Ghanem, Abir

Professionnelle administrative bilingue possédant plus de 10 ans d'expérience en administration, coordination et soutien aux gestionnaires et aux directions, principalement dans le secteur de l'éducation. Expérience diversifiée en coordination d'équipe, gestion financière et budgétaire, gestion de systèmes scolaires, planification opérationnelle, gestion documentaire, logistique et service à la clientèle. Reconnue pour son autonomie, son jugement, sa discrétion, son sens de l'organisation et sa capacité à gérer plusieurs priorités et échéanciers dans des environnements complexes.

SECRÉTAIRE ADMINISTRATIVE – RESPONSABLE DU BUREAU D'ADMISSION ET DE LA COORDINATION ADMINISTRATIVE - École secondaire Louis-Riel – CEPEO - Ottawa, Ontario

(2024-08)

• Assurer le leadership et le bon fonctionnement du secrétariat, en collaboration avec les directions, et coordonner le travail de six employés.
• Répartir les tâches, établir les priorités, assurer les suivis et offrir formation et accompagnement afin de maintenir une prestation de services efficace.
• Fournir un soutien administratif aux directions ainsi qu'aux employés, parents, élèves, fournisseurs, partenaires communautaires et services de transport.
• Développer des outils, registres, listes et fiches de contrôle pour soutenir l'application des politiques et procédures.
• Gérer l'affectation des enseignants et suppléants dans Aspen, les horaires, la création des classes et l'utilisation des locaux selon les effectifs et les besoins de l'école.
• Assurer les activités liées au SIS et à Trillium, notamment les inscriptions, l'inscription en ligne, le démarrage et la fermeture de l'année scolaire et les bulletins.
• Effectuer la tenue de livres des fonds scolaires : chèques fournisseurs, paiements, dépôts, conciliations bancaires et activités de collecte de fonds.
• Coordonner les achats et paiements, vérifier les entrées budgétaires, assurer le suivi des budgets et préparer les rapports demandés par la direction.
• Gérer les dossiers scolaires, leur classement, transfert et archivage, dans le respect de la confidentialité et des procédures.
• Rédiger la correspondance administrative et diffuser les communications aux parents, élèves et personnel, notamment par SchoolMessenger.

AGENTE DE SOUTIEN À L'ADMINISTRATION DES SYSTÈMES D'INFORMATIONS SCOLAIRES - CEPEO - Ottawa, Ontario

(2022-10 - 2023-08)

• Assurer le soutien fonctionnel aux utilisateurs des systèmes d'informations scolaires, notamment Aspen, ainsi qu'aux applications administratives et pédagogiques connexes.
• Veiller à la conformité et à l'efficacité de la configuration des systèmes liés aux horaires, bulletins et processus scolaires.
• Évaluer les besoins, planifier les mises à jour et coordonner les tests afin d'assurer l'intégrité des fonctionnalités et des données.
• Agir comme personne-ressource auprès des écoles, des services internes, du fournisseur du SIS et de partenaires externes, notamment le ministère de l'Éducation et la Santé publique.
• Planifier et offrir la formation des utilisateurs sur les systèmes scolaires et les applications connexes.
• Réviser et améliorer les procédures, identifier les irrégularités et mettre en place des mesures de contrôle pour assurer la qualité des données.
• Collaborer avec les équipes d'analyse des données, de planification et des technologies de l'information sur différents projets.

SECRÉTAIRE ADMINISTRATIVE – PROGRAMME DES ÉCOLES VIRTUELLES (P.A.V.É.) - CEPEO - Ottawa, Ontario

(2019-09 - 2022-06)

• Participer à la création, à la mise sur pied et à la structuration administrative du Programme des écoles virtuelles du CEPEO.
• Coordonner les activités administratives liées à une structure regroupant environ 100 employés, notamment les horaires et les tâches dans SISA.
• Recruter et coordonner les suppléants nécessaires aux remplacements en mode virtuel et assurer leur affectation.
• Valider les tâches et les horaires selon les besoins opérationnels et les échéanciers administratifs.
• Assurer le suivi administratif des recommandations d'embauche, préparer et transmettre les trousses d'embauche.
• Coordonner le travail des secrétaires et assurer le suivi des opérations administratives.

SECRÉTAIRE ADMINISTRATIVE / SECRÉTAIRE NIVEAU 3 - CEPEO – Écoles Gabrielle-Roy et De La Salle - Ottawa, Ontario

(2018-04 - 2020-09)

• Assurer le soutien administratif aux inscriptions, transferts et départs des élèves et maintenir à jour les données scolaires.
• Gérer les systèmes de suppléance et d'assiduité du personnel enseignant, de soutien et de conciergerie.
• Agir comme personne-ressource et assurer la liaison entre la direction, le personnel, les services administratifs, les parents et les partenaires externes.
• Vérifier les entrées budgétaires, assurer le suivi des budgets et préparer les rapports demandés par la direction.
• Préparer les bons de commande et les autorisations de paiement et tenir à jour les registres et outils de contrôle.
• Coordonner le travail des secrétaires et contribuer au bon fonctionnement du secrétariat.

APPUI AUX PROJETS SPÉCIAUX - Collège La Cité - Ottawa, Ontario

(2016-04 - 2017-12)

• Assurer un soutien administratif, financier et logistique aux équipes de projets.
• Préparer les contrats et la paie du personnel de soutien, des consultants et du personnel enseignant à court terme.
• Gérer les factures fournisseurs, les remboursements de dépenses et les transactions par carte de crédit.
• Effectuer le suivi de la facturation, des écritures de journal et des transferts budgétaires.
• Gérer l'agenda du gestionnaire et assurer le suivi des demandes et des échéanciers.
• Soutenir l'organisation de journées d'orientation, d'accueil et d'activités de développement professionnel.

APPUI ADMINISTRATIF ET COMMIS À LA LIVRAISON - La Cité des affaires – Collège La Cité - Ottawa, Ontario

(2012-06 - 2016-03)

• Accueillir, orienter et accompagner les nouveaux membres de la communauté étudiante, notamment les personnes immigrantes.
• Effectuer les inscriptions et assurer le suivi administratif des dossiers étudiants.
• Planifier les activités, calendriers, horaires, échéanciers et offres de cours.
• Organiser des journées d'accueil, activités de réseautage et événements de recrutement.
• Agir comme personne-ressource auprès des formateurs et du personnel de soutien.
• Assurer la coordination logistique nécessaire au bon déroulement des activités.

Certificat - Gestion de projets - Collège La Cité (2014-12)

Diplôme - Administration des affaires, concentration comptabilité - Collège La Cité (2012-06)