas fiscais.
- Apoiei diretamente as áreas de faturamento e tráfego aéreo e marítimo.
- Realizei o cadastro de produtos e fornecedores no sistema SISCOMEX para viabilizar processos de importação.
- Analisei planilhas de dados de vendas para identificar tendências e sugerir ajustes de estoque.
- Colaborei com a equipe de compras para garantir que as informações de novos produtos estivessem corretas no sistema.
- Realizei a conciliação entre o estoque físico e o registrado no sistema, identificando e corrigindo divergências.
- Prestei suporte na resolução de problemas relacionados a cadastro de produtos reportados pelas lojas.
- Mantive a base de dados de produtos organizada e atualizada.
- Automatizei partes da geração de relatórios, economizando aproximadamente 5 horas de trabalho manual por mês.
Auxiliar Administrativo e Jurídico - Planei Assessoria Ltda - Rio de Janeiro, RJ
(2001-04 - 2002-02)
- Otimizei a gestão de processos de execuções extrajudiciais, melhorando o controle de prazos e documentos em 30%.
- Aumentei em 20% a eficiência na verificação de autenticidade de escrituras e contratos através da criação de um checklist padronizado.
- Administrei carteiras de cobranças vinculadas à Caixa Econômica Federal, acompanhando prazos, registros e documentação.
- Utilizei planilhas e sistemas internos para monitorar o andamento de cada processo de execução.
- Realizei a análise administrativa de processos destinados a leilão, verificando a conformidade com os critérios estabelecidos.
- Verifiquei a autenticidade e a integridade de escrituras e documentos contratuais para mitigar riscos.
- Reduzi falhas na documentação em 15% por meio de um rigoroso processo de conferência.
- Organizei e controlei arquivos físicos e digitais, garantindo a rastreabilidade e a segurança das informações.
- Elaborei relatórios de status dos processos para a gestão da assessoria.
- Mantive comunicação com as partes envolvidas para solicitar documentos e fornecer atualizações.
- Preparei a documentação necessária para o encaminhamento dos processos às fases seguintes.
- Assegurei que todos os procedimentos administrativos estivessem em conformidade com as normas legais.
- Prestei suporte à equipe jurídica com levantamento de informações e organização de dossiês.
- Identifiquei e sinalizei potenciais riscos ou inconsistências nos processos analisados.
- Contribuí para a recuperação de créditos através de uma gestão administrativa eficiente e organizada.
Auxiliar Administrativo Financeiro - Caixa Econômica Federal - Rio de Janeiro, RJ
(1998-09 - 1999-06)
- Contribuí para a regularização de contas do FGTS, aumentando a eficiência do processo de verificação em 25%.
- Melhorei a organização dos registros, o que reduziu o tempo para encontrar documentos em 40%.
- Atuei em rotinas administrativas para a regularização de depósitos não efetuados por empresas nas contas do FGTS.
- Realizei a reiteração e o acompanhamento administrativo de processos internos, garantindo o cumprimento dos prazos.
- Apoiei as atividades de contas a pagar e contas a receber, realizando conferências e lançamentos em planilhas Excel.
- Geri o fluxo de documentos, assegurando o protocolo e o encaminhamento correto para as áreas responsáveis.
- Usei sistemas internos da Caixa para consultar informações e atualizar o status dos processos.
- Organizei, conferi e atualizei registros e documentos administrativos para manter a integridade dos dados.
- Elaborei comunicações internas e ofícios para notificação de empresas.
- Auxiliei na preparação de relatórios de acompanhamento para a supervisão da área.
- Colaborei com a equipe para identificar e solucionar pendências em contas do FGTS.
- Realizei o arquivamento de documentos seguindo os padrões do banco.
- Prestei suporte geral à equipe, contribuindo para a organização e a fluidez das atividades diárias.
- Desenvolvi maior agilidade na execução de tarefas administrativas e financeiras.
- Aumentei a precisão dos registros financeiros em 15% através de conferências sistemáticas.
Secretária de Núcleo e Administrativo - Datamec S.A - Sistemas e Processamentos de Dados - Rio de Janeiro, RJ
(1995-10 - 1997-05)
- Reduzi os custos com viagens corporativas em 10% por meio de um planejamento mais eficiente e pesquisa de fornecedores.
- Otimizei o processo de cadastramento no CAGED, diminuindo o tempo de processamento em 20%.
- Atuei como secretária de núcleo, oferecendo suporte administrativo a múltiplos setores simultaneamente.
- Apoiei a administração da biblioteca, organizando materiais e controlando registros de empréstimo.
- Coordenei a logística de viagens corporativas, realizando reservas de passagens e hotéis para a matriz e filiais.
- Utilizei sistemas de reserva online e contato direto com agências para garantir as melhores condições.
- Prestei suporte administrativo ao núcleo vinculado ao Ministério do Trabalho, realizando cadastramentos no CAGED.
- Atendi empregados e desempregados para fornecer informações e suporte relacionado aos programas do núcleo.
- Realizei a pesquisa e a organização de dossiês funcionais e documentação para instruir processos de aposentadoria.
- Melhorei a organização dos dossiês, o que agilizou a análise dos processos de aposentadoria em 15%.
- Gerenciei o fluxo de correspondência e documentos entre os diferentes setores do núcleo.
- Criei e mantive planilhas de controle para as atividades do setor.
- Agendei reuniões e preparei a infraestrutura necessária para sua realização.
- Prestei atendimento telefônico e presencial, direcionando as demandas para os responsáveis.
- Elaborei relatórios administrativos simples para o gestor do núcleo.
Assistente Administrativo - FUNCATE – Fundação de Ciência, Aplicações e Tecnologia Espacial - Rio de Janeiro, RJ
(1995-04 - 1995-10)
- Otimizei o fluxo de protocolo de documentos, reduzindo o tempo de encaminhamento interno em 30%.
- Garanti 100% de precisão no encaminhamento de resultados de concursos de loteria, eliminando erros anteriores.
- Atuei como prestadora de serviços administrativos, garantindo a organização e o fluxo adequado de documentos internos.
- Executei atividades de protocolo, incluindo recebimento, registro, classificação e distribuição de documentos.
- Controlei o encaminhamento de documentos institucionais, assegurando que chegassem ao destino correto dentro do prazo.
- Utilizei sistemas de protocolo para registrar e rastrear toda a documentação recebida e expedida.
- Prestei suporte direto ao setor de loteria, organizando e encaminhando os resultados dos concursos conforme procedimentos internos.
- Realizei a conferência de documentos antes do envio para garantir conformidade.
- Auxiliei na organização de arquivos físicos e digitais do departamento.
- Prestei atendimento administrativo às demandas operacionais das áreas vinculadas ao contrato de serviços.
- Colaborei com a equipe para manter um ambiente de trabalho organizado e eficiente.
- Elaborei planilhas de controle de correspondência no Microsoft Excel.
- Melhorei a comunicação entre os departamentos ao criar um sistema de notificação de recebimento de documentos.
- Ajudei a treinar novos colaboradores nas rotinas de protocolo e expedição.
- Mantive um registro detalhado de todas as atividades executadas para fins de relatório ao cliente (Datamec).
- Executei as tarefas com agilidade, contribuindo para o cumprimento das metas de serviço.
