SECRÉTAIRE ADMINISTRATIVE – RESPONSABLE DU BUREAU D'ADMISSION ET DE LA COORDINATION ADMINISTRATIVE - École secondaire Louis-Riel – CEPEO - Ottawa, Ontario
(2024-08)
- Assurer le leadership et le bon fonctionnement du secrétariat, en collaboration avec les directions, et coordonner le travail de six employés.
- Répartir les tâches, établir les priorités, assurer les suivis et offrir formation et accompagnement afin de maintenir une prestation de services efficace.
- Fournir un soutien administratif aux directions ainsi qu'aux employés, parents, élèves, fournisseurs, partenaires communautaires et services de transport.
- Développer des outils, registres, listes et fiches de contrôle pour soutenir l'application des politiques et procédures.
- Gérer l'affectation des enseignants et suppléants dans Aspen, les horaires, la création des classes et l'utilisation des locaux selon les effectifs et les besoins de l'école.
- Assurer les activités liées au SIS et à Trillium, notamment les inscriptions, l'inscription en ligne, le démarrage et la fermeture de l'année scolaire et les bulletins.
- Effectuer la tenue de livres des fonds scolaires : chèques fournisseurs, paiements, dépôts, conciliations bancaires et activités de collecte de fonds.
- Coordonner les achats et paiements, vérifier les entrées budgétaires, assurer le suivi des budgets et préparer les rapports demandés par la direction.
- Gérer les dossiers scolaires, leur classement, transfert et archivage, dans le respect de la confidentialité et des procédures.
- Rédiger la correspondance administrative et diffuser les communications aux parents, élèves et personnel, notamment par SchoolMessenger.
AGENTE DE SOUTIEN À L'ADMINISTRATION DES SYSTÈMES D'INFORMATIONS SCOLAIRES - CEPEO - Ottawa, Ontario
(2022-10 - 2023-08)
- Assurer le soutien fonctionnel aux utilisateurs des systèmes d'informations scolaires, notamment Aspen, ainsi qu'aux applications administratives et pédagogiques connexes.
- Veiller à la conformité et à l'efficacité de la configuration des systèmes liés aux horaires, bulletins et processus scolaires.
- Évaluer les besoins, planifier les mises à jour et coordonner les tests afin d'assurer l'intégrité des fonctionnalités et des données.
- Agir comme personne-ressource auprès des écoles, des services internes, du fournisseur du SIS et de partenaires externes, notamment le ministère de l'Éducation et la Santé publique.
- Planifier et offrir la formation des utilisateurs sur les systèmes scolaires et les applications connexes.
- Réviser et améliorer les procédures, identifier les irrégularités et mettre en place des mesures de contrôle pour assurer la qualité des données.
- Collaborer avec les équipes d'analyse des données, de planification et des technologies de l'information sur différents projets.
SECRÉTAIRE ADMINISTRATIVE – PROGRAMME DES ÉCOLES VIRTUELLES (P.A.V.É.) - CEPEO - Ottawa, Ontario
(2019-09 - 2022-06)
- Participer à la création, à la mise sur pied et à la structuration administrative du Programme des écoles virtuelles du CEPEO.
- Coordonner les activités administratives liées à une structure regroupant environ 100 employés, notamment les horaires et les tâches dans SISA.
- Recruter et coordonner les suppléants nécessaires aux remplacements en mode virtuel et assurer leur affectation.
- Valider les tâches et les horaires selon les besoins opérationnels et les échéanciers administratifs.
- Assurer le suivi administratif des recommandations d'embauche, préparer et transmettre les trousses d'embauche.
- Coordonner le travail des secrétaires et assurer le suivi des opérations administratives.
SECRÉTAIRE ADMINISTRATIVE / SECRÉTAIRE NIVEAU 3 - CEPEO – Écoles Gabrielle-Roy et De La Salle - Ottawa, Ontario
(2018-04 - 2020-09)
- Assurer le soutien administratif aux inscriptions, transferts et départs des élèves et maintenir à jour les données scolaires.
- Gérer les systèmes de suppléance et d'assiduité du personnel enseignant, de soutien et de conciergerie.
- Agir comme personne-ressource et assurer la liaison entre la direction, le personnel, les services administratifs, les parents et les partenaires externes.
- Vérifier les entrées budgétaires, assurer le suivi des budgets et préparer les rapports demandés par la direction.
- Préparer les bons de commande et les autorisations de paiement et tenir à jour les registres et outils de contrôle.
- Coordonner le travail des secrétaires et contribuer au bon fonctionnement du secrétariat.
APPUI AUX PROJETS SPÉCIAUX - Collège La Cité - Ottawa, Ontario
(2016-04 - 2017-12)
- Assurer un soutien administratif, financier et logistique aux équipes de projets.
- Préparer les contrats et la paie du personnel de soutien, des consultants et du personnel enseignant à court terme.
- Gérer les factures fournisseurs, les remboursements de dépenses et les transactions par carte de crédit.
- Effectuer le suivi de la facturation, des écritures de journal et des transferts budgétaires.
- Gérer l'agenda du gestionnaire et assurer le suivi des demandes et des échéanciers.
- Soutenir l'organisation de journées d'orientation, d'accueil et d'activités de développement professionnel.
APPUI ADMINISTRATIF ET COMMIS À LA LIVRAISON - La Cité des affaires – Collège La Cité - Ottawa, Ontario
(2012-06 - 2016-03)
- Accueillir, orienter et accompagner les nouveaux membres de la communauté étudiante, notamment les personnes immigrantes.
- Effectuer les inscriptions et assurer le suivi administratif des dossiers étudiants.
- Planifier les activités, calendriers, horaires, échéanciers et offres de cours.
- Organiser des journées d'accueil, activités de réseautage et événements de recrutement.
- Agir comme personne-ressource auprès des formateurs et du personnel de soutien.
- Assurer la coordination logistique nécessaire au bon déroulement des activités.
